Tổ chức sự kiện là gì? Tất tần tật các câu hỏi thường gặp liên quan đến tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Tất tần tật các câu hỏi thường gặp liên quan đến tổ chức sự kiện thường gặp.

I. Tổ chức sự kiện là gì?

Đầu tiên, để định nghĩa tổ chức sự kiện là gì, hãy cùng xem 3 quan niệm chung thường được hiểu về “sự kiện” như sau:

– Quan niệm thứ nhất về tổ chức sự kiện:

Sự kiện là những hoạt động có quy mô lớn, mang tính xã hội cao và có những ý nghĩa nhất định đối với đời sống kinh tế, xã hội.

Ví dụ: Cuộc thi Hoa hậu toàn quốc, Seagames hay Hội nghị các nước nói tiếng Pháp… đều là các sự kiện.

– Quan niệm thứ hai về tổ chức sự kiện:

Sự kiện bao gồm những sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng nhỏ hẹp trong đời sống thường ngày như: sinh nhật, đám cưới, đám tang, đám giỗ …

– Quan niệm thứ ba về tổ chức sự kiện:

Nhiều doanh nghiệp xem các hoạt động tổ chức sự kiện như một công cụ truyền thông, quảng bá thương hiệu để thực hiện chiến lược tiếp thị, kinh doanh của mình. Vì vậy, sự kiện hiểu theo quan niệm này có nghĩa là các hoạt động liên quan đến thương mại, marketing như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm…

Thông qua 3 quan niệm trên, có thể khái quát và định nghĩa tổ chức sự kiện như sau: Tổ chức sự kiện là các hoạt động xã hội trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác có liên quan đến phong tục tập quán, lễ hội, văn hóa… Hay nói cách khác, tổ chức sự kiện là những hoạt động xã hội không giới hạn về phạm vi thời gian, không gian và ngành nghề, lĩnh vực.

II.Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

Tổ chức sự kiện dịch sang tiếng anh có nghĩa là: Event Organization

Event manager: người tổ chức sự kiện (quản lý sự kiện)

Hoặc có thể sử dụng:

– Plan an event: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

– Event planner: Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện

– Event company: công ty sự kiện

– Event management: quản lý sự kiện

– Event management company: công ty tổ chức sự kiện

– Event organizer: nhân viên tổ chức sự kiện

– Event executive: điều hành sự kiện

Một số thuật ngữ tiếng anh thông dụng trong ngành tổ chức sự kiện.

– Event coordinator: Điều phối viên tổ chức sự kiện

– Agency: Các công ty cung cấp về dịch vụ truyền thông

– Supplier: Nhà cung cấp

– Celebrity hoặc Celeb (Việt Nam thường gọi tắt là Celeb): Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng

– Backstage: Hậu trường, phía sau sân khấu

– Master Plan: Kế hoạch sự kiện tổng thể

– Event Agenda: Kịch bản chương trình

– Proposal: Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình.

– Rehearsal: Tổng duyệt, chạy thử chương trình.

– Stage platform: Sàn sân khấu

– Deadline: Thời hạn hoàn thành sự kiện

– Exhibition: Triển lãm

– Master of the Ceremonies: Người dẫn chương trình

– Feedback: Thông tin phản hồi của khách hàng

– Gala dinner: Tiệc liên hoan, ăn uống vào buổi tối

– Guest: Khách tham dự sự kiện

– In house hoặc in door event: Sự kiện trong nhà

– Out house hoặc outdoor event: Sự kiện ngoài trời

– Event flow: kịch bản chương trình

– Wings: Cánh gà sân khấu

– Schedule: Tiến độ

– Spot Light: Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn

– Audio Visual aids: Phụ kiện nghe nhìn, phim, máy chiếu

– AV system (Audio Visual System): Hệ thống âm thanh, ánh sáng

– Delegate: Đại biểu, khách

– VIP Stage Hand: Người làm việc ở hậu trường. VD: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân khấu.

– Event venue: Địa điểm tổ chức sự kiện

– VAT: Thuế giá trị gia tăng (10%)

– Hidden cost: Chi phí ngầm

III. Muốn học ngành tổ chức sự kiện thì nên thi vào khối nào?

– Thi vào khối nào?

Ngành tổ chức sự kiện hiện tại chỉ có thi khối A, A1, D. Việc học tại các trường chính quy không được đánh giá cao bằng việc học tập, làm việc thực tế tại các đơn vị chuyên đào tạo hoặc các công ty tổ chức sự kiện. Vì ngành này cần có năng lực, kinh nghiệm thực tế dựa trên các sự kiện đã tổ chức. Vì vậy ngoài việc theo đúng ngành tổ chức sự kiện công ty tổ chức sự kiện VietSky khuyên các bạn nên theo học thêm các lớp học online, các lớp học workshop chuyên đề tổ chức sự kiện và thực hành thật nhiều.

– Học tổ chức sự kiện ở đâu?

Các trường đại học chính quy có đào tạo ngành tổ chức sự kiện hoặc có liên quan, bổ trợ cho việc tổ chức sự kiện:

– Đại học sân khấu điện ảnh Hà Nội khoa đạo diễn sự kiện, lễ hội (đạo diễn sân khấu) mã ngành 52210227

– Cao đẳng FPT ngành quan hệ công chúng PR, tổ chức sự kiện

– Đại học kinh tế thành phố HCM khoa báo chí truyền thông

– ĐHQG Hà Nội, TPHCM khoa báo chí

– ĐH Văn Lang ngành quan hệ công chúng

– Học viện Báo chí tuyên truyền, các ngành PR

– Đại học văn hoá Hà Nội chuyên ngành tổ chức sự kiện văn hoá (chuyên ngành đạo diễn sự kiện cũ)

– Khoa du lịch trường đại học nhân văn Hà Nội.

– Quản trị sự kiện khoa du lịch ĐH KHXH & NV.

– Ngành quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành khoa du lịch trường ĐH khoa học xã hội nhân văn có chuyên ngành quản trị sự kiện.

– Ngành quan hệ quốc tế ở HUFLIT (trường đại học ngoại ngữ và tin học TPHCM). Xuyên suốt quá trình học sinh viên sẽ được học một vài môn học liên quan đến ngành tổ chức sự kiện và còn phải tổ chức một vài sự kiện ở trường như là điều kiện để tốt nghiệp.

– Chuyên ngành kinh doanh thể thao và tổ chức sự kiện đại học Tôn Đức Thắng TDTU.

Tìm hiểu thêm các trường có các ngành du lịch, báo chí, truyền thông, quan hệ công chúng.

• Ngành du lịch cũng là một ngành mà sinh viên được học về các kỹ năng tổ chức sự kiện, team building. Hoặc có thể học tại các trường đại học có nhiều hoạt động như FTU – đại học ngoại thương. Trường ĐH ngoại thương có hơn 40 clb, vào các clb sinh viên sẽ cơ hội tổ chức sự kiện.

IV. Nhân sự và mức lương của người làm trong ngành tổ chức sự kiện:

Nghề tổ chức sự kiện cần rất nhiều vị trí công việc khác nhau với mức lương khác nhau.

Đạo diễn sự kiện: Vị trí cao nhất trong sự kiện, thường sẽ là một người hoặc một ekip. Chia ra làm: đạo diễn sân khấu, đạo diễn âm nhạc, đạo diễn kịch bản, đạo diễn ánh sáng. Nhiệm vụ lên ý tưởng, thực hiện và đảm bảo các nhiệm vụ tương tự. Mức lương của đạo diễn sự kiện: 20.000.000 VNĐ – 50.000.000 VNĐ hoặc có thể có thu nhập “khủng” hơn rất nhiều.

Điều phối viên sự kiện (người chạy sự kiện): Những người thường thấy trong sự kiện mặc đồ đen, và cầm bộ đàm vị trí đứng thường thấy là bàn điều khiển và cánh gà sân khấu, cũng có 1 vài điều phối viên phụ trách khu vực tiếp đón khách. Điều phối viên có trách nhiệm đảm bảo sự kiện hoạt động trơn tru, bằng cách điều phối nhân sự, âm thanh, ánh sáng. Những điều phối viên sự kiện thường có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm. Mức lương theo sự kiện từ 1.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ tùy vị trí phụ trách và quy mô sự kiện nhưng trung bình khoảng 3.000.000 VNĐ / 1 sự kiện hoặc theo lương cứng, lương cứng của điều phối viên sự kiện thường là 8tr – 15tr/tháng.

Chuyên viên thiết kế 2D, 3D: mức thu nhập từ 7.000.000 vnđ – 20.000.000 vnđ/tháng tuỳ theo năng lực của nhân sự.

Nhân viên kinh doanh: mức thu nhập từ 8.000.000 vnđ – 50.000.000 vnđ/tháng tuỳ theo doanh thu khai thác hàng tháng

MC dẫn chương trình: Có nhiều mức độ MC và cũng tuỳ theo khả năng, kinh nghiệm cũng như tính chất, quy mô chương trình mà mức thu nhập của các bạn MC có sự dao động khá cao

Ví dụ:

– MC dẫn các chương trình activation tại các siêu thị, trung tâm thương mại: khoảng 500.000 – 800.000vnđ/buổi

– MC dẫn các chương trình hội thảo ( dẫn tiếng việt hoặc tiếng anh theo kịch bản): thu nhập từ 2tr – 4tr/show khoảng 3- 4 tiếng

– MC dẫn các trương trình khai trương, khởi công khánh thành: Thu nhập từ 2tr – 6tr/show khoảng 3 – 4 tiếng

– MC dẫn tiếng anh hoặc tiếng hoa ( dịch trực tiếp): mức thu nhập từ 8tr – 20tr vnđ/show khoảng 3 – 4 tiếng

– MC truyền hình, MC nổi tiếng: mức thu nhập từ 20tr – 200tr/show tuỳ theo quy mô và tính chất chương trình

PG lễ tân: thông thường với các tiêu chuẩn cao trên 1m65, dáng đẹp, gương mặt tươi sáng thì với 1 buổi làm việc khoảng 3 – 4 tiếng các bạn sẽ có thu nhập khoảng 400.000 vnđ – 800.000 vnđ tuỳ theo chương trình.

Kỹ thuật viên setup và điều khiển hệ thống âm thanh, ánh sáng: mức thu nhập từ 800.000 vnđ – 3.000.000 vnđ/show tuỳ theo quy mô và tính chất chương trình.

Nhân viên thi công, setup thiết bị chuẩn bị cho sự kiện: Nhà bạt, Sân khấu, bàn ghế, Cổng hơi, treo phướn: thu nhập từ 300.000 – 500.000 vnđ/ngày.

V. Để có thể tổ chức sự kiện cần những kỹ năng gì?

Sáng tạo trong Event

Tất cả mọi thứ mà người tham gia sự kiện nghe, nhìn, nếm, chạm và cảm nhận. Từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí, lên kịch bản, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật cho đến ý tưởng cho việc truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện, ở tất cả mọi phần của sự kiện, sáng tạo đều đóng một vai trò rất quan trọng. Để có được sự sáng tạo trong từng yếu tố của một Sự kiện thì cảm hứng chính là điều kiện bản lề vô cùng quan trọng quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không.

Làm thế nào để sáng tạo?

Có một số người nhận định rằng sáng tạo là khả năng trời phú, khó có thể học hỏi hoặc trau dồi được từ bất kì ai. Tuy nhiên, sự sáng tạo cũng có thể ít nhiều được trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình.

Những ý tưởng mới còn có thể được bắt nguồn từ chính những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Ví dụ như khi bạn đi xem một buổi triển lãm nghệ thuật sắp đặt, nếu để ý quan sát và vận dụng vào công việc, bạn có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng “đắc địa” để dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức biểu diễn sắp tới.

Những ý tưởng mới lạ, độc đáo cũng có thể khởi nguồn từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du lịch. Có người nói đùa rằng “90% ý tưởng được nảy sinh từ việc “học hỏi” và xào nấu lại mà ra”. Từ quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, chúng ta có thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho bản thân.

Để có thể trờ nên sáng tạo hơn, chúng ta có thể tìm đến và bao quanh bản thân với những người sáng tạo: Năng lượng sáng tạo tự người khác có thể thúc đẩy không khí chung và tạo ra một môi trường lí tưởng cho ý tưởng nảy đến. Không ngần ngại tham gia các buổi hội thảo. Tại đó, ngoài việc có cơ hội học hỏi, gặp những người mới và trao đổi thông tin, chúng ta còn có thể tìm thấy sản phẩm mới cho doanh nghiệp của mình hoặc gặp một đối tác tiềm năng.

Tham dự các khoá học: như đã nói, “Kinh nghiệm không bao giờ là đủ” Vì vậy, phải luôn làm nhạy bén các khả năng của mình bằng cách học hỏi những thông tin mới nhất trong lĩnh vực của bản thân đang làm việc.

Kỹ năng viết Kịch bản

Để viết được một kịch bản Event tốt thì người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài ra thì kỹ năng viết và truyền tải thông qua con chữ cũng là một điều không thể thiếu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích.

Nói đến kỹ năng viết thì không thể hoàn thiện và trau dồi ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình.

– Mỗi ngày bạn viết một ít, thì đến lúc cần, bạn mới có thể truyền tải ý tưởng của mình lên trang giấy một cách trôi chảy.

– Mỗi ngày bạn đọc nhiều hơn một chút thì vốn từ và câu văn của bạn sẽ phong phú hơn, khả năng diễn đạt của bạn sẽ tốt dần lên.

– Mỗi ngày bạn gặp và trò chuyện với một người có khả năng giao tiếp tốt cũng có thể cải thiện khả năng viết và diễn đạt của bản thân.

Kỹ năng viết Proposal

Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh (chưa kể đến có thành công hay không), cần biết được tầm quan trọng, công tác chuẩn bị và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.

Một Proposal hay và thu hút, ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn còn phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà chúng ta trình bày vấn đề, đưa ra dẫn chứng cụ thể cũng như tính khả thi của dự án.

Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra.

Một điều tuyệt đối cần tránh, đó là tuyệt đối không được làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, mà phải biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì nếu quá dài dòng người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của chúng ta, ghoặc sẽ bỏ qua mất những ý tưởng chủ chốt.

Văn phong cũng quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Chúng ta phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ.

Và để cải thiện cũng như có được kỹ năng viết Proposal, cần thành thạo khả năng sử dụng PowerPoint, để có thể trình bày ý tưởng của bản thân một cách hiệu quả thông qua các biểu mẫu, infographic…

Có thể tham gia một khoá học viết Proposal để có cái nhìn tổng quát về những điều kiện cần và đủ cho một proposal hoàn chỉnh.

• Học hỏi từ những người đi trước là một điều thực tế, hiệu quả và nhanh chóng nhất.

>> Mời Tham Khảo: Cách Viết Proposal Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp 

Kỹ năng lên Check-list “Event Logistics – người “nâng khăn sửa túi” cho Event”. Có thể nói, checklist không có bất kỳ khuôn mẫu nào cả và chúng ta không phải dựa vào của bản thân hay của ai hoàn toàn mà hãy dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân làm nhiều ắt sẽ thành thạo hơn. Tuy nhiên, có một tốc chất và yếu tố rất cần để có thể hoàn thành tốt checklist cho Sự kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát.

Xin giấy phép tổ chức và tìm nhà cung cấp

Xin giấy phép tổ chức

Để hiểu rõ về việc xin giấy phép cho việc tổ chức sự kiện thì trước tiên bản thân cần nắm sơ một số điều luật cơ bản. Ngoài ra những kỹ năng này hầu như chỉ có thể trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo những người có kinh nghiệm trong việc làm việc với các cơ quan hành chính.

Làm việc với nhà cung cấp

Trong quá trình Tổ chức sự kiện, chúng ta sẽ luôn cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers), có những đơn vị hợp tác được nhưng cũng có các đơn vị chúng ta không hợp tác vì nhiều lý do.

Tuy nhiên, để lựa chọn được những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả, có một số điều mà người làm sự kiện phải lưu ý: Cần có những yêu cầu rõ ràng. Đề nghị suppliers chứng minh năng lực (optional): Để tránh việc sử dụng một nhà cung cấp không đủ năng lực cung cấp cho sự kiện của mình, chúng ta cần yêu cầu họ chứng minh năng lực.

Nếu có kiến thức về các trang thiết bị, dịch vụ được cung cấp thì rất tốt, bạn có thể hỏi họ vài câu về chuyên môn như “Diện tích tổ chức khoảng 2000m2 ngoài trời anh sử dụng khoảng bao nhiêu loa thùng, công suất thế nào?” Lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể

Có phương án backup riêng hợp tác trên tinh thần tôn trọng để có thể làm việc tốt với Nhà cung cấp, trước hết phải có khả năng giao tiếp và đàm phán; phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để đảm bảo tiến độ và môi trường làm việc diễn ra suông sẻ, tốt đẹp. Những kỹ năng này hầu như chỉ có thể trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo những người có kinh nghiệm.

Quản lý tài chính

Nguyên tắc quản lý ngân sách cơ bản: Mặc dù mỗi ngân sách cần thời gian để thục hiện, vẫn có một vài nguyên tắc cơ bản cần phải bám sát:

Hãy thực tế về mức thu về của sự kiện: Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được, hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự. Lý tưởng hóa dự đoán chính là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện.

Luôn có kế hoạch dự phòng: Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra.

Ngân sách để tránh thua lỗ: Nếu chương trình tổ chức sự kiện bên bờ vực như thua lỗ, điều đó dẫn đến câu hỏi “liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu?”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời thay đổi kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.

Để thông thạo và làm quen với việc quản lý ngân sách, trước hết cần phải là một người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, tỉ mỉ và chi li để đảm bảo không vượt ngân sách đề ra. Và kỹ năng này có thể được trau dồi thông qua đúc kết từ kinh nghiệm của bản thân, qua việc quản lý các dự án. Hơn nữa, để có thể có nền tảng vững chắc và chuyên nghiệp về kỹ năng này, một vài khoá học về kiểm soát nguồn tài chính sẽ là chuyên sâu và hiệu quả nhất.

Triển khai và giám sát thực hiện

Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao hàm nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt việc triển khai và giám sát hoạt động cần:

Khả năng giao tiếp: cần có khả năng giao tiếp tốt để có thể điều phối nhân sự, phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng lúc để tối ưu hoá khả năng của từng nhân sự cũng như tối ưu hoá cơ hội và hạn chế rủi ro.

Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Một ý chí kiên định: Cần có khả năng bao quát mọi thứ, nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện và đôi khi phải đảo ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch. Giải quyết vấn đề và những khó khăn một cách nhanh chóng. Sẽ không có quá nhiều thời gian để bạn có thể đưa ra một quyết định, kỹ năng tổ chức sự kiện vững vàng sự nhạy cảm, tinh tế là điều cần thiết để có thể giải quyết mọi việc nếu không may chúng không đi theo kế hoạch. Nếu là một leader, không thể đưa ra những quyết định nóng vội và ngu xuẩn và vì thế hãy thể hiện bản lĩnh của một người dẫn đầu, vì thế tất cả thành viên trong nhóm sẽ nghe theo sự sắp xếp và trông cậy vào quyết định của bạn, họ tuyệt đối sẽ không muốn nhìn thấy một leader run rẩy, dễ dao động.

Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi. Tập trung vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất: ở vị trí giám sát, chúng ta không cần phải tự tay làm mọi việc nhưng trên hết, chúng ta cần nắm được yêu cầu chung, yêu cầu cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng khu vực, từng hoạt động để có thể giám sát và đánh giá đúng về chất lượng của khu vực/ hoạt động đó để có thể kịp thời điều chỉnh.

VI. Có mấy loại hình sự kiện thường gặp?

Với các nhu cầu và mục tiêu tổ chức sự kiện khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng chính xác mục đích mà sự kiện đó nhắm đến; các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả.

Sự kiện marketing, bán hàng, giới thiệu sản phẩm:

– Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ

– Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí

– Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng

– Sự kiện Activation, Roadshow, Sampling …

Sự kiện nghi lễ: tức sự kiện mang tính chất lễ nghi, nghi thức và diễn ra vào một dịp đặc biệt

– Lễ khai trương, Lễ khánh thành

– Lễ khởi công, lễ động thổ

– Lễ đón, khánh tiết

– Lễ cưới, Lễ tang …

Lễ hội cộng đồng: tức sự kiện kỷ niệm hay tôn vinh một số mặt độc nhất vô nhị của cộng đồng

– Lễ hội hoa Đà Lạt

– Lễ hội cà phê trung nguyên

– Lễ hội chùa Hương

– Lễ Giỗ tổ vua hùng

– Lễ hội dừa Bến Tre

– Lễ hội lúa gạo đồng bằng sông cửu long

– …..

Sự kiện thể thao:

Nơi diễn ra các cuộc thi đấu thể thao như:

– Thế vận hội Olympic,

– FiFa Wold Cup,

– UEFA Champions League,

– Giải đua xe công thức 1,

– Giải bóng đá Nam,

– Giải Bóng Đá Nữ,

– SEAGAME, …

VII. Qui trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng. Để có thể tổ chức một sự kiện thành công, Công ty sự kiện VietSky xin chia sẻ một số kinh nghiệm qua các bước trong quy trình tổ chức sự kiện sau:

1. Tiến Hành Hoạt Động Nghiên Cứu (Bước Quan Trọng Nhất Trong Quá Trình Tổ Chức Sự Kiện)

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:

– Chủ đề chính của chương trình

– Mục tiêu tổ chức

– Thông điệp của sự kiện

– Đối tượng và số lượng khách mời tham dự

– Thời gian tổ chức

– Ngân sách dự kiến

– Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

2. Xây Dựng Chủ Đề Chính

Làm thế nào để tạo ý tưởng cho tổ chức sự kiện?

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.

Một số phương thức giúp nhà tổ chức sự kiện sớm lấy lại ý tưởng tổ chức sự kiện

• Không gian và thời gian: Tùy thuộc vào thói quen từng đối tượng: Có người cảm thấy việc một mình suy nghĩ các ý tưởng sẽ hiệu quả hơn. Tương tự nếu phần lớn mọi người phải có sức ép về tiến độ và thời gian mới đưa ra ý tưởng, thì có người phải thoải mái và thư giãn mới đưa ra được những ý tưởng hữu ích.

• Từ quá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra ý tưởng mới lạ của riêng mình thông qua những chyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế.

• Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày. to chuc su kien

3. Thiết Kế Sự Kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

– Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…

– Xác định thời gian tổ chức

– Xác định chủ đề chương trình

– Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ

– Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

4. Lập Kế Hoạch Tổ Chức

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

– Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc

– Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.

– Phương thức vận chuyển: ô tô

– Ngân sách sự kiến

– Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

5. Thực Hiện Kế Hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

6. Dàn Dựng Sự Kiện

Trước khi tổ chức khoảng 2- 3 ngày tuỳ theo quy mô của sự kiện, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp. 

7. Tiến Hành Thực Hiện

Chương Trình Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

8. Kết Thúc Sự Kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.