Chuyên viên tổ chức sự kiện là ai? Họ là những người đã biến ý tưởng thành hiện thực, biến những sự kiện tưởng chừng đơn giản trở thành những những hội nghị chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về trách nhiệm, nhiệm vụ và yêu cầu để theo đuổi con đường sự nghiệp đầy thú vị này.

1.Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một nghề nghiệp tập trung vào việc lập kế hoạch, thực hiện và quản lý các hoạt động liên quan đến sự kiện. Mục đích của việc tổ chức sự kiện là hoàn thành các mục tiêu cụ thể của người tổ chức và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm đặc biệt và khó quên.

2. Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì? 

Chuyên viên tổ chức sự kiện là là những chuyên gia điều phối hậu cần, họ có sự thận trọng, trí tưởng tượng. Và luôn sẵn sàng hợp tác với tất cả các bên liên quan để tạo ra sự kiện lý tưởng. Trách nhiệm của họ bao gồm đưa ra ý tưởng, viết kịch bản, điều phối, quản lý sự kiện và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Vị trí của người tổ chức sự kiện là rất quan trọng trong mỗi sự kiện.

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi sự tương tác giữa nhiều người, người tổ chức sự kiện phải người năng động, sáng tạo, phản ứng nhanh và có khả năng giao tiếp. Ngoài ra, năng lực tổ chức, chịu đựng áp lực, duy trì trạng thái tinh thần ổn định. Và thái độ làm việc chuyên nghiệp là những điều cần có khi đảm nhận vị trí này.

3. Quy trình tổ chức sự kiện mà chuyên viên phải làm?

3.1. Phát triển mối quan hệ

Một người không thể tạo ra một sự kiện thành công nếu không có sự trợ giúp của đội ngũ hỗ trợ. Vì vậy, điều bắt buộc là bất kỳ chuyên viên tổ chức sự kiện nào cũng phải chú trọng phát triển mạng lưới quan hệ. Với những người tổ chức, người lập kế hoạch và người thực hiện ở mọi khâu khác nhau.

3.2 Tiếp nhận và lên kế hoạch theo yêu cầu

Khi sếp hoặc khách hàng yêu cầu tổ chức sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện có trách nhiệm đề xuất kế hoạch sự kiện dựa trên ý tưởng ban đầu. Lúc này, chuyên viên tổ chức sự kiện phải sử dụng khả năng sáng tạo và lập kế hoạch để thuyết phục khách hàng hoặc sếp. Rằng với kế hoạch đó thì sự kiện sẽ được thực hiện một cách hiệu quả và thành công.

3.3 Trình bày kế hoạch

Để có được niềm tin của sếp hoặc khách hàng rằng bạn sẽ quản lý tốt được sự kiện mà họ muốn tổ chức, bạn phải trình bày cho họ kế hoạch sự kiện. Điều này bao gồm các ý tưởng, chủ đề, số liệu thống kê dự kiến ​​về số lượng người tham dự sự kiện, mức độ tham gia của khán giả trong từng hoạt động, dự báo ngân sách , v.v. Sau khi sửa đổi và thống nhất kế hoạch, sự kiện sẽ được chuyển sang giai đoạn thực hiện.

3.4 Cố vấn nhân viên thực thi sự kiện

Sau khi kế hoạch sự kiện đã được phê duyệt, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm điều phối các chuyên viên thực thi để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Ví dụ, họ sẽ giám sát đội xây dựng sân khấu, âm thanh và ánh sáng, người sắp xếp chỗ ngồi, người tổ chức tiệc ăn uống cho khách, v.v.

3.5 Kiểm tra, theo dõi và giám sát (kể từ khi sự kiện bắt đầu đến kết thúc) 

Không chỉ đơn giản là lên kế hoạch chuyên viên tổ chức sự kiện còn cần phải giám sát chặt chẽ từng giai đoạn của sự kiện. Để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra đúng như kế hoạch đã đề ra. Một chuyên viên tổ chức sự kiện có tâm, có tầm cũng sẽ biết cách linh hoạt và nhạy bén trước những tình huống phát sinh.

3.6 Lập báo cáo kết quả 

Trách nhiệm của chuyên viên tổ chức sự kiện vẫn tiếp tục sau sự kiện. Báo cáo về kết quả của sự kiện là bắt buộc đối với họ. Việc này đòi hỏi những con số thực tế như số lượng người tham gia, sự tương tác của khách, chi phí tổng hợp, v.v. Điều này sẽ giúp cho các khách hàng và đối tác đánh giá được sự thành công của sự kiện.

4 Các kỹ năng cần có của 1 chuyển viên tổ chức sự kiện?

4.1. Tư duy sáng tạo 

Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là người lập các kế hoạch sự kiện mà họ còn phải phát huy được khả năng sáng tạo của mình trong các sự kiện đó. Ví dụ nếu một chương trình có ý tưởng chủ đề hấp dẫn, người tham gia sẽ mong muốn được tham gia nhiều hơn. Từ đó nâng cao được tính trải nghiệm của họ lên rất nhiều. Hãy nhớ rằng việc lập kế hoạch cho một sự kiện không chỉ đơn thuần là tuân thủ những yêu cầu phía khách hàng. Vì mỗi sự kiện đều có quy mô, mục tiêu và tính chất riêng biệt nên chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải sáng tạo. Sự sáng tạo này sẽ giúp tạo sự khác biệt cho sự kiện và để lại ấn tượng lâu dài.

4.2 Kỹ năng nghiên cứu 

Ngoài việc điều phối giỏi chuyên viên tổ chức sự kiện còn phải là người có kỹ năng nghiên cứu tốt. Nghiên cứu hành vi, cảm nhận, cách cải thiện trải nghiệm của khách hàng về địa điểm, việc điều phối, thức ăn, đồ uống, v.v. Để đảm bảo rằng những người tham dự hài lòng về toàn bộ sự kiện, phải thực hiện rất nhiều nghiên cứu.

4.3 Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch 

Chuyên viên tổ chức sự kiện phải là người biết viết kịch bản thì mới có thể lên kế hoạch cho một sự kiện ấn tượng và hấp dẫn. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có trí tưởng tượng và sáng tạo. Đặc biệt bên cạnh tư duy logic, rõ ràng để thực hiện công việc này. Họ cũng phải biết cách viết một kế hoạch chi tiết của sự kiện hoàn chỉnh. 

4.4 Xây dựng mối quan hệ và hợp tác với các nhà cung cấp. 

Khi tổ chức một sự kiện, điều quan trọng là chuyên viên tổ chức sự kiện phải duy trì liên lạc chặt chẽ với nhiều nhà cung cấp khác nhau để chia sẻ thông tin và đàm phán. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau. Nên trước khi đưa ra quyết định nào về sự kiện tổ chức chuyên nghiệp cần có những yêu cầu rõ ràng và minh bạch. Chuyên viên tổ chức sự kiện được yêu cầu phải có sự linh hoạt và phải cứng rắn. Đồng thời cân bằng việc quản lý tiến độ công việc, vừa phải linh hoạt để các bên không cảm thấy bị thiếu công bằng. 

4.5 Kỹ năng đàm phán và thiết lập ngân sách 

Là một chuyên viên tổ chức sự kiện, kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng không thể thiếu. Trong quá trình chuẩn bị sự kiện, họ cần đàm phán với nhiều nhà cung cấp, nhà tài trợ và đại diện địa điểm. Để đảm bảo được rằng sự kiện sẽ diễn ra thành công và mọi chi phí phải phù hợp với ngân sách đã đề ra. Các cuộc đàm phán hiệu quả không chỉ có thể giảm chi phí của sự kiện mà còn có thể cải thiện sự hợp tác. Việc lập dự toán ngân sách là cần thiết sau khi đàm phán thành công để đảm bảo không có giai đoạn nào phát sinh chi phí quá cao.

4.6 Kỹ năng giám sát và quản lý nhân sự 

Ngoài việc xử lý kế hoạch, hợp đồng, nhà cung cấp, … người tổ chức sự kiện còn cần có khả năng giám sát , quản lý nhân viên. Ở các giai đoạn khác nhau của sự kiện, sẽ có các nhóm nhỏ được thành lập để chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ tương ứng. Ví dụ như lễ tân sẽ lo về phần tiếp đón khách, hay như hậu cần sẽ giữ những món vật dụng cần thiết, v.v. Do đó, chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi phải có tầm nhìn rộng, điều phối hiệu quả hoạt động của các nhóm khác nhau và phải luôn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

4.7 Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi

Chuyên viên tổ chức sự kiện cần có sự bình tĩnh để xoay chuyển tình thế để mọi việc diễn ra sát với kế hoạch nhất. Khi một vấn đề nảy sinh, điều quan trọng là phải nhanh chóng tìm ra vấn đề thực sự là gì. Và đưa ra các biện pháp khắc phục khả thi một cách kịp thời để ngăn chặn nó làm ảnh hưởng đến sự kiện. Bên cạnh sự bình tĩnh, cũng cần có sự nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để nhanh chóng xác định mọi thứ có đang đi đúng kế hoạch hay không. 

4.8 Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro 

Khi sự kiện diễn ra sẽ rất khó tránh khỏi việc phát sinh những sự cố. Để xác định những sự cố tiềm ẩn, người tổ chức sự kiện phải đưa ra những dự đoán. Sau đó, hãy hành động để giải quyết chúng trước khi sự kiện diễn ra. Các vấn đề xảy ra trong sự kiện được phát hiện sớm thì sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi và tốt đẹp hơn.

Trách nhiệm của chuyên viên tổ chức sự kiện?

Trách nhiệm của chuyên viên tổ chức sự kiện bao gồm: 

• Lập kế hoạch và thực hiện tất cả các khía cạnh của sự kiện. 
• Quản lý ngân sách cho sự kiện. 
• Điều phối các nhà cung cấp dịch vụ. 
• Quản lý các nhân viên và tình nguyện viên. 
• Giải quyết vấn đề và tình huống phát sinh. 
• Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và an toàn. 
• Đánh giá hiệu quả của sự kiện và rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện trong tương lai.

• Môi trường và cơ hội làm việc của chuyên viên tổ chức sự kiện?

Trong thời buổi kinh tế đang ngày càng phát triển hiện nay có rất nhiều người sẵn sàng tiêu tiền cho những buổi tiệc, sự kiện. Nhờ vậy mà lĩnh vực tổ chức sự kiện những năm gần đây đã phát triển chóng mặt. Các công ty tổ chức sự kiện, nhà hàng khách sạn đều mong muốn tìm kiếm những nhân sự có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để cạnh tranh trên thị trường. Do đó, nhu cầu đối với chuyên viên tổ chức sự kiện cũng ngày một tăng lên. Tổ chức sự kiện là một ngành yêu cầu nguồn nhân lực nhiều đặc biệt là ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM. Chuyên viên tổ chức sự kiện có thể làm việc tại những nơi sau đây:

– Công ty tổ chức sự kiện: Đây là môi trường làm việc phổ biến nhất cho các chuyên viên tổ chức sự kiện. 

– Công ty, tổ chức phi lợi nhuận: Các công ty và tổ chức phi lợi nhuận tổ chức các sự kiện để quảng bá thương hiệu hoặc gây quỹ từ thiện. 

– Cơ quan chính phủ: Các cơ quan chính phủ thường tổ chức các hội nghị, hội thảo và các sự kiện khác. 

– Doanh nghiệp tự do: Nhiều chuyên viên tổ chức sự kiện làm việc tự do và cung cấp dịch vụ của họ cho nhiều khách hàng khác nhau.

Thách thức và áp lực khi trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện?

Công việc tổ chức sự kiện là một công việc mới lạ và được xem là nghề của những người năng động, sáng tạo tuy nhiên đây cũng là một trong những công việc đầy thách thức:

– Mức độ cạnh tranh cao trong ngành: Tổ chức sự kiện là một ngành có tính cạnh tranh cao có rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Do đó, chuyên viên tổ chức sự kiện phải nỗ lực không ngừng để duy trì khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới.

– Áp lực công việc: Công việc này đòi hỏi phải làm việc trong một môi trường căng thẳng, với thời gian làm việc không cố định. Hơn nữa, việc phải đảm bảo sự kiện diễn ra được suôn sẻ khiến chuyên viên tổ chức sự kiện áp lực và có thể dẫn đến việc tâm lý bị căng thẳng. 

– Thời gian linh hoạt: Vì các sự kiện thường được diễn ra vào cuối tuần, ngày lễ và dịp lễ tết vì vậy các chuyên viên tổ chức sự kiện cũng phải đáp ứng yêu cầu làm việc vào những ngày này. Điều này có thể ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân. 

– Gặp khách hàng khó tính: Khi làm việc có thể sẽ gặp phải những khách hàng khó tính, yêu cầu cao thì sẽ dễ dẫn đến mâu thuẫn, tranh cãi.

Để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện là điều không khó, nhưng cũng không hề dễ dàng. Bạn cần phải trau dồi những kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và những tố chất liên quan để có thể đảm nhiệm thật tốt công việc này. Đây sẽ là một công việc thú vị và nhiều trải nghiệm nếu thực sự yêu thích và đam mê.