Các yếu tố giúp xác định mục đích của sự kiện

Xác định mục đích của sự kiện rất quan trọng, vì qua việc này, chúng ta có thể định hướng được các công việc cần chuẩn bị và hoàn thành để mang lại hiệu quả cho sự kiện, tránh được việc lãng phí thời gian và tiền bạc. Nếu không xác định được mục tiêu rõ ràng, các công việc dễ bị chồng chéo, gây mất thời gian và sau khi sự kiện diễn ra thì kết quả mang lại không được như mong đợi của khách hàng.

Việc xác định mục tiêu của sự kiện cần lưu ý đến nhiều yếu tố được nêu dưới đây, và quan trọng nhất là phải tìm được tiếng nói chung giữa đơn vị tổ chức (agency) và khách hàng (client), có như vậy mới có thể mang đến sự thành công của đơn vị tổ chức sự kiện và thỏa mãn yêu cầu từ phía khách hàng. Các yếu tố xếp theo thứ tự quan trọng thấp dần.

1. Đặt ra mục tiêu cần đạt được

Khác với mục đích chính là lý do để tổ chức sự kiện, mục tiêu là việc đề ra và mong muốn gặt hái sau khi sự kiện diễn ra (như gặp gỡ đối tác, tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, thúc đẩy doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ, hay đơn giản là tăng sự đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp, vinh danh cá nhân, tổ chức để khuyến khích nhân viên phấn đấu tốt hơn trong năm tới,….)

2. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Sự kiện dù quy mô tầm cỡ hay ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.

3. Có kế hoạch rõ ràng

Nếu chúng ta cứ ra sức dự tính, đặt ra những tiêu chí mà không có kế hoạch thực hiện cụ thể thì mọi việc sẽ không được hiện thực hóa mà cứ mãi là sự tính toán không có căn cứ. Thông thường, chúng ta có một bản proposal để trình bày cho khách hàng những việc sẽ làm trước, trong và sau sự kiện, cùng với lịch trình, thời gian rõ ràng, các công việc được cụ thể hóa và phân công hợp lý, qua đó, khách hàng có thể hình dung rõ hơn diễn biến sự kiện sẽ diễn ra và những việc họ cần hỗ trợ còn phía đơn vị tổ chức cũng thông qua đó, ước chừng được khối lượng công việc cần phải thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp.

Ngoài ra, trong kế hoạch cũng phải xác định các yếu tố như thời gian, địa điểm, số lượng tham gia,…và làm rõ tầm quan trọng của chúng như tại sao phải tổ chức ở khách sạn 5 sao chứ không phải là 3 sao, vì sao là ngày chủ nhật, không phải ngày trong tuần,…

4. Dự tính ngân sách

Chúng ta phải xác định được ngân sách cần để phục vụ cho sự kiện nhằm xem xét tính hợp lý khi tổ chức sự kiện đó, ví dụ như, với ngân sách bỏ ra chừng đó, đạt được mục tiêu như vậy thì có hiệu quả hơn là sử dụng một hình thức khác hay không? Để xác định ngân sách cho sự kiện, phải tính đến nhiều đầu chi phí như: chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự kiện. Muốn làm việc này hiệu quả, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Đối với các chi phí không thuộc sở trường của bạn như PR, marketing, nên thuê một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những hoạt động đó.

Từ các yếu tố trên, các bạn có thể tham khảo thêm ý kiến từ khách hàng để xác định được mục đích cho sự kiện của mình, ví dụ như khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm cho toàn thể nhân viên nhằm tăng sự đoàn kết nội bộ, mục đích là để nhân viên thấy được sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo đến đời sống của họ và hướng đến một nội bộ trong sạch, vững mạnh hơn, từ đó đưa doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Hoặc sự kiện tri ân đối tác nhưng mục đích phải được làm rõ là cho đối tác thấy được tiềm lực vững mạnh, từ đó đầu tư nhiều hơn hoặc có những hoạt động hợp tác hiệu quả hơn.

Một khi đã xác định được mục tiêu sự kiện, ta có thể bám sát và thực hiện hiệu quả, có khoa học hơn là làm việc lan man, thiếu định hướng.