Cách Viết Proposal Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp
Viết proposal sự kiện là một bước quan trọng giúp bạn thuyết phục nhà tài trợ, đối tác hoặc khách hàng chấp nhận ý tưởng tổ chức sự kiện của mình. Một proposal sự kiện tốt không chỉ trình bày chi tiết kế hoạch mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của bạn.
Proposal tổ chức sự kiện là thứ mà không nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào hiện nay không biết đến, có thể nói proposal là thứ mang tính quyết định đến việc một đơn vị có được lựa chọn làm người tổ chức sự kiện hay không. Proposal bao gồm tất cả những thứ như thiết kế, dự đoán và cách mà đơn vị sẽ tổ chức sự kiện và chúng sẽ được gửi đến tay chủ đầu tư để thuyết phục hộ sử dụng dịch vụ của đơn vị.
Vậy một Proposal tổ chức sự kiện về cơ bản sẽ được viết như thế nào và nó bao gồm những gì?
Trong bài viết dưới đây công ty sự kiện VietSky sẽ gửi đến bạn các bước để viết một proposal chuyên nghiệp, hãy cùng chúng tôi theo dõi bài viết này nhé:
Cấu trúc của một Proposal Event
Về cơ bản, với bất cứ một sự kiện nào dù lớn hay nhỏ thì proposal của nó cũng cần bao gồm 4 phần cơ bản
– Phần 1: Giới thiệu ( thông tin tóm tắt về sự kiện)
– Phần 2: Đặt khách hàng làm trung tâm
– Phần 3: Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng
– Phần 4: Chuyên môn cùng kinh nghiệm của bạn
Nội dung của các phần có thể ngắn hoặc dài tùy theo nội dung mà bạn muốn viết nhưng thứ tự thì cần phải giữ nguyên theo cấu trúc này.
Phần 1. Giới thiệu
Điều đầu tiên và cũng là thứ thu hút khách hàng chính là phần giới thiệu của bạn. Phần giới thiệu trong một proposal sẽ bao gồm những thông tin như:
– Giới thiệu về đơn vị bạn và lý do bạn gửi proposal này
– Nêu rõ những gì bạn muốn truyền tải đến người đọc trong những phần tiếp theo
– Cung cấp cách để người chủ sự kiện có thể liên hệ với bạn
Đây là 3 thành phần cơ bản của một mẫu proposal đơn giản áp dụng cho những sự kiện có quy mô nhỏ, với những sự kiện lớn và phức tạp hơn, để khiến khách hàng ấn tượng và nghiêng về phía mình, bạn nên tóm tắt những điểm quan trọng nhất và có một bảng mục lục giúp người đọc tìm thấy các phần một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Điều này cũng làm nổi bật nên sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của bạn.
Phần 2. Đặt khách hàng làm trung tâm
Tùy theo từng sự kiện mà bạn có thể đặt tên phần này khác nhau nhưng nội dung chính thì vẫn là hướng đến khách hàng. Nếu làm phần này tốt thì đã có hơn một nửa cơ hội bản proposal của bạn sẽ được chấp nhận. Trong phần này, thứ mà khách hàng mong muốn ở đơn vị của bạn chính là “bạn có hiểu những gì họ muốn và cần”.
Thông thường trong phần hai sẽ có một số thông tin như sau:
– Mục đích chương trình
– Phân tích về khách hàng mục tiêu của khách hàng
– Các yếu tố tác động đến sản phẩm của khách hàng
– Nhu cầu mà khách hàng đang mong muốn Bạn nên nhớ, khi trình bày phần 2 này nên tập trung để làm nổi bật mục tiêu chính của bạn đó là “Những gì mà bạn có thể làm cho khách hàng của mình”.
Trong phần này, nếu có bất cứ thắc mắc gì về dự án, hãy mạnh dạn và gọi cho khách hàng, sự quan tâm của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng ghi điểm trong mắt khách hàng hơn đấy
Phần 3: Diễn tả chi tiết về những đề xuất của bạn
Sau khi đã mô tả về những gì khách hàng mong muốn trong phần hai, ở phần 3 sẽ là những đề xuất cũng như diễn tả về những đề xuất đó. Điểm quan trọng nhất của phần này chính là việc đưa ý tưởng sao cho chính xác và phù hợp.
Mục tiêu trong phần này của bạn là nêu ý tưởng và giải thích ý tưởng của bạn, cung cấp các giải pháp của bạn cho nhu cầu của khách hàng.
Phần 4: Chuyên môn kinh nghiệm của đơn vị bạn
Đây là phần cuối của một proposal, nơi bạn đưa ra tất cả các thông tin về công ty để có thể thuyết phục khách hàng rằng bạn là sự lựa chọn tốt nhất cho dự án của họ. Để làm tốt nội dung phần này, bạn cần kết hợp thật khéo léo các yếu tố lại với nhau sao cho dễ thuyết phục khách hàng nhất.
Trên đây là 4 bước để hoàn thiện một Proposal chuyên nghiệp, hy vọng những thông tin này là hữu ích với các bạn. Chúc các bạn ngày một thành công và tiến xa hơn nữa trong con đường tổ chức sự kiện này!
Mời các bạn Tham khảo một số mẫu Proposal như bên dưới để rút thêm kinh nghiệm nhé
Những Lưu Ý Khi Viết Proposal Sự Kiện
- Nghiên cứu kỹ đối tượng nhận proposal: Đảm bảo nội dung phù hợp với mối quan tâm của họ.
- Trình bày chuyên nghiệp: Dùng thiết kế đẹp mắt và dễ đọc.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Một lỗi nhỏ cũng có thể làm giảm uy tín của bạn.
- Đính kèm tài liệu bổ sung: Hình ảnh, video demo hoặc feedback từ các sự kiện trước.
FAQ: Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Viết Proposal Sự Kiện
1. Ai cần viết proposal sự kiện?
Proposal sự kiện thường do các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tổ chức sự kiện soạn thảo để thuyết phục nhà tài trợ hoặc khách hàng.
2. Một proposal sự kiện nên dài bao nhiêu?
Tùy thuộc vào mức độ chi tiết, proposal sự kiện thường dài từ 5–10 trang.
3. Làm sao để proposal nổi bật hơn?
Hãy sử dụng các công cụ trình bày chuyên nghiệp như Canva hoặc PowerPoint, và đính kèm các ví dụ thực tế, hình ảnh minh họa.
4. Tôi có thể thuê chuyên gia viết proposal không?
Nếu không có kinh nghiệm, bạn hoàn toàn có thể thuê các chuyên gia hoặc công ty tổ chức sự kiện để viết một proposal chuyên nghiệp.
Viết một proposal sự kiện không chỉ là kỹ năng mà còn là nghệ thuật thuyết phục. Một bản proposal chất lượng sẽ giúp bạn không chỉ giành được sự đồng ý của đối tác mà còn khẳng định được sự chuyên nghiệp của mình.
