Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại HCM, Hà Nội

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là một cuộc họp của một nhóm người có chung một mối quan tâm để thảo luận, tranh luận về mối quan tâm đó. Hoạt động này được triển khai để làm sáng tỏ nguyên nhân, lý do, cơ sở hình thành và nhiều nội dung liên quan vấn đề được đề cập tới để đưa ra những dự báo sơ bộ về vấn đề này.

Phân biệt hội nghị và hội thảo

Hội nghị và hội thảo là 2 hình thức sự kiện phổ biến trong các doanh nghiệp và tổ chức nhà nước hiện nay. Cả hai hoạt động đều giúp chia sẻ những tồn tại, thu thập thông tin từ nhiều phía để nâng cao nhận thức vấn đề, triển khai những kế hoạch để cải thiện chất lượng của doanh nghiệp hay tổ chức nhà nước. Tuy nhiên, 2 sự kiện này vẫn có nhiều điểm khác biệt mà không phải ai cũng biết và rất dễ nhầm lẫn. Hãy cùng chúng tôi phân biệt 2 sự kiện này nhé.

Các loại hình tổ chức hội thảo thường gặp

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hội thảo này có thể triển khai ở cả trong và ngoài doanh nghiệp. Mục đích của hội thảo là để chia sẻ kinh nghiệm làm việc giữa nhân viên, đối tượng cá nhân hoặc đơn vị với nhau nhằm mở mang thêm kiến thức, trao đổi kỹ thuật, chia sẻ cách quản lý,…

Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Đây được coi như một chiến lược marketing để giới thiệu các sản phẩm mới, các dịch vụ mới tới khách hàng và những người quan tâm. Từ hội thảo này, doanh nghiệp có thể truyền tải những thông tin thú vị về sản phẩm của mình cũng như nhận được những phản hồi trực tiếp từ khách hàng.

Hội thảo chuyên ngành: Hội thảo này thường được tổ chức giữa một nhóm người trong một lĩnh vực cụ thể, họ có chung một mối quan tâm và tập trung để thảo luận, phân tích các vấn đề liên quan đến lĩnh vực đó. Trong hội thảo này, các chuyên gia trong lĩnh vực đó được coi như chủ tọa, người tham dự sẽ là những người lắng nghe và đưa ra câu hỏi.

Cách tổ chức hội thảo, hội nghị nhất định thành công

Để có thể tổ chức một buổi hội nghị hội thảo thành công, bạn cần phải lên kế hoạch cụ thể, đầy đủ các bước để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Kế hoạch sẽ phải có 3 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và xác định mục tiêu, đối tượng, chủ đề

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng để có một cuộc hội thảo, hội nghị thành công. Trong giai đoạn này, bạn cần phải làm đủ các bước sau:

Xác định mục tiêu, chủ đề của hội nghị, hội thảo.

Xác định đối tượng tham dự, những người liên quan đến vấn đề cần thảo luận.

Tùy theo số lượng người mà hãy chọn địa điểm thích hợp, không gian quá bé hay quá lớn so với số người tham dự sẽ làm ảnh hưởng đến độ chuyên nghiệp của sự kiện.

Để hội thảo, hội nghị đạt được mục đích, khâu truyền thông về sự kiện là rất quan trọng.

Bạn cần đẩy mạnh bước này để người tham gia đi đầy đủ.

Giai đoạn 2: Tổ chức hội nghị hội thảo

Nội dung hội thảo phải được định rõ và có mục tiêu, không lan man tránh làm người tham dự cảm thấy mệt mỏi, vô nghĩa.

Bố cục chương trình rõ ràng để hoạt động không bị rối tung.

Thiết bị phòng họp phải được chuẩn bị đầy đủ và cẩn thận để không người tham dự có thể phát biểu dễ dàng, thoải mái.

Đảm bảo thời gian chương trình chạy đúng tiến độ là yêu cầu hàng đầu của một buổi hội nghị, hội thảo.

Nếu thảo luận quá ngắn sẽ khiến cho sự kiện bị hụt, thiếu hiệu quả, nếu thảo luận quá dài sẽ làm cho người tham dự bị mệt mỏi.

Giai đoạn 3: Hội nghị kết thúc

Hội nghị kết thúc bạn nên khái quát lại nội dung cuộc họp bằng video để người tham dự nắm rõ nội dung hơn.

Gửi quà tặng cho người tham dự cũng là hành động thể hiện tính chuyên nghiệp khi tổ chức hội thảo, hội nghị.

Kịch bản chương trình hội thảo chi tiết ( tham khảo)

Bất cứ một sự kiện hội thảo nào muốn thành công đều phải có một kịch bản hoàn hảo. Bạn muốn có một kịch bản chương trình hội thảo cụ thể, chi tiết thể hiện được tính chuyên nghiệp, sáng tạo nhưng không mất đi sự sang trọng của công ty, doanh nghiệp mình? Vậy hãy cùng công ty sự kiện VietSky tìm hiểu về một kịch bản đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bạn đang mong muốn qua bài viết dưới đây nhé.

Một buổi hội thảo thành công sẽ luôn có một kịch bản chi tiết để buổi lễ diễn ra một các thuận lợi nhất. Một kịch bản hội thảo sẽ bao gồm 3 phần: Chuẩn bị, Tiến hành và Kết thúc. Ngay sau đây công ty sự kiện VietSky sẽ giúp bạn có định hướng chi tiết cho từng phần nhé.

Chuẩn bị tổ chức kịch bản chương trình hội thảo

Đây hẳn sẽ là một quá trình cần nhiều thời gian nhất và chắc chắn không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Ở đây kịch bản chương trình hội thảo cho khâu chuẩn bị chúng ta sẽ chỉ nói về quá trình chuẩn bị những bước cuối cùng trước khi bắt đầu tổ chức nội dung của buổi hội thảo.

– Thứ nhất: Chuẩn bị đầy các tài liệu, dụng cụ cần thiết để tránh những thiếu sót không đáng có.

– Thứ hai: Lựa chọn địa điểm diễn ra hội thảo, tiến hành trang trí sao cho phù hợp với nội dung sự kiện.

– Thứ ba: Trang trí sân khấu bằng backdrop, hoa tươi, thảm đỏ. Kiểm tra bố cục lắp đặt sân khấu khu vực tổ chức sự kiện, liệu đã được trang trí đầy đủ bàn ghế, băng rôn, hoa đèn…hay chưa?

– Thứ tư: Lắp đặt hệ thống đèn chiếu sáng, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh phục vụ cho cuộc hội thảo.

– Thứ năm: Sắp xếp khu vực dành cho đại biểu: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, đặt khăn trải bàn, biển tên, hoa tươi, nước uống,…

– Thứ sáu: Sắp xếp khu vực dành cho khách tham dự khác gọn gàng, khoa học

– Thứ bảy: Sắp xếp khu vực lễ tân bao gồm tài liệu, bánh kẹo, nước uống,…cho khách tham dự hội thảo.

– Thứ tám: Phân công công việc cho bộ phận lễ tân tiếp đón khách và hướng dẫn khách vào hội trường đồng thời phát tài liệu đã chuẩn bị cho khách tham dự.

– Thứ chín: Có thể liên hệ với các cơ quan, phương tiện truyền thông để đưa tin về sự kiện sắp diễn ra nếu cần.

Tiến hành tổ chức chương trình hội thảo

Đây sẽ là những phần quan trọng nhất trong mỗi sự kiện hội thảo được diễn ra, nó sẽ bao gồm các công việc chi tiết, yêu cầu các bộ phận phải phối hợp ăn ý với nhau để sự kiện diễn ra tốt đẹp nhất.

1. Đón tiếp khách tham dự

Trong kịch bản chương trình hội thảo thì bước đón tiếp khách tham dự sẽ được bộ phận PG đảm nhiệm. Lễ tân sẽ đón khách, phát tài liệu và dẫn khách đến vị trí chỗ ngồi.

Khi chọn lễ tân hãy ưu tiên những bạn xinh xắn, cao ráo, duyên dáng và lịch sự để tạo ấn tượng đẹp cho buổi lễ.

>>Tham khảo: dịch vụ cung cấp PG 

2. Bắt đầu chương trình hội thảo

Sau khi mọi  khách mời đã được ổn định vị trí, đúng giờ thì MC sẽ lên giới thiệu về chương trình, các thành phần đại biểu tham dự và tuyên bố lý do sự kiện. Trước khi diễn ra buổi lễ MC sẽ được soạn thảo một kịch bản MC hội thảo và phải được tập luyện trước để có được những câu nói trau truốt, biểu đạt cảm xúc tốt nhất.

Đại diện khách mời sẽ thay mặt mọi người lên phát biểu khai mạc chương trình.

Sau khi buổi lễ được khai mạc thì ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình hội thảo sẽ lên điều hành chương trình. Trong trường hợp nếu buổi hội thảo diễn ra với mục đích trao đổi giải quyết một vấn đề nào đó, thì nên có ban chủ trì của hội thảo để điều tiết chương trình. Tránh những xung đột hay những ý kiến trái chiều đi quá xa so với nội dung hội thảo.

Nếu như thời gian diễn ra hội thảo lâu thì trong kịch bản chương trình hội thảo nên có những tiết mục văn nghệ để giúp mọi người được thoải mái, hoặc cũng có thể có thời gian giải lao, ăn nhẹ giữa giờ,…

3. Bế mạc hội thảo

Sau khi nội dung hội thảo đã kết thúc và đưa ra được những ý kiến chung sẽ tiến hành bế mạc. Khách mời đại diện sẽ lên phát biểu bế mạc chương trình.

Người dẫn chương trình hội thảo sẽ theo kịch bản MC hội thảo kết thúc chương trình.

Kết thúc kịch bản chương trình hội thảo

Một buổi lễ thành công hãy thực hiện các bước cuối cùng để buổi lễ được mỹ mãn hơn nhé.

Đội ngũ lễ tân tiến hàng tiễn khách: Những bạn lễ tân, PG được phân công trong kịch bản chương trình hội thảo cần nhanh chóng trở về vị trí cổng ra để chào và tiễn khách tham dự.

Bộ phận kỹ thuật tiến hành tháo dỡ và thu dọn các thiết bị, dụng cụ.

Dọn dẹp, sắp xếp, kiểm tra lại các đồ đạc thuê hoặc mượn. Nhằm kiểm soát tối đa tình trạng mất đồ hoặc thất lạc đồ đạc.