Tổ chức sự kiện doanh nghiệp: Làm thế nào để thu hút khách hàng?

Hiện nay các doanh nghiệp vừa và lớn tại các thành phố lớn đều chú trọng và đầu tư vào việc tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp. Sự kiện doanh nghiệp không còn giới hạn ở những hoạt động nội bộ, mà còn được sử dụng như một công cụ để truyền thông, marketing cho thương hiệu doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để thu hút khách hàng cho những sự kiện doanh nghiệp, hãy cùng Vietsky theo dõi bài viết ngay sau đây nhé.

1. Sự kiện doanh nghiệp là gì? Mục đích doanh nghiệp tổ chức sự kiện?

Sự kiện doanh nghiệp là một hoạt động được tổ chức bởi một doanh nghiệp hoặc tổ chức với mục đích quảng bá thương hiệu, tăng cường mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, củng cố lòng tin của nhân viên và tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp.

Lễ ra mắt sản phẩm của Tập đoàn Suzuki

Việc tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công không chỉ đòi hỏi kế hoạch chi tiết về địa điểm, thời gian, ngân sách và chương trình sự kiện, mà còn cần sự cộng tác chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và các đối tác liên quan để đảm bảo sự kiện đạt được mục tiêu của mình.

Doanh nghiệp tổ chức sự kiện ngoài củng cố văn hóa doanh nghiệp trong công ty còn có ý nghĩa tạo dựng và củng cố hình ảnh của mình trong mắt khách hàng và người tiêu dùng. Nó cũng là một cơ hội để doanh nghiệp tương tác với khách hàng và nhận phản hồi từ họ để cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

2. Hình thức sự kiện thường gặp trong doanh nghiệp

– Hội họp nội bộ: Trong các tập đoàn lớn, họp nội bộ không đơn thuần là cuộc gặp gỡ và trao đổi của một vài bộ phận trong công ty. Có thể là những cuộc họp của toàn thể ban lãnh đạo, các Giám đốc chi nhánh, các văn phòng đại diện, họp chiến lược kinh doanh, hoặc tổng kết năm… Tổ chức sự kiện họp nội bộ cho doanh nghiệp thường được tổ chức tại các khách sạn lớn, chuẩn bị những vấn đề như trang thiết bị, logistic, vấn đề ăn ở và di chuyển của các cá nhân.

– Ra mắt/ Giới thiệu sản phẩm: Sự kiện ra mắt sản phẩm là một hoạt động truyền thông quan trọng của các công ty, nhằm giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng và các bên liên quan. Sự kiện ra mắt có thể được tổ chức trong một không gian đặc biệt, thường tổ chức trong các khách sạn, phòng triển lãm để thu hút sự chú ý của giới truyền thông.

– Tọa đàm, seminar: Tọa đàm và seminar là hai loại hình tổ chức sự kiện nhằm mục đích chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các chuyên gia đến những người quan tâm chủ đề. Khi đơn vị tổ chức tọa đàm và seminar cần xem xét và kiểm duyệt nội dung thật kỹ. Việc lựa chọn diễn giả, chủ đề cũng nên lưu tâm để có một sự kiện chất lượng và thành công.

– Training/ workshop: Các buổi training, workshop cũng cần khâu tổ chức chỉn chu và kỹ càng để đạt được hiệu quả cho các thành viên tham gia. Trong đó, các hoạt động tăng tương tác giữa các nhân viên với nhau nên được chú trọng để tăng hiểu biết và đoàn kết trong công ty.

– Sự kiện nhân dịp đặc biệt: Đa số các doanh nghiệp sẽ có các sự kiện đầu năm và cuối năm để tri ân khách hàng và nhân viên như: Year-end Party, Thank You Party, Gala Dinner, Teambuilding, Kỉ niệm thành lập doanh nghiệp,… Những sự kiện này thiên về tính giải trí nhiều hơn nên tính trang trọng sẽ bớt đi so với các loại sự kiện phía trên. Vì thế, đội ngũ tổ chức cũng có nhiều đất để sáng tạo và thử nghiệm các chủ đề mới mẻ, nhiều cảm hứng hơn.

>>> Xem thêm: Các bước cần thiết để tổ chức sự kiện thành công

3. Bí quyết thu hút khách hàng cho sự kiện doanh nghiệp

Để thu hút khách hàng cho sự kiện doanh nghiệp, cả đơn vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp đều cần trao đổi nội dung một cách chặt chẽ để trong quá trình tổ chức sự kiện đạt được thông điệp đề ra ban đầu.

– Doanh nghiệp phối hợp với đơn vị tổ chức xây dựng một chiến dịch tiếp thị đa kênh: Sử dụng các kênh truyền thông đa dạng để tiếp cận khách hàng tiềm năng..

– Đơn vị tổ chức nghiên cứu insight khách hàng để tạo nội dung hấp dẫn cho sự kiện: Đối với các sự kiện mang tính chất trang trọng như hội nghị khách hàng cần đề cao sự phục vụ chuyên nghiệp của nhân viên, chuẩn bị cẩn thận những thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp. Đối với các sự kiện nội bộ cần tạo cho người chơi những trải nghiệm chân thật và thoải mái nhất.

– Tạo ra các ưu đãi đặc biệt cho khách hàng đăng ký tham gia sự kiện: Là cách áp dụng hiệu quả khi tổ chức sự kiện ra mắt, giới thiệu sản phẩm. Đây là dịp truyền thông để thu hút khách hàng đến và trải nghiệm. Thế nên các ưu đãi và khuyến mãi không thể thiếu. Trong sự kiện cần chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp để họ cảm thấy hài lòng với dịch vụ.

Phát voucher giảm giá ngay tại các sự kiện khai trương

– Sử dụng các công cụ tiếp thị sự kiện: Sử dụng các công cụ tiếp thị sự kiện trực tuyến, chẳng hạn như Eventbrite hoặc Meetup để quảng bá sự kiện của bạn đến với những người quan tâm. Các công cụ này cho phép bạn tạo một trang sự kiện trực tuyến, quản lý đăng ký và gửi thông báo cho khách hàng tiềm năng.

– Tạo điểm nhấn trong sự kiện: Để thu hút sự chú ý của khách hàng, bạn cần tạo ra trải nghiệm sự kiện độc đáo và hấp dẫn. Bạn có thể cung cấp các trò chơi hoặc hoạt động tương tác, tổ chức chương trình biểu diễn, trình diễn sản phẩm hoặc dịch vụ mới nhất của doanh nghiệp của bạn.

Tạo những ý tưởng tổ chức sự kiện mới lạ

– Sử dụng các công cụ tương tác trực tuyến: Sử dụng các công cụ tương tác trực tuyến như livestream để giới thiệu sự kiện của bạn và thu hút sự quan tâm của khách hàng tiềm năng. Bạn có thể phát trực tiếp các hoạt động trong sự kiện hoặc cung cấp thông tin về các chương trình và chương trình khuyến mãi đặc biệt.

Tóm lại, để thu hút khách hàng cho sự kiện doanh nghiệp của bạn, bạn cần phải kết hợp nhiều chiến lược tiếp thị khác nhau và tạo ra trải nghiệm sự kiện độc đáo và hấp dẫn. Bằng cách áp dụng các chiến lược này, bạn có thể thu hút được sự chú ý của khách hàng tiềm năng và đem lại thành công cho sự kiện của bạn.

Để tổ chức một sự kiện doanh nghiệp thành công, cần có sự cộng tác chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, cùng với sự hợp tác từ các nhà cung cấp dịch vụ và đối tác liên quan. Ngoài ra, việc đánh giá hiệu quả của sự kiện cũng là một phần quan trọng để xác định liệu hoạt động này có đóng góp tích cực cho doanh nghiệp hay không.

4. 05 bước tổ chức sự kiện doanh nghiệp chi tiết nhất

Bước 1: Xác định mục đích của sự kiện: Bước đầu tiên là xác định rõ ràng mục đích của sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn xác định những hoạt động, chủ đề, vị trí và thời gian phù hợp cho sự kiện của mình.

Bước 2: Lên kế hoạch cho sự kiện: Sau khi xác định mục đích của sự kiện, bạn cần lên kế hoạch cho sự kiện đó. Kế hoạch bao gồm việc chọn địa điểm, chủ đề, thời gian, loại hình sự kiện, và các hoạt động và chương trình cho sự kiện.

Bước 3: Xác định ngân sách: Ngân sách là yếu tố quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Bạn cần xác định ngân sách dành cho sự kiện, bao gồm các chi phí như phí thuê địa điểm, thiết bị âm thanh ánh sáng, thức ăn uống, trang trí, quảng cáo và nhân viên.

Bước 4: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Bạn cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chất lượng để đảm bảo sự kiện của mình diễn ra tốt nhất có thể. Các nhà cung cấp này có thể bao gồm các công ty cho thuê địa điểm, công ty âm thanh ánh sáng, nhà cung cấp thực phẩm, công ty quảng cáo, và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

Bước 5: Quản lý và thực hiện sự kiện: Trong quá trình thực hiện sự kiện, bạn cần quản lý và giám sát tất cả các hoạt động của sự kiện để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra theo kế hoạch. Bạn cần có một kế hoạch phát sinh sự cố và một đội ngũ nhân viên đáp ứng kịp thời các yêu cầu trong quá trình sự kiện.

Vietsky Events – Đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công đòi hỏi nhiều yếu tố. Trong đó, việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp rất quan trọng. Vietsky Events với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo việc tổ chức thực hiện, xử lý các tình huống phát sinh cho các sự kiện doanh nghiệp của quý khách một cách tốt đẹp nhất. Chúng tôi tự tin sẽ đem lại những sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp nhất. Thế mạnh của chúng tôi là tổ chức các sự kiện doanh nghiệp như: Lễ ra mắt sản phẩm, lễ khai trương giá rẻ, sự kiện tất niên cho doanh nghiệp, sự kiện hội nghị cấp cao, lễ kỉ niệm thành lập doanh nghiệp,…

Tổ chức sự kiện kỉ niệm thành lập công ty
 

05 lý do nên chọn Vietsky Events làm đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp:

– Tư vấn tổ chức sự kiện: Vietsky Events có đội ngũ chuyên gia sự kiện giàu kinh nghiệm và sáng tạo, có khả năng tư vấn và thiết kế các ý tưởng sự kiện độc đáo và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

– Tổ chức sự kiện: Vietsky Events cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, từ việc lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện sự kiện. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và thành công.

– Thiết kế sân khấu và thiết bị âm thanh ánh sáng: Vietsky Events cung cấp dịch vụ thiết kế sân khấu và trang trí cho sự kiện của bạn, đảm bảo tạo nên một không gian ấn tượng và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, đảm bảo âm thanh và ánh sáng trở thành một phần không thể thiếu trong sự kiện của bạn.

– Quản lý sự kiện: Vietsky Events có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và kinh nghiệm trong việc quản lý sự kiện, đảm bảo sự kiện của bạn được diễn ra đúng tiến độ và đạt được kết quả mong muốn.

– Chăm sóc khách hàng: Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình. Chúng tôi luôn lắng nghe ý kiến ​​phản hồi của khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ của mình.

Trên đây là những thông tin về dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Vietsky và một số lưu ý để có thể thu hút khách hàng khi làm sự kiện. Để được tư vấn chi tiết hơn và nhận được báo giá cho dịch vụ sự kiện, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi.