Hướng dẫn tổ chức tiệc tất niên cuối năm tại công ty độc đáo, ý nghĩa nhất

MỤC LỤC

Tổ chức tiệc tân niên cuối năm vốn là một bữa tiệc quan trọng nhất để tất cả các thành viên trong công ty có thể sum họp cùng nhau và nhìn lại một năm đã qua.

Mỗi một bữa tiệc tổ chức lại là một dấu ấn khác nhau đối với doanh nghiệp, công ty cùng với đội ngũ nhân sự. Tiệc tất niên chắc chắn là một bữa tiệc được mong chờ nhất trong năm bởi một năm đã qua chắc chắn là một khoảng thời gian có nhiều sự kiện, câu chuyện, dấu mốc và các thành tựu đáng kể, tổng kết những kế hoạch, công việc hoạt động sau một năm vất vả và đề ra những mục tiêu cho năm mới.

Để có thể tổ chức được một bữa tiệc cuối năm thành công cần phải bỏ khá nhiều thời gian cũng như công sức. Bài biết này chúng tôi xin chia sẻ với bạn đọc những kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm thành công.

1. Tiệc tất niên là gì? Lý do công ty nên có một bữa tiệc tất niên?

Tiệc tất niên thường được lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối cùng làm việc tại công ty và doanh nghiệp sẽ tổ chức nghỉ sớm để dự tiệc tất niên. Tiệc tất niên có thể được tổ chức tại công ty hoặc tổ chức tại một địa điểm cho thuê giúp bữa tiệc thêm phần trang trọng, ấm cúng và lung linh. 

Tiệc tất niên là một bữa tiệc quan trọng để kết thúc một năm đã qua cũng như chào đón một năm mới tốt đẹp hơn. Đối với một công ty thì bữa tiệc tất niên cũng là bữa tiệc tổng kết những gì đã đạt được trong một năm qua và vững tâm để bắt đầu một kế hoạch công việc cho năm mới.

Trong một năm có rất nhiều dịp để nhân viên trong công ty có thể hội họp, giao lưu với nhau, nhưng bữa tiệc mang lại nhiều cảm xúc nhất chắc chắn là bữa tiệc tất niên của công ty.

Tùy theo số lượng nhân viên tại công ty mà bữa tiệc tất niên có những cách thức tổ chức khác nhau, nhưng nhìn chung đều theo một khung mẫu khá cơ bản mà bạn cần nắm rõ.

Mục đích của buổi tiệc tất niên cuối năm là điều mà chúng ta cần phải xác định đầu tiên trước khi buổi tiệc này diễn ra. Từ đó, mới có thể xác định được địa điểm tổ chức sự kiện cũng như lên những nội dung xuyên suốt trong buổi tiệc đó được.

Bữa tiệc tất niên là bữa tiệc có ý nghĩa vô cùng quan trọng đến doanh nghiệp bởi đây không chỉ là một buổi tiệc gắn kết với nhau mà còn là buổi lễ tổng kết những gì đã đạt được của doanh nghiệp, cá nhân xuất sắc trong năm vừa qua.

Bữa tiệc tất niên cuối năm còn là dịp doanh nghiệp có thể kết nối giao lưu với đối tác quan trọng, khách hàng thân thiết và gia đình của đội ngũ nhân sự. Đây là khoảng thời gian quan trọng mang sự gắn kết giữa các nhân sự và xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp đến truyền thông. 

2. Các bước thực hiện một bữa tiệc tất niên trọn vẹn

– Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Bữa tiệc tất niên cuối năm sé ấn tượng và khiến người tham dự nhớ mãi nếu như nó được tổ chức ở trong một không gian phù hợp. Không gian này cần đảm bảo được sự thoáng đãng cũng như đủ diện tích để có thể chơi các trò chơi tập thể cho sôi động, sức chứa phù hợp.

Thời gian và địa điểm tổ chức là 2 yếu tố bạn cần lưu ý đầu tiên trong bất kỳ sự kiện nào. Mục đích của bước thực hiện này là sự thông báo trước một khoảng thời gian đến đối tượng tham gia để họ có thể thu xếp công việc để tham gia bữa tiệc tất niên.

Cũng dựa theo thời gian và địa điểm mà bạn có được sự ưu tiên chắc chắn cho các phần nội dung trong sự kiện như bố cục chương trình, thời điểm thưởng tiệc, thời gian tiếp đón khách mời,…

– Lên danh sách khách mời

Khách mời tham gia chương trình tất niên của công ty là các nhân tố quan trọng để quyết định menu của tiệc tất niên và cũng là một động lực để ban tổ chức chuẩn bị chương trình cẩn thận và kỹ lưỡng hơn. Nếu chương trình tất niên chỉ có nội bộ thành viên trong công ty tham gia thì bạn có thể bỏ qua bước này.

Để có một sự kiện tiệc tất niên đúng nghĩa, bạn nên xác định được thông điệp của chương trình. Tiệc diễn ra vào khoảng thời gian nào, MC sẽ giao lưu với các thành viên như thế nào trong bữa tiệc đó.

Ban tổng giám đốc sẽ phát biểu ngay đầu hay giữa sự kiện tất niên, ai là người đại diện cho các nhân viên có lời chúc đến công ty. Các tiết mục văn nghệ sẽ diễn ra như thế nào, ai là người phụ trách chính.

Tất cả các nội dung đều cần phải có để giúp bữa tiệc tất niên của bạn thêm phần chuyên nghiệp và trang trọng mà vẫn ấm cúng như ở nhà.

– Các tiết mục văn nghệ, minigame

Chắc chắn rằng trong công ty của bạn sẽ có vài “cây văn nghệ” đúng không nào? Có thể là họ vô cùng háo hức với chương trình văn nghệ, hoặc là không. Nhưng điều đó không quan trọng.

Quan trọng là bạn phải “lôi kéo” cho bằng được họ vào chương trình văn nghệ này. Ngoài ra, một số bài múa, nhảy sẽ làm cho không khí của buổi tiệc thêm vui vẻ và sôi động hơn. Chương trình văn nghệ sẽ góp một phần khá lớn vào sự thành công của buổi tiệc đấy!

Ngoài ra, bạn cần tổ chức tiệc tất niên kèm các trò chơi như rút thăm trúng thưởng hoặc trò chơi team building để làm cho không khí của buổi tiệc thêm vui vẻ, sôi động nhé!

– Phải lên kế hoạch cụ thể khi tổ chức tiệc tất niên

Trước khi thực hiện tiệc tất niên, bạn cần phải có một bản kế hoạch với đầy đủ những việc làm cần thiết, bao gồm những ý kiến của tất cả mọi người góp thành: nơi tổ chức, số khách, số bàn ăn,…

Tất cả phải được lên kế hoạch một cách rõ ràng, cụ thể với các mức chi phí cho từng công việc. Điều đó sẽ giúp cho công việc của bạn ngăn nắp hơn và bạn cũng sẽ dàng theo dõi, thực hiện công việc của mình.

Ngoài ra, bạn cần phải xem xét số “nhân lực” cho các công việc như trang trí hội trường, sân khấu, xây dựng bài thuyết trình, tập dượt văn nghệ cho tiệc tất niên, chuẩn bị phần quà cho các trò chơi để có thể tạo nên sự hứng thú cho mọi người,…

3. Thực đơn phù hợp cho buổi tiệc

Việc kết hợp bữa tiệc nhỏ cùng tổng kết cuối năm cũng rất quan trọng. Đây là cách giúp các thành viên trong công ty có thời gian thư giãn, trao đổi, trò chuyện với nhau nhiều hơn. Nhiều đơn vị lựa chọn tiệc buffet để phù hợp đa dạng khẩu vị của mọi người. Tất nhiên, sau mỗi buổi tất niên hoặc giữa buổi là tiệc ngọt.

Công việc chuẩn bị cho các chương trình của tiệc tất niên cũng đã ngốn rất nhiều thời gian, công sức. Vì thế, việc tổ chức bữa tiệc ngọt cho đơn vị bạn có thể nhờ tới các đơn vị chuyên nghiệp để có bữa tiệc đầy đủ, ấn tượng mà không quá tốn kém.

Thực đơn tiệc luôn là một hạng mục có chi phí khá tốn kém thuộc phần ngân sách tổ chức sự kiện. Bởi vậy, lựa chọn hình thức tổ chức tiệc như thế nào cũng là một vấn đề cần phải đưa ra của ban tổ chức. Thông thường, đối với các sự kiện tất niên cuối năm, doanh nghiệp sẽ đặt một bàn tiệc nhẹ để người tham dự có thể ăn nhẹ trong quá trình bữa tiệc diễn ra. Bên cạnh đó, bữa tiệc mặn cũng vô cùng cần thiết để tất cả mọi người quây quần bên nhau nâng ly cho ngày cuối năm. 

Thực đơn tiệc mặn sẽ bao gồm các món ăn theo thực đơn có sẵn tại nhà hàng, phụ thuộc theo ngân sách tổ chức mà bạn sẽ chi trả để lựa chọn thực đơn tiệc mặn phù hợp nhất. Ban tổ chức nên chọn thực đơn phù hợp với chủ đề và khẩu vị của khách tham dự. Nếu doanh nghiệp đi theo hướng khách hàng cao cấp thì các món ăn cũng cần mới, độc lạ. 

Công ty tổ chức sự kiện tất niên chuyên nghiệp tại HCM

4. Những lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên tại công ty

Lưu ý đầu tiên mà bạn cần note lại là chuẩn bị menu thực đơn tiệc tất niên thật chu đáo, tránh những thiếu sót trong khâu tổ chức chương trình.

Một số các bữa tiệc tất niên thường không được tổ chức hoàn hảo do thực đơn của bữa tiệc có vấn đề như thiếu món ăn, thiếu đồ uống, thực đơn các món ăn không cân bằng như có món thừa lại rất nhiều nhưng lại có món ăn bị thiếu khá nhiều.

Lưu ý thứ hai trong quy trình tổ chức bữa tiệc tất niên chính là phương pháp lập kế hoạch tổ chức bữa tiệc tính từ các khâu chuẩn bị địa điểm, khách mời tham gia bữa tiệc đến khâu tiếp đón và tổ chức chương trình như thế nào đều là những lưu ý mà rất nhiều công ty gặp phải vướng mắc ở các khâu này.

Đây là lý do minh chứng cho quyết định lựa chọn một đối tác tổ chức tiệc tất niên là điều cần thiết.

Lưu ý cuối cùng mà công ty sự kiện VIETSKY muốn chia sẻ với bạn là lựa chọn thời gian tổ chức bữa tiệc tất niên. Nếu hình thức tiệc tất niên bạn lựa chọn là tiệc mặn thì bạn nên lựa chọn khung giờ vào chiều tối bởi đây là khoảng không gian hoàn hảo nhất để tổ chức một buổi tiệc tất niên mặn ấm cúng, gần gũi.