Những việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức lễ khai trương

Bạn đang muốn mở một cửa hàng nhưng không biết khai trương shop cần chuẩn bị những gì? Tổ chức lễ khai trương ra sao? Nếu đang thắc mắc về cách khai trương cửa hàng thành công thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây nhé, VietSky  sẽ chia sẻ tất tần tật những việc cần làm trong ngày khai trương.

Nếu cửa hàng bạn lớn hoặc cửa hàng đã có nhiều chi nhánh trước đây thì chắc hẳn sẽ có đủ ngân sách để set up một dịch vụ tổ chức khai trương bài bản. Tuy nhiên đối với các cửa hàng mới mở hoặc có quy mô nhỏ, ngân sách hạn hẹp thì việc tự chuẩn bị luôn là sự lựa chọn hàng đầu. Vậy làm sao để buổi tổ chức hiệu quả, thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng nhất? Điểm mấu chốt ở đây chính là sự chuẩn bị, chuẩn bị càng chu đáo thì buổi lễ càng thành công. Dưới đây là các danh sách công việc mà cửa hàng của bạn nên chuẩn bị.

1/ Lựa chọn ngày khai trương cửa hàng

Theo phong tục của người Việt Nam ta, trước các sự kiện trọng đại thì việc xem ngày là một việc cần thiết và dường như bắt buộc. Ngày khai trương cũng không ngoại lệ, nếu chọn được ngày đẹp phù hợp với tuổi của chủ cửa hàng thì việc kinh doanh vào thời gian tới sẽ gặp được nhiều điều thuận lợi.

Ngoài ý nghĩa tâm linh như trên thì việc xem ngày cũng quan trọng không kém khi tính đến thời điểm để bắt đầu sự kiện. Thời điểm này dựa vào nhu cầu mua sắm, công việc hiện tại và các dịp lễ khác nhau. Do đó, bạn cần phân tích thật kỹ lưỡng để tìm ra ngày tổ chức khai trương ưng ý nhất.

2/ Trang trí cửa hàng

Cửa hàng lộng lẫy trong ngày khai trương là một điểm nhấn quan trọng đối với khách mời và khách hàng. Khi trang trí, bạn có thể lựa chọn hoa, bóng bay, băng rôn để giúp cửa hạng trở nên lung linh và bắt mắt.

Ngoài ra, việc lựa chọn âm thanh và ánh sáng cũng là một yếu tố không kém phần quan trọng. Nên lựa chọn âm thanh và ánh sáng hài hòa và giúp làm nổi bật gian hàng của bạn để thu hút khách hàng từ mọi gói nhìn.

3/ Truyền thông hoàn hảo cho ngày khai trương

Dù buổi lễ khai trương có thành công đến bao nhiêu nhưng công tác truyền thông không được chú trọng thì đây cũng coi là một thất bại lớn của cửa hàng. Kênh truyền thông đạt hiệu suất cao sẽ giúp cửa hàng tiếp xúc được với khách hàng tiềm năng ngay từ những ngày đầu tiên hoạt động.

Hiện tại có nhiều kênh truyền thông khác nhau mà cửa hàng có thể áp dụng như: Phát tờ rơi, quảng cáo trên các báo, quảng cáo truyền miệng thông qua người thân, bạn bè, gia đình giới thiệu. Ngoài ra, bạn có thể truyền thông trên các mạng xã hội của cửa hàng.

Nếu cửa hàng có tiềm năng về nguồn vốn, có thể tận dụng KOLs PR, chụp ảnh, check in tại cửa hàng để thu hút thêm nhiều khách hàng và sự tin tưởng. Đây là phương pháp hàng đầu giúp cửa hàng nhanh chóng lan truyền đến thông tin của nhiều người trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển vượt bậc.

Riêng đối với các cửa hàng sử dụng facebook, youtube (các mạng xã hội hàng đầu) thì đây là hình thức giúp nhiều cửa hàng thành công nhất. Tuy nhiên nó tốn nhiều chi phí thuê người chuyên môn, chạy quảng cáo và có thời gian đầu tư thật kỹ lưỡng.

4/ Cúng khai trương cửa hàng

Cúng khai trương là một thủ tục bắt buộc giúp bạn có một khởi đầu cực kì thuận lợi. Không cần quá cầu kì, bạn có hể cúng khai trương cơ bản như sau 1 mâm cỗ đơn giản gồm:

• Hương/nhang
• Đèn/nến
• Hoa tươi
• Mâm ngũ quả
• Trầu cau
• 3 chén xôi
• 3 chén chè
• 3 chén nước
• Gạo
• Muối
• 1 bộ lễ vàng mã khai trương.

Ngoài ra, tùy thuộc vào tôn giáo mà gia đình bạn đang theo, bạn cũng có thể cúng mặn một cái  bánh chưng, giò lụa, thịt luộc, gà luộc, đầu heo hoặc phổ biến nhất là heo quay. Lưu ý sau quá trình cúng, bạn nên mời người hợp tuổi vào trước để tránh những xui rủi mà người không hợp tuổi mang lại. Tuy nhiên đây chỉ là quan điểm giân gian, bạn không cần phải quá chú trọng và lơ là các vấn đề khác.

5/ Chuẩn bị bán hàng trong ngày khai trương

Chắc chắn sẽ rất lãng phí nếu như thời điểm này bị bỏ qua. Trước ngày khai trương, bạn nên chuẩn bị thật kỹ lưỡng cho các sản phẩm mà cửa hàng bạn bày bán hiện tại hoặc thời gian sau. Các sản phẩm này không chỉ mang ý nghĩ là lần đầu ra mắt tại cửa hàng mà còn tạo sự thu hút cho khách hàng mục tiêu. Bạn cần lựa chọn những sản phẩm đẹp nhất, hot nhất và thời thượng nhất để tạo điểm nhấn.

Và một lưu ý vô cùng quan trọng, bạn hãy chuẩn bị số lượng hàng hóa đủ lớn để cửa hàng không rơi vào tình trạng thiếu hụt dẫn đến mất lòng khách hàng ngay trong lần đầu tiên.

Ngoài ra, để đạt được tính chuyên nghiệp nhất, bạn nên áp dụng một quy trình bán hàng chuẩn chỉnh ngay từ đầu như một cách thiết lập văn hóa đối với các vị khách hàng đầu tiên. Luôn chú ý vào những vật dụng nhỏ nhất như hóa đơn, túi đựng,…

Môt mẹo nhỏ là bạn hãy tham khảo cách thức làm việc của các cửa hàng có ngành nghề tương đương để học hỏi những kinh nghiệm sau thời gian dài chinh chiến của họ.

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công

Bạn đã nắm vững các bước tổ chức lễ khai trương. Tuy nhiên để có một sự kiện khai trương thành công thì như thế là chưa đủ. Bạn cần trau dồi những kinh nghiệm của những chuyên gia tổ chức khai trương và đạt được những thành tựu nhất định. Thật là may mắn, bạn sẽ được chúng tôi chia sẽ những kim nghiệm đó ngay dưới mục này.

1/ Đặt mục tiêu chi tiết

Mục tiêu rõ ràng luôn là điều tiên quyết quyết định sự thành công của cửa hàng bạn. Nếu không có mục tiêu bạn sẽ không biết khi nào là đủ và cũng không biết nên cố gắng tới mức nào. Có được con số cụ thể từ mục tiêu, bạn có thể dễ dàng dự trù được số lượng hàng hóa nhập vào, số lượng hàng hóa bán đi và dễ dàng kiểm tra được số lượng sau ngày khai trương.

Ngoài ra, việc đặt ra mục tiêu và ghi chú hợp lý cũng giúp bạn kiểm soát được số điện thoại liên hệ của các khách hàng tiềm năng và gúp cho quá trình nhận diện thương hiệu sau này trở nên tốt hơn rất nhiều.

2/ Dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị

Để giúp tránh sai sót bạn nên dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị và bằng cách là chuẩn bị sẵn sàng từ sớm. Việc chuẩn bị sớm giúp bạn chủ động được mọi việc và phòng ngừa mọi rủi ro một cách hợp lí nhất. Những thứ cần được chuẩn bị sớm bao gồm:

Liên hệ với dịch vụ tổ chức khi trương (nếu bạn thuê dịch vụ)

Chuẩn bị sớm các loại quà tặng, vật phẩm và đồ ăn đồ uống trong bữa tiệc.

3/ Sử dụng ngân sách hợp lí

Theo kinh nghiệm của các cửa hàng đã thành công trong buổi lễ khai trương và việc duy trì phát triển sau đó. Cửa hàng nên sử dụng 20% ngân khách tiếp thị của năm đầu tiên cho toàn bộ buổi lễ. Ngân sách vừa đủ cho việc tiếp thị bài bản trong buổi lễ vừa đủ cho cửa hàng đảm bảo ngân sách tiếp thị trong thời gian tiếp theo. Tuy nhiên, tùy vào tình hình thực tế mà chúng ta sử dụng ngân sách sao cho hợp lí và không được ứng dụng một cách cứng ngắt.

4/ Thu hút bằng nhiều minigame, bữa tiệc

Nếu ngày khai trương trải qua nhàm chán, không có tiệc, minigame hay thậm chí là quà tặng thì đây sẽ là một sai sót lớn cho cửa hàng của bạn. Để thu hút mọi người tham gia một cách nhiệt tình thì việc cung cấp đồ ăn, thức uống miễn phí là một cách hay nên áp dụng. Và cách làm này sẽ càng hợp lý hơn nếu cửa hàng bạn là một tiệm bánh hoặc là một nhà hàng bình dân.

Ngoài ra, để buổi lễ trai trương trở nên cuốn hút hơn thì không thể thiếu các minigame giúp nhận quà như: quay số, phi tiêu, rút thăm trúng thưởng. Hãy nghiên cứu thật kỹ đối tượng của bạn là ai và bạn nên thiết kế trò chơi phù hợp với các đối tượng đó.

Ngoài chương trình minigame, bạn có thể tặng các món quà nhỏ như bóng bay, móc khóa, thú nhồi bông có logo thương hiệu cửa hàng cũng giúp tăng khả năng lan truyền thương hiệu và cũng như là cách gây ấn tượng với khách hàng một cách sâu sắc.

5/ Giấy mời tham dự

Một tấm thiệp mời đẹp với nội dung đầy đủ, ngắn gọn và súc tích sẽ tạo được ấn tượng tốt của khách mời. Khi thiết kế thiệp mời cần lưu ý về sự độc đáo, tính nhất quán, xúc tích, cô đọng trong thiệp mời. Điều này sẽ thu hút được sự quan tâm của khách mời trước khi sự kiện diễn ra.

Chúng tôi sẽ luôn đồng hành cùng với khách hàng trong mọi khâu của buổi khai trương từ việc lên kế hoạch tổ chức cho đến khi kết thúc buổi lễ. Nếu bạn đang phân vân không biết làm thế nào hoặc cảm thấy khó để hoàn thành thì việc lựa chọn một đơn vị tổ chức khai trương cửa hàng thời trang chuyên nghiệp là điều cần thiết. Vậy thì còn chần chừ gì nữa mà không đến ngay với VietSky bằng cách truy cập website  để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất.