10 tips để tổ chức sự kiện thành công cho doanh nghiệp

Để có thể tổ chức sự kiện thành công cho chính mình hay công ty thì bạn không nên bỏ qua những tips sau. Chắc hẳn phần lớn mọi người từ lúc bé đến khí lớn lên đều đã ít nhất một lần tham dự một sự kiện do chính mình hoặc người khác tổ chức. Đó có thể đơn giản là một buổi tiệc sinh nhật, tiệc đoàn viên gia đình hay trang trọng hơn là các buổi tiệc khai trương, lễ khởi công dự án của công ty. Việc tham gia một sự kiện hay bữa tiệc do người khác tổ chức thì vô cùng đơn giản, nhưng khi chính mình đảm nhận công việc tổ chức thì ta sẽ thấy được biết bao công việc cần phải hoàn thành. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Và bí quyết để tổ chức thành công.

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện hay còn thường được mọi người gọi là event, là một chuỗi các hoạt động được sắp xếp dựa trên một dịp đặc biệt nhằm mục đích để quảng bá dịch vụ, sản phẩm hay thương hiệu hoặc để tuyên truyền, xã giao với các đối tượng muốn hướng tới (như khách hàng, đối tác, bạn bè, gia đình…). Mỗi sự kiện sẽ có một mục đích riêng biệt và trong mỗi sự kiện lớn sẽ có thể chứa nhiều chuỗi sự kiện nhỏ hơn có chung mục đích với sự kiện chính.

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A-Z

Trong khi đó tổ chức sự kiện là công việc một cá nhân hoặc doanh nghiệp đứng lên đảm nhận để lên ý tưởng, nội dung, kế hoạch chi tiết, các quy trình cụ thể cũng như là cung cấp hoặc thuê nhân sự để tổ chức cho bên ngoài, tức là cho người khác tham gia. Người đảm nhận chức vụ này cũng sẽ người chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra từ lúc bắt đầu tới khi sự kiện kết thúc.

Các yếu tổ như mục đích, nội dung và ý nghĩa mà sự kiện muốn truyền tải thường sẽ là những yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ chức và quy trình mà sự kiện sẽ diễn ra, hơn thế nữa việc tổ chức cũng sẽ còn phụ thuộc vào mức đầu tư và nguồn tài chính cho phép của đơn vị đảm nhận vai trò này.

Tại sao lại cần làm việc này?

Nếu việc tổ chức sự kiện lại đòi hỏi quá nhiều công sức và quá trình như vậy thì tại sao mọi người vẫn quyết định làm việc này? Đơn giản là vì dù việc tổ chức các sự kiện có thể có nhiều trở ngại nhưng thành quả đạt được sau các sự kiện là cực kỳ lớn. Sự kiện cho phép các cá nhân từ nhiều nơi khác nhau tụ họp lại một nơi để có thể kết nối và trao đổi cùng nhau.

Các sự kiện tiêu biểu là các buổi tiệc sinh nhật, lễ kỷ niệm, đám cưới hay là các sự kiện do công ty tổ chức như tìm kiếm tài năng, trao đổi và teambuilding, mặc dù việc tổ chức một sự kiện có thể tốn kém và gian nan nhưng các kỷ niệm, kinh nghiệm hay mối quan hệ mà ta nhận được từ chúng lại là vô kể. 

Dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì mỗi các nhân khi tham gia sự kiện đều sẽ nhận được những ảnh hưởng cho riêng mình từ việc tham gia dù là không đáng kể hay là đó bước ngoặt trong cuộc sống mà mình đang tìm kiếm.

Ngoài những lợi ích của việc tham gia sự kiện thì người tổ chức sự kiện tổ chức chúng có thể đơn giản vì họ là người muốn gắn kết mọi người lại với nhau và tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ cho riêng họ và cũng như người tham gia.

Vì vậy cách để tổ chức một sự kiện thành công nơi mà mọi người có thể thoải mái tận hưởng là điều cực kỳ quan trọng.

Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Xác định mục đích hay tính chất của sự kiện

Bước đầu tiên cũng như là bước quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện đó là bạn cần xác định được mục đích mà sự kiện bạn sắp tổ chức là gì. Nếu bạn đã có sẵn ý tưởng và mục tiêu thì việc này quá dễ dàng phải không nào? Nếu chưa, thì bạn có thể liệt kê ra các mục tiêu và quyết định cái nào phù hợp nhất cho sự kiện của bạn.

Ví dụ: Nếu như mục tiêu hiện tại của bạn là gây quỹ cho dự án thì bạn có thể tổ chức sự kiện gây quỹ và mời các đối tác tiềm năng tham gia để tham gia vào dự án. Hoặc nếu cửa hàng bạn chuẩn bị sự kiện khai trương thì bạn có thể sử dụng mạng xã hội hay trang mạng để thu hút khách hàng tham gia sự kiện.

2. Lên kế hoạch về khách mời, đồ ăn cũng như các chương trình dịch vụ khác

Lên kế hoạch về số lượng khách mời cũng là một công việc không kém phần quan trọng trong khâu chuẩn bị sự kiện, việc xác dịnh đối tượng khách mời và số lượng khách sẽ giúp bạn sắp xếp số lượng chỗ ngồi và vị trí sự kiện phù hợp đáp ứng được số lượng khách tương đương, hơn thế nữa việc này còn giúp bạn có thể chuẩn bị đủ số lượng thức ăn nhẹ, nước uống cũng như các dịch vụ đi kèm nếu có (chẳng hạn như loại hình giải trí, thông dịch viên…). Chuẩn bị kỹ lưỡng trong khâu này sẽ đem lại ấn tượng tốt cho sự kiện hiện tại cũng như sau này và được người tham gia cho rằng bạn là người tổ chức chu đáo.

3. Chọn và thuê địa điểm tổ chức

Việc xác định được số lượng khách mời ở trên sẽ giúp cho công đoạn lựa chọn địa điểm của bạn  trở nên dễ dàng hơn. Sau khi đã có đầy đủ chi tiết về kế hoạch khách mời thì bạn có thể liên lạc trực tiếp tới những nơi cho thuê không gian tổ chức sự kiện để chọn nơi phù hợp với loại hình sự kiện của bạn. Tốt nhất là bạn nên book trước vài tháng để phòng trường hợp địa điểm đó đã hết chỗ và bạn nên có các đơn vị thuê dự phòng nếu đơn vị ưu tiên của bạn không thể hỗ trợ bạn tổ chức sự kiện vì lý do bất kỳ nào đó.

4. Quảng bá sự kiện cho khách mời hoặc công chúng

Tiếp theo bạn nên quảng bá sự kiện của mình cho các đối tượng khách mời hoặc khách hàng, điều này sẽ phụ thuộc vào mục tiêu của sự kiện. Tùy vào tính chất của sự kiện mà sẽ có những cách quảng bá hay mời gọi khác nhau, chẳng hạn như gửi mail, nhắn tin hoặc gọi điện để mời các thành viên liên quan tới dự. Còn nếu đó là một sự kiện khai trương cửa hàng hay quảng bá sản phẩm mới thì khi này bạn có thể xem xét phương pháp quảng bá truyền thông như chạy quảng cáo hay truyền tin trên các trang mạng xã hội.

5. Tiến hành tổ chức và theo sát kế hoạch

Việc phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi tiết mục trong chương trình là điều cực kỳ quan trọng. Cũng như việc theo sát tiến độ trong quá trình sự kiện diễn ra để không làm trậm trễ các tiết mục. Điều này đôi lúc sẽ gây khó chịu cho khách mời cũng như phát sinh nhiều chi phí khác. Trong lúc diễn ra sự kiện thì bạn có thể chủ động tương tác với các khách mời để tạo nên những kỷ niệm khó quên cho họ.

6. Bế mạc và cảm ơn các khách mời đã tham dự

Hãy cố gắng kết thúc chương trình theo thời gian trong kế hoạch, ngoài ra bạn có thể có bài phát biểu cảm ơn những người đã tham gia. Nếu đó là sự kiện với đối tác quan trọng bạn có thể đích thân gửi những lời cảm ơn thông qua thư hoặc mail và bày tỏ sự cảm kích cũng như mong muốn được hợp tác làm việc.

Tổ chức lễ động thổ chuyên nghiệp

10 tips để tổ chức sự kiện thành công

1. Phê duyệt kỹ lưỡng danh sách khách mời
   

   Hãy đích thân xem qua danh sách khách mời một cách kỹ lưỡng để biết được rằng những đối tác hay khách mời mà mình sẽ tương tác trong buổi sự kiện cũng như là sẽ không bỏ sát những cá nhân quan trọng nào.

2. Thiết kế kế hoạch dự phòng
   

   Khi làm bất cứ việc gì quan trọng thì kế hoạch dự phòng là thứ không thể nào thiếu được. Có sẵn kế hoạch dự phòng sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ dù cho có sự cố xảy ra, ngoài ra nó cũng cho thấy sự chuyên nghiệp của người tổ chức sự kiện.

3. Gửi thư mời theo nhiều định  dạng

   Ngày nay có rất nhiều cách để có thể gửi thư mời cho một buổi tiệc như là mail, tin nhắn, thư hay trực tiếp gọi điện. Hãy chủ động gửi thư mời nhiều hơn 1 cách vì điều này sẽ giúp tăng khả năng tham gia của khách mời hơn khi mà họ có thể lỡ mất thông báo của một trong những cách kia.

4. Chọn thời gian phù hợp để tổ chức
   

   Khi tổ chức sự kiện thì nên tránh vào những ngày trong tuần vì đây là thời gian bận rộn khách mời có thể sẽ bị kẹt hoặc những ngày nghỉ lễ vì khoảng thời gian này ít ai lại bận tâm tới công việc nên khả năng thư mời sẽ bị trôi. Thời điểm cuối tuần là thời gian phù hợp để tổ chức khi mà phần lớn sẽ nhiều thời gian ranh hơn vào giai đoạn này.

5. Chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra

   Bạn có thể chủ động đích thân thử nghiệm các trang thiết bị, thăm địa điểm tổ chức trước khi ngày sự kiện chính thức diễn ra, việc này sẽ giúp giảm thiểu các tình trạng trục trặc về máy móc trong quá trình sự kiện diễn ra.

6. Chuẩn bị cho bài phát biểu
   

   Khi bạn đích thân tổ chức sự kiện thì chắc chắn khách tham gia sẽ mong muốn có cơ hội được nói chuyện trực tiếp với bạn. Vì vậy, bạn nên tập dợt trước bài phát biểu cũng như khi gặp mặt trực tiếp với các đối tác để có thể thu hút họ vào dự án của mình.

7. Quan tâm tới khách mời
   

   Nếu sự kiện của bạn có bao gồm đồ ăn cũng như thức uống thì nên tránh các loại đồ ăn dễ gây kích ứng hoặc các loại thức ăn nặng mùi

8. Cho phép khách mời có thời gian nghỉ hoặc xã giao
   

   Khi tham dự sự kiện của bạn thì không phải khách mời nào cũng thật sự hoàn toàn chú tâm vào nội dung sự kiện của bạn. Một số khách muốn dành thời gian đó để có thể xã giao, trao đổi với những đối tác khác của họ. Cho nên bạn nên dành một khoảng thời gian trống để khách mời có thể được nghỉ giữa sự kiện để họ tận hương thức ăn hoặc trò chuyện.

9. Đo lường kết quả sự kiện so với kế hoạch ban đầu
   

   Đừng quên sau khi sự kiện kết thúc thì hãy xem xét lại những gì sự kiện này đem lại đã đúng hay đạt đủ so với mục tiêu ban đầu đề ra chưa. Chẳng hạn như số lượng gây quỹ cho dự án hay mức độ lan tỏa cuẩ sự kiện hoặc sản phẩm tới mọi người.

10. Thuê các đơn vị tổ chức sự kiện để hỗ trợ
    

    Nếu bạn thấy rằng việc tự mình tổ chức toàn bộ sự kiện là quá tốn thời gian và công sức thì bạn có thể xem xét thuê các dịch vụ tổ chức các sự kiện để giúp đỡ trong công việc này. Sự chuyên nghiệp và nhanh chóng của họ sẽ giúp bạn không phải suy nghĩ nhiều vì họ đã có kinh nghiệm trong công việc. Đôi khi bạn còn được hưởng những “deal hời” khi thuê các dịch vụ này.

Lễ khai trương chuyên nghiệp

Tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự chú ý đến từng chi tiết. Với 10 tips trong bài viết này, bạn đã có được những bí quyết cần thiết. Từ các công việc đơn giản đến khâu chuẩn bị kỹ lưỡng, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một sự kiện thành công.

Nếu cảm thấy gặp nhiều khó khăn trong việc này, đừng ngần ngại tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Vietsky để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.