Bài học vỡ lòng về tổ chức sự kiện

Một Event thành công là thành quả của một hệ thống hoạt động chặt chẽ, chuyên nghiệp, khoa học cùng với sự nhiệt huyết và đam mê của những người thực hiện.

Mỗi năm có hàng ngàn hoạt động, sự kiện xảy ra trên toàn thế giới. Từ những sự kiện tầm cỡ thu hút hàng triệu người như World Cup, Hoa Hậu Thế giới, American Idol, Beer Festival… đến những hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, tất cả đều là sản phẩm tâm huyết của hệ thống những con người luôn chạy “nháo nhào” không ngơi nghỉ. Vậy thực sự đằng sau những sự kiện – Event hoành tráng đó là gì? Và hiện trạng nghề Event ở Việt Nam ra sao?

Event nói chung được định nghĩa là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.

Trong các hoạt động Below The Line, Event được xếp vào trong PR hoặc Brand Activation tuỳ theo mục đích của chiến lược Marketing. Event nằm trong các hoạt động PR khi các sự kiện này nhằm mục đích tạo ra và tăng cường mối quan hệ với khách hàng hoặc giới truyền thông, hay thu hút sự chú ý của lực lượng truyền thông báo chí,… Còn thuộc vào các hoạt động Brand Activation khi mục đích Event là tăng cường độ nhận biết, kích thích sự sôi nổi hoặc đánh dấu một thời điểm quan trọng, giới thiệu sản phẩm mới, kích hoạt thương hiệu…

Hiện nay với sự đa dạng và tầm quan trọng của Event, chúng ta không khó để có thể bắt gặp chúng trong các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp. Các hình thức của Event cũng ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Event mà ta có thể dễ dàng thấy như: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí (Press release), hội nghị khách hàng, lễ khai trương…; Activation Event như Event tung sản phẩm (Product Launch Event), trình diễn (Event show), Event tại điểm bán (Game activities, Shopper Event)…; Public Event như những hoạt động, sự kiện liên quan tới cộng đồng, sự kiện của vùng miền hay quốc gia… Ngoài ra còn có những loại Event khác: tổ chức cuộc thi (Contest), chương trình ca nhạc (musicshow), gameshow, Event trong các chương trình hội chợ, triển lãm, Fesival, các hoạt động Marketing thương mại (Trade Marketing)… Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể. Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mục đích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện. Những điều này tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cả hai bên.

Event thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch Marketing tổng thể. Sức mạnh của công cụ Event sẽ đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân Event cũng có những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính Event lại là một “sản phẩm – thương hiệu” của công ty làm ra nó. Những công cụ truyền thông cho Event có thể thấy như: các kênh báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm; POSM (Point Of Sales Materials) như banderole, poster, tờ rơi, banner; thư mời, email, mạng xã hội, website, diễn đàn… Đồng thời, xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho Marketing nói chung và Event nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ biến. Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện tổ chức Event online là một phương thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí và cũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập vào cộng đồng mạng.

Gần đây, Event được tổ chức ngày càng chuyên nghiệp với sự lớn mạnh của các công ty tổ chức sự kiện. Các quy trhình làm Event được chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị cho đến khâu triển khai và ngày càng hiện đại với sự lớn mạnh không ngừng của công nghệ. Theo quy trình triển khai, sơ đồ tổ chức chung của một Event có thể chia ra thành hai phần gồm: bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager.

Hoạt động của bộ phận sáng tạo có mô hình khá giống một công ty quảng cáo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director). Còn bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive và bên thứ ba (3rd Parties). Bên thứ ba ở đây có thể là giới truyền thông, nhà cung cấp POSM hoặc giới nghệ thuật, các tổ chức liên quan và cả chính phủ. Còn Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Theo sơ đồ bên, có thể thấy, có rất nhiều vị trí trong giai đoạn triền khai nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa rõ ràng trong từng công việc. Do đó, nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình Event diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.

Về phía các công ty Event ở Việt Nam, chúng ta có thể nhận xét rằng mức độ chuyên nghiệp còn chưa cao cả về cách tổ chức cũng như sử dụng công nghệ, điều này được dân trong nghề nhận ra khi làm việc với các đối tác nước ngoài qua các Event mang tầm cỡ quốc tế được tổ chức tại Việt Nam như: Hoa hậu Hoàn Vũ 2008, Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,… Tuy nhiên, thông qua sự học hỏi và tiếp thu các công nghệ, quy trình làm Event chuyên nghiệp từ các công ty Event nước ngoài, qua các Event lớn của thế giới tiêu biểu như: World Expo, Olympic, World Cup, các cuộc thi hoa hậu và trình diễn thời trang… thì các công ty Event của Việt Nam đang ngày càng hoàn thiện mình hơn cả về trình độ lẫn mức độ chuyên nghiệp trong tổ chức. Một số công ty Event Việt Nam đầu ngành có thể kể đến như: Max Communications, Galaxy, Venus, XPR, D&D, Hồng Thụy Communications, Golden Event, MO… Ngoài ra, trong lĩnh vực Event còn phải kể đến sự tham gia của các Agency nước ngoài như Pico Int’l, Ogilvy PR (thuộc O&M), Leo Activation (thuộc Leo Burnett)…. Bên cạnh quy trình chung giống nhau thì mỗi một công ty thường có “bí kíp” riêng về cách tổ chức hoạt động và sự thể hiện phong cách trong những Event cụ thể. Những “bí kíp” này cùng với trình độ, năng lực của những người quản lý Event và ekip thực hiện Event đó sẽ quyết định mức độ chuyên nghiệp của mỗi công ty và sự thành bại của Event.

Nghề Event ở Việt Nam hiện nay đang ngày càng trở nên “nóng” hơn và được coi là có nhiều triển vọng. Có nhiều cách khác nhau để học làm nghề Event nhưng nói chung có thể xếp vào hai cách chính là học qua lý thuyết và trải nghiệm thực tế. Lý thuyết về Marketing và nghề Event có thể học qua sách vở, những đầu sách, tạp chí chuyên ngành; học tại các trung tâm có khóa giảng dạy về Event như Vietnam Marcom, Arti Vietnam, Megalink…; hay các chuyên đề đào tạo của một vài công ty Event. Trải nghiệm thực tế về nghề Event thì có thể dễ dàng học được ở những CLB/nhóm học thuật ở trường đại học và tham gia cộng tác với các công ty Event chuyên nghiệp. Nhưng để có thể làm Event được tốt và có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề thì các bạn hãy kết hợp, vừa chuẩn bị cho mình các kiến thức cơ bản về Event bằng lý thuyết vừa thực hành nó qua các hoạt động Event thực tế để trải nghiệm. Ngoài ra, một vài bộ phận của công ty Event còn yêu cầu bạn phải có chuyên môn về những lĩnh vực như: kỹ thuật, sử dụng thiết bị, thiết kế, dịch thuật, hình họa, ngôn từ, điều phối âm thanh, ánh sáng… Những chuyên môn này đòi hỏi bạn phải tự tìm hiểu, rèn luyện, học tập hoặc đôi khi phải qua những khóa đào tạo để có thể nắm vững và sử dụng chúng cho công việc.

Có thể nói, Event là một nghề tương đối là mệt nhọc và căng thẳng với áp lực công việc cao nhưng cũng phải thừa nhận rằng Event là một nghề rất năng động, đầy sáng tạo, thách thức và nhiều cơ hội cho những người trẻ tham gia. Còn bạn, nếu bạn thực sự đam mê và có định hướng trong nghề Event, bạn đã chuẩn bị hành trang gì cho mình trên con đường phía trước?