Tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu – Hướng dẫn cơ bản

Xã hội ngày càng phát triển, xu hướng tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. Việc tổ chức các sự kiện tại trường đại học do các bạn sinh viên cũng diễn ra thường xuyên hơn. Các bạn sinh viên hiện nay có nhiều ý tưởng mới lạ, nhiệt huyết với công việc. Tuy nhiên kinh nghiệm để tổ chức sự kiện còn chưa dày dặn thế nên dẫn đến những sai sót không đáng có. Hiểu được điều này, Vietsky sẽ hướng dẫn các bạn sinh viên về cách tổ chức một sự kiện sao cho thành công cho người mới bắt đầu.

1. Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn

Bước 1: Lên ý tưởng

Xác định mục đích của sự kiện như là gì? Mục tiêu của sự kiện như là gì? Mục đích chính của các sự kiện do sinh viên tổ chức không thiên về mục đích lợi nhuận, mà là để tạo ra một trải nghiệm tích cực cho sinh viên.

Bạn cần lên ý tưởng cho sự kiện dựa trên mục đích và mục tiêu của nó. Ý tưởng nào sẽ là key moment cho suốt sự kiện và đó chính là yếu tố quyết định sự thu hút của sự kiện.

Bước 2: Xác định ngân sách sự kiện

Chi phí cho sự kiện bao gồm tất cả các khoản chi cho: thuê địa điểm (nếu có); thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng; chi phí booking ca sĩ hoặc KOL; trang trí sự kiện; chi phí ăn uống và di chuyển cho các cộng tác viên; chi phí dự trù rủi ro 10%.

Sinh viên cần phải lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện và tính toán ngân sách hợp lý. Việc tìm kiếm các nguồn tài trợ và sử dụng ngân sách một cách hợp lý là cách đảm bảo sự kiện tổ chức thành công.

Bước 3: Lựa chọn địa điểm

Các sự kiện do sinh viên tổ chức thường được tổ chức tại khuôn viên trường Đại học. Vì thế cần có sự xin phép của Ban Giám hiệu về việc diễn ra sự kiện tại trường.

Vị trí cần có mặt bằng bằng phẳng, rộng rãi để có thể dựng sân khấu và chứa được số lượng sinh viên nhất định.

Đảm bảo rằng địa điểm có đầy đủ các tiện ích cần thiết, như hệ thống âm thanh, ánh sáng, bãi đỗ xe, nhà vệ sinh,…

Bước 4: Lên kế hoạch và lịch trình

Lập kế hoạch và lịch trình cho sự kiện của bạn, bao gồm các hoạt động và thời gian diễn ra.

Bạn cần xác định thời gian để chuẩn bị trước cho sự kiện, cũng như các hoạt động trong ngày sự kiện.

Nếu bạn có các diễn giả hoặc chương trình biểu diễn, hãy đảm bảo rằng bạn có lịch trình cụ thể cho họ.

Bước 5: Tìm đối tác/ Nhà cung cấp

Việc tìm đối tác để hỗ trợ cho sự kiện là điều rất quan trọng. Với các hạng mục sân khấu, âm thanh, ánh sáng nên thuê ở những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để bảo đảm chất lượng của thiết bị. Các bạn sinh viên cần check báo giá nhiều nơi và lựa chọn đơn vị uy tín cùng báo giá hỗ trợ nhất.

Đối tác truyền thông nhằm hỗ trợ vấn đề truyền thông cho sự kiện cũng cần được quan tâm.

Hãy sử dụng các kênh truyền thông xã hội như Facebook, Instagram để quảng cáo và tiếp thị cho sự kiện của bạn. Đảm bảo rằng thông tin về sự kiện được cập nhật đầy đủ và thường xuyên để thu hút sự quan tâm của sinh viên.

Bước 6: Xây dựng đội ngũ quản lý và chạy sự kiện

Xây dựng một đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp và đầy đủ kỹ năng để đảm bảo sự kiện được diễn ra thuận lợi.

Hãy chọn những người có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện hoặc những người có đam mê và sự nhiệt tình trong lĩnh vực này.

Bước 7: Chuẩn bị và trang trí sự kiện

Quá trình chuẩn bị và trang trí sự kiện cần được tổ chức sớm để có đủ thời gian chuẩn bị.

Các hệ thống thiết bị do đơn vị sự kiện cung cấp cần được kiểm tra kỹ trước khi chính thức biểu diễn.

Bước 8: Rehearsal trước khi chính thức tổ chức

Rehearsal cho phép các thành viên của đội nhóm một cơ hội để chạy thử chương trình. Việc đó đảm bảo tất cả mọi người đều biết nhiệm vụ của mình là gì để có thể hoạt động hết hiệu suất trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Reheasal giảm thiểu những rủi ro trong quá trình diễn ra sự kiện.

Bước 9: Diễn ra sự kiện

Kiểm tra lại tất cả các chi tiết và tiến hành tổ chức sự kiện của bạn.

Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động được diễn ra theo lịch trình và đội ngũ tổ chức sự kiện phải sẵn sàng xử lý các sự cố nếu có.

Bước 10: Đánh giá kết quả sau sự kiện

Đánh giá kết quả của sự kiện của bạn sau khi nó kết thúc.

Điều này sẽ giúp bạn hiểu được điều gì đã hoạt động tốt và điều gì cần cải thiện cho sự kiện tiếp theo.

Nếu có thể, hãy thu thập phản hồi từ sinh viên để cải thiện cho các sự kiện tiếp theo.

2. Các yếu tố quyết định tổ chức sự kiện thành công

Lên kế hoạch sự kiện: Trước khi bắt đầu tổ chức, cần phải lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Lên kế hoạch bao gồm các yếu tố như mục tiêu, ngân sách, địa điểm, thời gian, chương trình và đối tượng khách mời. Một kế hoạch cụ thể giúp quá trình diễn ra được suôn sẻ hơn.

Xác định đối tượng khách mời: Đối tượng khách mời của sự kiện cần phải được xác định trước để đảm bảo đạt được mục tiêu của sự kiện. Đối tượng khách mời có thể là sinh viên, nhân viên, khách hàng hoặc các đối tượng khách mời khác.

Định danh sự kiện: Tên của sự kiện cần phải được định rõ và phù hợp với mục đích của sự kiện. Tên sự kiện cần phải dễ nhớ, dễ hiểu và dễ phát âm.

Chọn địa điểm và thời gian: Chọn địa điểm phù hợp và tiện nghi để tổ chức sự kiện. Địa điểm cần phải đủ rộng, thoáng mát, có đầy đủ các thiết bị và dịch vụ hỗ trợ. Thời gian tổ chức cần phải được chọn sao cho thuận tiện cho khách mời và đảm bảo sự kiện không bị trùng lịch với các sự kiện khác.

Thiết kế chương trình: Thiết kế chương trình phải được chuẩn bị cẩn thận và đảm bảo phù hợp với đối tượng khách mời. Chương trình cần phải được bố trí sao cho hấp dẫn và lôi cuốn khách mời.

Tạo không gian sự kiện: Tạo không gian sự kiện ấn tượng, tạo không khí vui tươi, sôi động và thu húc khách mời. Có thể sử dụng trang trí, ánh sáng, âm thanh và thiết bị kỹ thuật để tạo nên không gian sự kiện thú vị và đặc biệt.

Quảng bá sự kiện: Quảng bá sự kiện là một phần quan trọng để thu hút đối tượng khách mời. Có thể sử dụng các công cụ quảng cáo như báo chí, truyền thông xã hội, email marketing, tài liệu in ấn hoặc quảng cáo trực tiếp để quảng bá sự kiện.

Quản lý đăng ký: Quản lý đăng ký giúp đảm bảo số lượng khách mời tham gia sự kiện. Có thể sử dụng các công cụ đăng ký trực tuyến hoặc đăng ký qua điện thoại để thuận tiện cho khách mời.

Quản lý sự kiện: Quản lý sự kiện là quá trình giám sát và quản lý các hoạt động của sự kiện. Cần phải đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Nếu có sự cố xảy ra, cần phải có kế hoạch phản ứng để khắc phục tình huống.

Đánh giá và cải tiến: Sau khi sự kiện kết thúc, cần phải đánh giá và cải tiến cho các sự kiện tương lai. Việc đánh giá giúp đánh giá hiệu quả của sự kiện và tìm ra các điểm mạnh, điểm yếu của sự kiện để cải tiến cho những lần tổ chức tiếp theo.

>>> Xem thêm: Làm thế nào để lên ý tưởng cho một sự kiện độc đáo và ấn tượng

3. Miêu tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện có thể khác nhau tùy thuộc vào vị trí và công ty mà họ làm việc. Tuy nhiên, dưới đây là một số nhiệm vụ chính mà một nhân viên sự kiện thường phải thực hiện:

Lập kế hoạch: Nhân viên sự kiện phải tìm hiểu về khách hàng và mục tiêu của sự kiện để lập kế hoạch chi tiết. Họ phải tìm kiếm địa điểm tổ chức, lên kế hoạch chương trình, xác định ngân sách, thời gian, v.v.

Tổ chức địa điểm: Sau khi đã chọn được địa điểm, nhân viên tổ chức sự kiện phải đàm phán với nhà cung cấp và đặt các dịch vụ cần thiết như âm thanh, ánh sáng, trang trí, catering, v.v. Họ cũng phải kiểm tra rào cản an toàn, vệ sinh và đáp ứng các yêu cầu khác.

Quản lý ngân sách: Nhân viên sự kiện phải xác định ngân sách cho sự kiện và đảm bảo rằng chi phí được kiểm soát và đúng kế hoạch. Họ cũng phải theo dõi các khoản chi phí và tìm cách tiết kiệm chi phí nếu cần thiết.

Quản lý đăng ký và thực hiện đăng ký: Nhân viên sự kiện phải lên kế hoạch đăng ký và quản lý các hoạt động đăng ký, bao gồm cả xác nhận đăng ký, thanh toán, v.v.

Quản lý sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện phải quản lý các hoạt động và chương trình của sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Họ phải giải quyết các vấn đề và tình huống không mong muốn, tạo một môi trường an toàn và thoải mái cho khách hàng.

Quản lý nhân viên và tình nguyện viên: Nhân viên tổ chức sự kiện phải quản lý và hướng dẫn các nhân viên và tình nguyện viên để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Quản lý các công cụ quảng cáo và tiếp thị: Nhân viên sự kiện phải sử dụng các công cụ quảng cáo và tiếp thị để quảng bá và thu hút sự chú ý của khách hàng. Các công cụ này bao gồm email marketing, quảng cáo trực tuyến, bài viết trên mạng xã hội, v.v.

Đánh giá hiệu quả: Sau khi sự kiện kết thúc, nhân viên sự kiện phải đánh giá hiệu quả của sự kiện, đánh giá các hoạt động, đưa ra kết luận và khuyến nghị để cải thiện và tăng cường cho các sự kiện tiếp theo.

Ngoài ra, một nhân viên sự kiện còn có thể phải thực hiện các nhiệm vụ khác như:

Lên kế hoạch và tổ chức các buổi tiệc, hội nghị, triển lãm, v.v.

Thiết kế các vật phẩm quảng cáo như flyer, banner, poster, v.v.

Tìm kiếm và liên hệ với các nhà tài trợ, đối tác, đơn vị hỗ trợ, v.v.

Quản lý và kiểm soát các tài liệu và thông tin liên quan đến sự kiện.

Vietsky hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp ở bài viết trên, các bạn sinh viên sẽ có thêm những kiến thức cơ bản để chuẩn bị tốt cho việc tổ chức sự kiện tại trường.