Các bước tổ chức lễ khai trương văn phòng

Việc tổ chức lễ khai trương văn phòng là điều thiết yếu của doanh nghiệp khi bắt đầu làm việc của mình tại nơi đây.

Không chỉ bởi niềm vui, niềm phấn khích trong ngày đầu tiên, việc tổ chức lễ khai trương văn phòng làm việc còn đem lại nhiều lợi ích khác:

– Đánh dấu bước khởi đầu của 1 công việc.

– Công việc sẽ suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió (theo ý nghĩa về mặt tâm linh)

– Tạo tiếng vang, là một dip để quảng bá thương hiệu rất hiệu quả, đặc biệt là sẽ thu hút được nhiều người dân xung quanh (có thể là những khách hàng tiềm năng mới).

Về đối ngoại, đây là dịp để doanh nghiệp thắt chặt mối quan hệ với những đối tác, khách hàng lớn, cũng như mở rộng quan hệ với các đối tác và khách hàng tiềm năng.

Về đối nội, các hoạt động tổ chức lễ khai trương sẽ giúp nhân viên thêm gắn kết hơn, nâng cao tinh thần và trách nhiệm của thành viên công ty.

Thế nhưng làm sao để buổi lễ khai trương văn phòng đạt được chính xác những lợi ích trên? Đằng sau mỗi buổi lễ như thế là cả một ekip dàn dựng chương trình, lên kế hoạch chuyên nghiệp. Hãy cùng với tôi tìm hiểu xem đơn vị sự kiện VietSky sẽ làm gì để buổi lễ khai trương văn phòng diễn ra thành công, suôn sẻ như mong đợi.

NHỮNG ĐIỂM LƯU Ý KHI TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG VĂN PHÒNG

CHI PHÍ, NGÂN SÁCH ĐƯỢC ĐƯA RA

Hãy tính toán tối ưu những gì bạn sẵn sàng bỏ ra, và xem xét mục đích và độ quan trọng. Thông thường sẽ có các chi phí về:

– Bàn ghế, các đồ vật trang trí

– Đồ ăn, đồ uống

– Sự kiện giải trí

– Đồ vật cúng

– Bảng hiệu, bộ nhận diện thương hiệu

– Các phương thức truyền thông, quảng cáo, marketing

GIẤY MỜI, THIỆP MỜI, EMAIL MỜI KHÁCH DỰ TIỆC

Để đảm bảo và kiểm soát được số lượng khách đến dự tiệc, hãy viết những tấm thiệp mời có sức thuyết phục với những điều mới mẻ, độc đáo. Hãy cho họ thấy được họ sẽ có lợi ích gì khi tham dự buổi lễ khai trương, và đối với chúng ta, họ quan trọng đến mức nào

Đặc biệt là đối với các khách hàng, đối tác lớn và tiềm năng, vừa phải đưa họ những tấm thiệp mời vừa phải đến trực tiếp để gặp họ và nói chuyện. Trường hợp ở xa thì ít nhất cũng hãy gọi điện thoại và trao đổi trực tiếp với họ

QUẢNG CÁO, MARKETING, TRUYỀN THÔNG

Làm sao để tạo được marketing hiệu quả nhất? Đối tượng tiếp cận là ai? Hình thức truyền thông nào sẽ tiếp cận tốt nhất đối với những đối tượng đó?

Hãy xây dựng một câu chuyện, nhưng vẫn phải lồng ghép với các mục đích giới thiệu văn phòng, sản phẩm, câu chuyện của bạn sẽ được ghi nhớ đi kèm với những thông tin bạn muốn truyền tải.

Các phương tiện truyền thông cần được thực hiện trước đó ít nhất vài tuần theo nguyên tắc là:

– Văn bản hấp dẫn, thể hiện rõ công việc và sự khác biệt của văn phòng.

– Có những hastag liên quan.

– Hình ảnh đẹp, độc đáo, thu hút sự chú ý.

– Có nhiều video thể hiện nội dung công việc của văn phòng.

NHỮNG ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT

Những ưu đãi đặc biệt trong ngày khai trương văn phòng. Hãy đưa ra những ưu đãi, chính sách đặc biệt nếu khách hàng và đối tác ký kết hợp đồng trong những ngày đầu khai trương.

Hãy cho họ thấy lễ khai trương là một cơ hội đặc biệt để họ tham quan và tìm hiểu sâu về thông tin cũng như hoạt động của văn phòng. Đây sẽ là lý do chinh để những khắp mời đến tham dự buổi lễ khai trương của văn phòng bạn.

CHUẨN BỊ, LÊN KẾ HOẠCH CHO BUỔI LỄ KHAI TRƯƠNG VĂN PHÒNG

Các khâu chuẩn bị, lên kế hoạch và dựng khung chương trình là điều quan trọng, chiếm tới 70% thành công của một sự kiện. Để hoàn thành bước này hiệu quả, đơn vị sự kiện VietSky sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng, tham khảo ý kiến đưa ra các gợi ý để khách hàng lựa chọn.

– Cụ thể về ưu điểm nhược điểm từng nội dung

– Dự trù chi phí, phương pháp tối ưu chi phí

– Chi tiết nội dung kế hoạch, timeline, kịch bản

– Dự trù các sự cố có thể xảy ra

– Đưa ra các lựa chọn về nhân sự và trang thiết bị

NGÀY GIỜ THỰC HIỆN LỄ TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG

Việc làm ăn kinh doanh cần đặc biệt xem ngày tổ chức, sao cho phù hợp với tuổi của mình, phù hợp với công việc, tránh những ngày xấu trong tháng, năm. Về mặt tâm linh thì điều này giúp gia chủ yên tâm hơn, công việc sau này sẽ thuận buồm xuôi gió và nhiều may mắn.

Bên cạnh đó cần tránh những ngày mà đa phần khách mời không thể đến dự tiệc được, đó có thể là vào những ngày đi làm, ngày có các sự kiện lớn, lễ hội đang diễn ra… Về mặt thực tế thì việc này sẽ giúp bạn đảm bảo được số lượng khách dự lễ theo đúng mục đích, đảm bảo hiệu quả trong việc quảng bá, tạo quan hệ và thắt chặt quan hệ.

Nên khai trương vào những ngày có sao tốt như: sao Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Xa, Thiên Hỷ, Thiên Đức hợp, Nguyệt Đức hợp.

Những ngày tránh khai trương là các ngày có sao xấu: ngày Tam Nương, sao Không Sàng, Sát Chủ, Không Phòng, trực Phá, Kiên, Bình, Thu

Để tìm giờ ngày giờ chính xác mở lễ khai trương, chúng tôi cần quý khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin về độ tuổi, giới tính, tướng mặt, loại hàng, loại sản phẩm…

MÂM CÚNG TRONG BUỔI LỄ KHAI TRƯƠNG

Mâm cúng trong buổi khai trương có ý nghĩa cầu may, giúp công việc thuận buồm xuôi gió. Mỗi nơi sẽ có một ông thần thổ địa khác nhau, mỗi loại ngành nghề lại có một ông tổ nghề, việc cúng bái như để mong cầu các vị thần linh phù hộ, che chở và giúp cho công việc suôn sẻ.

Tiêu chuẩn chung của một mâm cúng sẽ bao gồm:

– Mâm ngũ quả, chúng tôi khuyến khích các loại quả: Nải chuối xanh, quả bưởi, quả lê, quả dưa hấu, chùm nho.

– Gà luộc, heo quay, xôi chè

– Một bộ 3 chén nước

– Lọ hoa cúng – Nên sử dụng hoa đồng tiền, hoa cát tường để tạo ý nghĩa may mắn.

TRANG TRÍ VĂN PHÒNG TRONG BUỔI LỄ KHAI TRƯƠNG

Đây sẽ là bộ mặt đại diện của buổi lễ, khách hàng và đối tác sẽ cảm thấy tin tưởng hơn khi bước vào căn phòng được trang trí một cách chuyên nghiệp và hiện đại. Tuy nhiên, trong buổi lễ khai trương thì chúng ta cần thêm 1 vật trang trí phụ đơn giản như là:

– Chậu cây cảnh

– Bóng bay

– Hoa

– Khăn trải bàn

– Những vật trang trí trên bàn tiếp khách, bàn uống nước

NHÂN SỰ VÀ CÁC TRANG THIẾT BỊ NÊN CHUẨN BỊ

– Nhân sự

– Lễ tân, Pg, sẽ khiến buổi lễ khai trương trở nên chuyên nghiệp và sang trọng hơn rất nhiều.

– Ca sĩ, người mẫu, người nổi tiếng sẽ là những giải pháp tuyệt vời trong khâu truyền thông và marketing.

– Đội múa lân, múa rồng là những nhân sự không thể thiếu trong các buổi lễ khai trương.

– Trang thiết bị

Ngoài các đồ vật trang trí, mâm cúng, chúng tôi khuyến khích các bạn nên chuẩn bị thêm:

– Các thiết bị âm thanh ánh sáng, chúng cần được hoạt động tốt, tránh cháy hỏng trong quá trình diễn ra sự kiện.

– Bàn ghế của sự kiện, vì khách dự tiệc sẽ đến khá đông, chúng ta cùng phải tính toán số lượng người để thuê bàn ghế sao cho tối ưu chi phí nhất.

– Phông bạt, trong trường hợp buổi lễ khai trương được diễn ra ngoài trời.

– Các poster, banner, standee với logo nhận diện thương hiệu

NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TRONG NGÀY DIỄN RA LỄ KHAI TRƯƠNG VĂN PHÒNG

– Đón khách và ổn định chỗ ngồi

– Lễ tân xếp thành 2 hàng để tiếp khách.

– Sau khi khách dự tiệc vào trong thì tìm chỗ ngồi và rót nước mời.

– Đại diện chủ văn phòng sẽ trực tiếp đón tiếp các vị khách quý.

– Chuẩn bị tiến hành lễ khai trương

– Mc thu hút sự chú ý của mọi người

– Mc giới thiệu các thành phần khách mời và tổng thể chương trình

– Lễ khai trương

– Mc mời đại diện chủ văn phòng lên phát biểu, giới thiệu về quá trình thành lập, công việc và nội dung của văn phòng.

– Tiến hành cúng, dâng hương, cắt băng khai trương.

– Sau khi cắt băng thì đến các tiết mục văn nghệ, múa lân, múa rồng…

– Cảm ơn đại biểu và mời khách tham quan.

Bữa tiệc

Sau khi tham quan, các vị khách dự trở về ổn định chỗ ngồi tại bàn tiệc và cùng nâng ly

Thưởng thức bữa tiệc kết hợp với các tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng: múa, hát balad…

Bế mạc buổi lễ khai trương văn phòng

Mc mời đại diện chủ văn phòng lên phát biểu bế mạc buổi lễ và trâng trọng cảm ơn các vị khách đã đến dự. Mọi người vẫn tiếp tục ăn uống tự nhiên.

Lễ tân xếp hàng tại lối chào khách và trao quà cho khách khi ra về.