MỤC LỤC 

Vai trò của việc tổ chức sự kiện

Xác định loại hình sự kiện

Chúng ta đang sống trong thời đại 4.0, thời đại mà nền kinh tế đang phát triển một cách mạnh mẽ. Việc tổ chức sự kiện ảnh hưởng sâu sắc đến công tác quảng bá và sự phát triển cũng như tăng cường những mối quan hệ có lợi cho các công ty, doanh nghiệp. Do đó, các bạn cần nắm được cẩm nang tổ chức sự kiện từ A – Z. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn những bí kíp về việc tổ chức sự kiện.

Vai trò của việc tổ chức sự kiện

Các công ty thường tổ chức sự kiện để thu hút khách hàng, giúp hình ảnh công ty gần gũi với khách hàng, thu hút những khách hàng tiềm năng. Đây cũng là cơ hội để ban lãnh đạo gửi lời tri ân đến các thành viên, cũng là cơ hội để toàn bộ công ty gửi lên cảm ơn đến khách hàng và đối tác. Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện sẽ giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm cho công ty. Từ đó làm bước đệm cho sự phát triển mạnh mẽ của các công ty, doanh nghiệp.

Cẩm nang hướng dẫn tổ chức sự kiện

Xác định loại hình sự kiện

Để tổ chức một buổi sự kiện thành công, đòi hỏi các bạn cần xác định được loại hình sự kiện để thực hiện công tác chuẩn bị và lên kết hoạch chi tiết. Nhìn chung có 3 kiểu phân loại các loại hình sự kiện cơ bản sau:

• Phân loại các loại hình sự kiện theo quy mô: loại sự kiện lớn, vừa và nhỏ
• Phân loại các loại hình sự kiện theo hình thức: sự kiện lễ hội, sự kiện thể thao.
• Phân loại các loại hình sự kiện theo mục đích: sự kiện kỉ niệm, sự kiện giáo dục, sự kiện tiếp thị, sự kiện họp mặt.

Xác định mục tiêu sự kiện

Mục tiêu chính là đích đến của mỗi sự kiện, mục tiêu của sự kiện có thể chia thành 2 loại cơ bản: mục tiêu vô hình và mục tiêu hữu hình. Mục tiêu vô hình là những giá trị về tinh thần, mang đến cảm giác vui tươi, ấm áp, hạnh phúc. Mục tiêu hữu hình là những giá trị về lợi nhuận, hình ảnh cũng như sự phát triển của toàn công ty. Chính vì thế, các công ty cần phải xác định rõ mục tiêu để cố gắng đạt được mục tiêu ấy, mang lại sự thành công cho buổi tổ chức sự kiện.

Ngân sách tổ chức sự kiện

Đối với các công ty, doanh nghiệp bài toán giữa chi phí đầu tư tổ chức sự kiện và kết quả thu lại là một bài toán cần phải tính một cách kĩ lưỡng. Vì thế, các bạn cần phải liệt kê chi tiết những danh mục cần phải chi tiêu cho sự kiện. Dưới đây là một số chi phí mà chúng tôi dự đoán có thể xảy ra:

• Chi phí thuê địa điểm
• Chi phí thuê nhân lực
• Chi phí đầu tư cho trang trí, thiết bị
• Chi phí các ấn phẩm như thiếp mời, băng rôn, tờ rơi,…
• Chi phí chụp ảnh, quay phim
• Chi phí cho marketing truyền thông
• Chi phí tổ chức trò chơi, quà tặng
• Chi phí phục vụ, di chuyển, điện, nước
• Chi phí y tế

Ngoài ra có thể phát sinh một số chi phí khác trong quá trình tổ chức sự kiện, vì thế các bạn cần có chi phí dự phòng để kịp thời xử lý những vấn đề xảy ra bất ngờ. Bên cạnh đó, các bạn cũng cần cân nhắc kĩ lưỡng các khoảng chi phí, tránh trường hợp sử dụng lãng phí ngân sách ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

Truyền thông marketing

Truyền thông marking căn bản là phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị của các công ty, doanh nghiệp. Do đó, đội ngũ tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị kĩ lưỡng cho phần truyền thông này. Đây sẽ là cơ hội để công ty thu hút khách hàng, quảng bá hình ảnh của công ty, giúp công ty ngày càng phát triển và được khách hàng biết đến rộng rãi.

Địa điểm tổ chức

Việc xác định mục tiêu, mục đích, ngân sách và loại hình sự kiện sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm. Dựa vào những tiêu chí trên, đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện sẽ đưa ra sự lựa chọn thích hợp.

Địa điểm tổ chức sự kiện được chia thành 2 loại cơ bản:

• Hội trường kín
• Ngoài trời

Mỗi nơi tổ chức sẽ có những ưu khuyết điểm riêng, ví dụ nếu tổ chức ngoài trời sẽ tạo được không khí náo nhiệt, sôi động, thoải mái nhưng có thể gặp phải vấn đề đám đông cũng như về thời tiết. Không gian phòng kín sẽ tạo được cảm giác ấm cúng, trang nghiêm nhưng đôi khi lại có chút ngột ngạt, thiếu sự tự do…

Chuẩn bị trước sự kiện

• Kiểm tra sự an toàn của địa điểm tổ chức
• Kiểm tra nhân lực
• Hỗ trợ trang trí và kiểm tra thiết bị, âm thanh, ánh sáng, bàn ghế,…
• Chuẩn bị những ấn phẩm cần thiết cho buổi tổ chức sự kiện
• Chuẩn bị các phương án phòng trừ rủi ro
• Tổng duyệt chương trình

Ngày tổ chức sự kiện

• Chuẩn bị đầy đủ máy quay phim, chụp ảnh, phương tiện truyền thông
• Phục vụ tiệc nhẹ
• Quan sát tình hình toàn bộ sự kiện
• Thắt chặt an ninh khu vực trong và gần ngoài khu vực tổ chức sự kiện
• Chuẩn bị quà tặng và một vài gameshow thú vị

Sau sự kiện

Sau sự kiện dù thành công hay không thành công, bạn cũng cần đưa ra bảng đánh giá về sự kiện. Báo cáo về những khoản chi phí và lợi nhuận thu được. Bên cạnh đó, các bạn cũng cần phải tổng kết những ưu nhược điểm của buổi tổ chức sự kiện để kịp thời phát huy và sửa chữa.

Buổi tổ chức sự kiện cần phải gây được ấn tượng sâu sắc đối với khách hàng và đối tác. Đó chính tiền đề tạo nên sự phát triển của công ty, do đó các bạn cần phải nắm được cẩm nang hướng dẫn tổ chức sự kiện. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn có được buổi sự kiện thành công tốt đẹp.