Tổng Hợp Các Vị Trí Công Việc Trong Nghề Tổ Chức Sự Kiện

Công việc trong nghề tổ chức sự kiện ngày càng phát triển và đa dạng, với từng vai trò đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của mỗi chương trình. Từ việc lên kế hoạch chi tiết và điều phối hoạt động sản xuất đến việc quản lý rủi ro và thương lượng giấy phép, các chuyên gia trong ngành này phải áp dụng các kỹ năng chuyên môn để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được tổ chức một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

1. Các loại sự kiện 

1.1. PR Event

PR Event: thông cáo báo chí, hội nghị khách hàng, và lễ khai trương. Những hoạt động này nhằm mục tiêu tạo ra sự chú ý từ công chúng và truyền thông, giúp tăng cường hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Thông cáo báo chí là công cụ hiệu quả để công bố thông tin quan trọng, trong khi hội nghị khách hàng tạo cơ hội giao lưu, xây dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng. Lễ khai trương, một sự kiện nổi bật, không chỉ giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ mới mà còn đánh dấu bước phát triển quan trọng của doanh nghiệp. Tất cả những hoạt động này đều đóng vai trò quan trọng trong chiến lược PR của doanh nghiệp, giúp tạo dựng và duy trì hình ảnh tích cực trước công chúng.

1.2. Activation Event

Activation Event: tung sản phẩm mới, tổ chức các buổi trình diễn và các sự kiện tại điểm bán. Đầu tiên là sự kiện tung sản phẩm (Product Launch Event), nơi mà sản phẩm mới được giới thiệu đến công chúng. Tiếp theo là các buổi trình diễn (Event Show), nơi các tiết mục được dàn dựng công phu để tạo ấn tượng mạnh mẽ. Cuối cùng là các sự kiện tại điểm bán (Game activities, Shopper Event), nhằm tạo ra các hoạt động tương tác và thúc đẩy mua sắm tại chỗ. Những hoạt động này không chỉ nhằm quảng bá sản phẩm mà còn tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng.

1.3. Public Event

Public event là những hoạt động và sự kiện liên quan đến cộng đồng, chẳng hạn như thiện nguyện, trao học bổng, các sự kiện mang tính vùng miền hay quốc gia. Các sự kiện này thường mang tính chất gắn kết và nâng cao tinh thần đoàn kết trong cộng đồng. Những sự kiện này không chỉ tôn vinh truyền thống văn hóa mà còn tạo cơ hội để mọi người giao lưu và hiểu biết lẫn nhau hơn. Chính vì vậy, các sự kiện cộng đồng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ xã hội.

1.4. Environment Event

Sự kiện giải trí bao gồm nhiều loại hình phong phú, trong đó có chương trình ca nhạc và gameshow. Những chương trình ca nhạc thường thu hút khán giả bằng các màn biểu diễn sôi động của các nghệ sĩ nổi tiếng, mang lại những giây phút thăng hoa và kết nối cảm xúc. Trong khi đó, gameshow tạo ra sự phấn khích và vui nhộn qua các trò chơi hấp dẫn, thử thách tài năng và sự nhanh nhạy của người tham gia. Cả hai loại sự kiện này đều mang lại niềm vui và giải trí, đồng thời tạo cơ hội cho khán giả tham gia và tương tác. Sự kết hợp này giúp ngành giải trí ngày càng đa dạng và thu hút sự quan tâm của công chúng.

1.5. Festival Event

Các sự kiện lễ hội bao gồm hội chợ, triển lãm và festival, mang đến những trải nghiệm đa dạng về văn hóa, giải trí và thương mại cho người tham gia. Hội chợ là nơi các doanh nghiệp có cơ hội trưng bày và tiếp thị sản phẩm của mình, thường mang tính chất thương mại. Triển lãm lại tập trung vào việc giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ hoặc tác phẩm nghệ thuật đến công chúng một cách chuyên nghiệp. Festival là dịp để cộng đồng hòa mình vào các hoạt động vui chơi, giải trí, và tôn vinh những giá trị văn hóa, nghệ thuật độc đáo.

1.6. Trade Marketing Event

Trade Marketing là một phần không thể thiếu trong chiến lược Marketing thương mại, tập trung vào các hoạt động như giới thiệu sản phẩm mới và tổ chức các sự kiện ký kết hợp đồng. Nó nhằm tối ưu hóa các mối quan hệ giữa nhà sản xuất, nhà phân phối và các điểm bán lẻ để thúc đẩy doanh số thông qua khuyến mãi, trưng bày và chiến dịch quảng cáo. Mục tiêu của Trade Marketing là mở rộng thị trường và tăng cường nhu cầu tiêu dùng thông qua các kênh phân phối, từ đó đẩy mạnh sự phát triển ổn định của thương hiệu trên thị trường.

2. Ban tổ chức sự kiện

Ban tổ chức sự kiện là một đội ngũ chuyên nghiệp. Họ có khả năng điều phối mọi hoạt động của sự kiện. Đảm bảo tất cả các phần trong chương trình diễn ra suôn sẻ và đúng với kế hoạch. Họ không chỉ quản lý thời gian và tiến trình mà còn xử lý những tình huống bất ngờ. Thành viên trong ekip tổ chức sự kiện sở hữu chuyên môn, kiến thức vững vàng và kỹ năng tốt. 

Họ làm việc cùng nhau để tạo ra những trải nghiệm tốt nhất cho khán giả. Đảm bảo rằng mọi chi tiết đều được chăm chút kỹ lưỡng. Từ việc thiết kế chương trình, sắp xếp logistic, đến việc tương tác với khách mời. Mỗi thành viên đều đóng góp vào thành công chung của sự kiện. Tạo nên những ấn tượng sâu sắc và hiệu quả lâu dài.

3. Các vị trí công việc trong nghề tổ chức sự kiện

3.1. Event Coordinator

Event coordinator, hay còn được biết đến là điều phối sự kiện, là vai trò quan trọng nhất trong ngành tổ chức sự kiện. Họ đảm bảo việc điều phối và quản lý nhân sự để chương trình diễn ra như kế hoạch. Event coordinator phục vụ các khách hàng như nhãn hàng, các đơn vị tổ chức sự kiện, hoặc là freelancer. Công việc của họ bao gồm tổ chức các sự kiện đa dạng như festival, hội thảo và các chiến dịch quảng cáo, với khả năng vận hành chi tiết và truyền đạt thông tin hiệu quả.

3.2. Event Planner

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong ekip, chịu trách nhiệm lựa chọn địa điểm, logistics, catering và làm việc với các bộ phận tài chính để đảm bảo chương trình hiệu quả trong ngân sách cho phép. Họ cần có kỹ năng truyền đạt thông tin, giữ bình tĩnh dưới áp lực và kỹ năng thương lượng. Ngoài ra, planner còn phải thương lượng với các cơ quan chính quyền khi xin giấy phép cho những sự kiện nhạy cảm hoặc gây tranh cãi.

3.3. Client Service Event Manager

Vị trí này đòi hỏi xử lý vấn đề chuyên nghiệp và thái độ lịch sự. Khi khách hàng tức giận, phải xử lý thấu đáo để giúp họ bình tĩnh. Kỹ năng giao tiếp tốt cần thiết để đối phó với phản hồi và phàn nàn từ khách hàng.

3.4. Event Manager

Người quản lý sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối và phối hợp các hoạt động. Điều này nhằm đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Họ lập kế hoạch chi tiết và điều phối công việc. Họ còn giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức. Đồng thời, họ hỗ trợ nhân viên tổ chức sự kiện. Vai trò của họ là lắng nghe và đưa ra các phương án giải quyết. Điều này nhằm đảm bảo sự thành công của các hoạt động trong sự kiện.

3.5. Event Assistant 

Trợ lý sự kiện đóng vai trò hỗ trợ chủ yếu so với các công việc trong nghề tổ chức sự kiện. Họ thực hiện đa số các nhiệm vụ nhỏ. Các nhiệm vụ bao gồm liên lạc với nhà thầu và các bên liên quan. Khi người quản lý sự kiện bận rộn, họ có thể quản lý nhóm nhỏ. Họ cũng chỉ đạo công việc theo kịch bản chi tiết để điều động nhân sự. Trợ lý cần nắm rõ kịch bản chi tiết. Họ phải có khả năng tổ chức và linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu của Event Manager.

3.6. Artistic Director

Người chỉ đạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện không chỉ quản lý các thiết kế sáng tạo. Họ còn phối hợp chặt chẽ với marketing và truyền thông. Nhiệm vụ của họ là tìm nguồn tài trợ và quảng bá chương trình. Họ đưa ra định hướng sự kiện cho các bộ phận khác. Các bộ phận khác tham gia vào quá trình sáng tạo. Họ phải có kỹ năng truyền đạt thông tin tốt. Họ kiểm soát công việc của các bộ phận khác. Điều này đảm bảo sự kiểm soát trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

3.7. Production Manager

Đối với các công việc trong nghề tổ chức sự kiện, production manager là vị trí rất quan trọng. Quản lý sản xuất chịu trách nhiệm phối hợp đội ngũ sản xuất. Họ chuẩn bị các phần tử cho sự kiện và giám sát toàn bộ công việc. Quản lý sản xuất bắt đầu từ chuẩn bị ban đầu đến khi hoàn tất buổi tổng duyệt kỹ thuật. Họ đồng thời phụ trách quản lý rủi ro trong sự kiện. Quản lý sản xuất đảm bảo an toàn và tiến độ làm việc. Nhờ đó, công việc được thực hiện đúng quy trình.