Tất Tần Tật Các Loại Chi Phí Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng là một thành tố không thể xem nhẹ. Khi tiến hành tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp, nên cân nhắc kỹ hạng mục này. 

Để hạch toán chi phí một cách hiệu quả, VIETSKY sẽ cung cấp đầy đủ những gợi ý cho bạn. Từ đó, việc dự trù kinh phí hội nghị khách hàng sẽ luôn hiệu quả và hợp lý nhất. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước. Đảm bảo rằng mọi khoản chi phí được phân bổ chỉnh chu và đạt được mục tiêu đề ra.

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Đầu tiên cần cân nhắc trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là chi phí thuê địa điểm. Doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp dựa trên quy mô và mục đích của sự kiện. Những địa điểm phổ biến như phòng hội nghị, khách sạn 3-5 sao, resort, trung tâm hội nghị quốc gia.

Địa điểm tổ chức cần đảm bảo nhiều tiêu chí khác nhau. Vị trí thuận tiện cho việc di chuyển. Không gian và sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện. Hơn hết là có chỗ gửi xe an toàn cho khách mời. Chi phí thuê thường dao động từ 10-15 triệu đồng. Đây là mức chi phí cho các địa điểm thông thường. Những địa điểm cao cấp và sang trọng sẽ có chi phí cao hơn.

2. Chi phí thuê biểu diễn văn nghệ

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng tiếp theo là thuê đội biểu diễn văn nghệ. Hội nghị khách hàng thường có các tiết mục văn nghệ. Mục đích của nó là để làm nóng bầu không khí ban đầu sự kiện. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện quy mô vừa và lớn nên xem xét đầu tư vào hạng mục này. Các nghệ sĩ chuyên nghiệp có thể mang lại chất lượng cao hơn. Bởi lẽ để có thể làm được điều đó là nhờ vào trang phục và kỹ năng biểu diễn. Chi phí cho các vũ đoàn thường dao động từ 2 triệu đồng.
Nếu cần tiết kiệm, ban tổ chức có thể tận dụng các tiết mục cây nhà lá vườn. Lí do là khi tự biên tự diễn sẽ không tốn phí.

3. Chi phí thuê MC sự kiện

Thuê MC sự kiện cho hội nghị khách hàng là một điều nên làm. Việc này giúp đảm bảo thông điệp và nội dung của sự kiện được truyền tải một cách hiệu quả. MC sự kiện chuyên nghiệp là người có giọng cuốn hút và khả năng xử lý tình huống khéo léo. Họ là người có thể làm tăng tính hấp dẫn và chuyên nghiệp cho sự kiện. Nếu đội ngũ nội bộ không có người phù hợp, tốt nhất là nên thuê một MC từ bên ngoài. Điều này sẽ mang lại lợi ích lớn nhờ vào chuyên môn cao của họ. Hơn nữa, trình độ ngoại ngữ và kiến thức chuyên môn sâu rộng sẽ là lợi thế của họ.

4. Chi phí nhân viên phục vụ

Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, việc thuê MC chuyên nghiệp là cần thiết. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự phục vụ cũng không thể thiếu. Những nhân sự này không đảm nhận các trách nhiệm nặng nề. Dù vậy, vai trò của họ vẫn là chủ đạo trong việc bảo đảm sự trơn tru của sự kiện. Nhân viên phục vụ có thể đảm nhiệm đón tiếp khách mời.

Họ cũng có thể hỗ trợ sắp xếp thiết bị hậu trường. Nhân viên phục vụ có trách nhiệm phục vụ ăn uống. Họ đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm. Bộ phận nhân sự phục vụ còn giải quyết các vấn đề phát sinh. Điều này rất dễ diễn xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Do đó, đầu tư chi phí tổ chức hội nghị vào hạng mục này là điều không cần bàn cãi.

5. Chi phí nhân viên điều hành

Hạch toán chi phí tổ chức hội nghị khách hàng tiếp theo là dành cho nhân viên điều hành. Người điều phối sự kiện có trách nhiệm giám sát mọi hoạt động của sự kiện từ đầu đến cuối. Họ điều hành nhân sự để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả.

Người điều phối sự kiện phải xử lý các vấn đề khẩn cấp một cách nhanh chóng. Điều này nhằm đảm bảo sự suôn sẻ của buổi hội nghị. Đây là một vị trí đòi hỏi người nắm giữ phải có kinh nghiệm và năng lực. Vì vậy, họ phải luôn thực hiện nhiệm vụ một cách chuyên nghiệp.

6. Chi phí thuê trang thiết bị

Các hội trường cơ bản thường không có sẵn đủ trang thiết bị cho những chương trình sự kiện hội nghị khách hàng có yêu cầu cao. Vì vậy, ban tổ chức nên cân nhắc việc thuê thêm các trang thiết bị khác như hệ thống loa, âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, bút chiếu, backdrop,… để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. 

Hiện nay, nhiều công ty sự kiện cung cấp các gói dịch vụ bao gồm tất cả các thiết bị này và hơn thế nữa, để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Chi phí cho các thiết bị thường bắt đầu từ khoảng 15 triệu đồng, nhưng giá cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của từng sự kiện. Những gói dịch vụ này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo chất lượng và tính nhất quán của sự kiện.

7. Chi phí thiết kế và in ấn

Trong quá trình chuẩn bị cho hội nghị, việc sử dụng các vật phẩm quảng cáo và truyền thông như backdrop, poster, banner, cổng chào, thiệp mời,… là vô cùng quan trọng. Những hạng mục này là cơ bản và không thể thiếu cho mỗi sự kiện. 

Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện cũng như yêu cầu cụ thể của ban tổ chức, giá cả của các vật phẩm này có thể dao động. Chất liệu và mức độ chi tiết trong thiết kế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Theo ước tính, chi phí cơ bản cho việc thiết kế và in ấn các hạng mục này sẽ bắt đầu từ 10 triệu đồng.

8. Chi phí quay phim chụp ảnh

Trong bất kỳ sự kiện nào, đặc biệt là hội nghị khách hàng, quay phim và chụp ảnh là những hoạt động thiết yếu để doanh nghiệp xây dựng và quảng bá hình ảnh của mình. Khi doanh nghiệp có những hình ảnh chất lượng từ các sự kiện này, hiệu quả của các chiến dịch truyền thông sẽ tăng lên đáng kể, từ đó tạo ra những ấn tượng tích cực về thương hiệu trong mắt khách hàng. 

Chi phí cho dịch vụ quay phim thường nằm trong khoảng 3 triệu đồng, trong khi chụp ảnh có chi phí khoảng 2 triệu đồng, và các chi phí này thường được tách riêng lẻ để dễ dàng quản lý.

9. Chi phí chuẩn bị quà tặng 

Trong các hội nghị khách hàng hiện nay, doanh nghiệp thường chuẩn bị những phần quà dành cho khách mời khi họ rời khỏi sự kiện. Những món quà này thường là những vật dụng hữu ích, có tính ứng dụng cao với chi phí hợp lý, giúp doanh nghiệp thể hiện lòng tri ân và tạo ấn tượng sâu đậm cho khách mời. Những món quà này thường là sản phẩm quảng cáo của doanh nghiệp, có in logo như sổ tay, bút, mũ, túi vải,… 

Chi phí quà tặng thường phụ thuộc rất nhiều vào số lượng khách mời và hình thức quà mà doanh nghiệp lựa chọn muốn tặng. Doanh nghiệp nên dự tính trước ngân sách dành cho quà tặng, với những món quà giá trị cao, chi phí có thể lên đến hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm triệu đồng.

10. Chi phí teabreak và đãi tiệc

Trong các sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng hiện nay, teabreak đã trở thành một yếu tố không thể thiếu, giúp nâng cao trải nghiệm của khách mời trong thời gian chờ đợi. Với ngân sách hội nghị, chi phí dành cho teabreak không quá cao nếu doanh nghiệp lựa chọn các thực đơn đơn giản như hoa quả, trà và bánh.

Ngoài ra, chi phí tổ chức tiệc cũng là một phần quan trọng trong hội nghị khách hàng. Sau khi hội nghị kết thúc, các doanh nghiệp thường tổ chức tiệc tối để chiêu đãi khách mời và tạo sự kết nối, củng cố mối quan hệ. Chi phí cho một bàn tiệc thường là khoảng 4 triệu đồng, và có thể cao hơn nếu doanh nghiệp chọn những dịch vụ cao cấp.

11. Chi phí vận chuyển đi lại

Chi phí vận chuyển trong việc tổ chức hội nghị khách hàng bị ảnh hưởng bởi ba yếu tố chính là khoảng cách địa lý, số lượng khách mời và thiết bị cần vận chuyển. Khi khoảng cách địa lý dài, đưa đón số lượng khách mời lớn và thiết bị nhiều, chi phí sẽ tăng. Nếu sử dụng phương tiện vận chuyển cao cấp hoặc dịch vụ đặc biệt, chi phí cũng sẽ tăng thêm.

Dựa trên các yếu tố này, chi phí vận chuyển ước tính tối thiểu là 10 triệu đồng. Khoản chi phí này có thể bao gồm việc thuê xe buýt, xe đưa đón khách và chi phí vận chuyển, lắp đặt thiết bị hội nghị. Tuy nhiên, con số này có thể biến đổi tùy vào tình hình cụ thể. Việc dự trù và quản lý chi phí vận chuyển một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và đảm bảo sự thành công của sự kiện.

12. Chi phí thuê đơn vị tổ chức

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tự mình thực hiện và sắp xếp tươm tất mọi thứ từ đầu đến cuối cho một sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Việc tổ chức một sự kiện đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều yếu tố như kinh nghiệm dày dặn, nguồn nhân lực tháo vát, trang thiết bị tiện nghi và nhiều yếu tố khác nữa. 

Việc thuê một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện sẽ là lựa chọn hoàn hảo, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo sự thành công cao nhất cho hội nghị khách hàng. Trên thị trường hiện nay, giá thuê các đơn vị tổ chức sự kiện không có mức giá cố định, thường dao động từ 30 triệu đồng trở lên, phục thuộc vào quy mô và yêu cầu của từng sự kiện.

13. Chi phí phát sinh khác

Khi tiến hành tổ chức hội nghị khách hàng, dù cho việc lập kế hoạch chi phí đã được thực hiện cẩn thận, không thể tránh khỏi những chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Điều này có thể bao gồm các chi phí liên quan đến thiết bị kỹ thuật, thay đổi yêu cầu của khách hàng vào phút chót, hoặc các yếu tố không mong muốn như thời tiết xấu ảnh hưởng đến sự kiện. 

Để đối phó với những tình huống này, doanh nghiệp cần thiết lập một quỹ dự phòng cho các chi phí phát sinh. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể ứng phó linh hoạt và duy trì sự kiểm soát tài chính, đảm bảo rằng hội nghị sẽ diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả mà không làm phá vỡ ngân sách đã lập.