Tổ chức sự kiện là gì? Những kiến thức người làm nghề tổ chức sự kiện cần nắm vững.

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (tiếng Anh: event management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, lễ khởi công, lễ khánh thành … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Một số thuật ngữ và loại hình tổ chức sự kiện thông dụng:

– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí

– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm

– Event show: sự kiện trình diễn

– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festival,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Những mảng kiến thức người làm nghề tổ chức sự kiện cần nắm vững. Trong những mảng kiến thức này có 12 mảng có liên quan đến phần chuyên môn, 7 mảng phần cứng, 5 mảng phần mềm.

Đầu tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về 7 mảng phần cứng:

Khảo sát địa điểm:

==> Phải hiểu về khảo sát địa điểm, để:

Lựa chọn địa điểm phù hợp với yêu cầu tổ chức
Lên kế hoạch ngăn ngừa và phòng tránh tất cả rủi ro ngoại cảnh tác động (thời tiết: nắng – mưa – gió, mùi không khí… cho đến kiểm soát đám đông)
Lên các phương án thoát hiểm, an ninh, y tế, vệ sinh, cứu hỏa, kiểm soát dịch bệnh chi tiết nhất
Lên kịch bản chương trình phụ thuộc ít nhiều vào bố trí không gian ở địa điểm.
Lên kế hoạch sản xuất phù hợp với địa hình và bố trí không gian trong lẫn ngoài địa điểm…
Bạn phải hiểu rõ tính chất của từng sự kiện, xem sự kiện đó thích hợp tổ chức tại các không gian kín như trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn, rạp hát …. Hay là phù hợp với những địa điểm ngoài trời như: công viên, sân bóng đá, khu dã ngoại, … để tư vấn cho khách hàng cho phù hợp.
Vì là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên từ khâu khảo sát địa điểm bạn cần phải thể hiện cho khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của mình. Khảo sát phải thực hiện theo trình tự từ ngoài vào trong, và khi khảo sát phải kết hợp giữa đo đạt ghi nhận các thông số và kèm theo đó là chụp ảnh và quay phim hiện trường để làm tư liệu.
Với các địa điểm trong nhà hàng/trung tâm hội nghị … bạn cần quan tâm đến thời gian được đưa thiết bị vào setup, thời gian out thiết bị ra, cũng như nắm rõ các quy định từ địa điểm đưa ra để tránh bị phạt tiền từ địa điểm. Bạn cũng cần lưu ý hỏi kỷ về lối vào chỗ tập kết thiết bị, thang máy vận chuyển thiết bị, kích thước thang máy, kích thước chiều cao trần nhà, kích thước khu vực sảnh đón tiếp, kích thước khu vực sảnh tiệc chính, các tiện ích có sẵn tại địa điểm như âm thanh, ánh sáng, màn hình led, sân khấu, bàn ghế … ngoài ra cũng cần khảo sát cả lối thoát hiểm, nhà vệ sinh, bãi đậu xe ….
Với các địa điểm làm sự kiện ngoài trời thì cần khảo sát về mặt bằng, cơ sở hạ tầng nguồn điện, nhà vệ sinh, hệ thống che mưa, nắng ….

Âm thanh

Phải có kiến thức về âm thanh, để:
Hiểu được tầm quan trọng của âm thanh đối với tổng thể chương trình: [Mất âm thanh là mất tất cả!] Từ đó có phương án hạn chế rủi ro về âm thanh
Hiểu được cách trao đổi với nhà cung cấp để tính ra được cấu hình của hệ thống âm thanh
Hiểu được cách bố trí hệ thống âm thanh cơ bản trong 1 sự kiện và vì sao nên đem thiết bị âm thanh bên ngoài vào và khi nào dùng hệ thống âm thanh có sẵn
Hiểu được hệ thống micro và những lưu ý cần biết khi sử dụng micro…

Ánh sáng

Phải có kiến thức về ánh sáng, để:
Hiểu được tầm quan trọng của ánh sáng ảnh hưởng đến thẩm mỹ tổng thể chương trình như thế nào: bố cục – góc – hướng – màu sắc – cường độ dùng để chiếu sáng
Hiểu được công dụng của thiết bị chiếu sáng cơ bản trên sân khấu à dùng đúng loại thiết bị cho từng loại chương trình và tiết mục cụ thể
Biết được khi nào cần đem thiết bị ánh sáng bên ngoài vào, và khi nào dùng hệ thống có sẵn…

Sân khấu

Phải có kiến thức về sân khấu, để:
Hiểu được nguyên lý an toàn của việc setup sân khấu, tránh tất cả những nguy hiểm cho nhân sự
Hiểu được các bước setup sân khấu, từ đó có tương tác và hỗ trợ cũng như giám sát được việc thi công của nhà cung ứng dịch vụ setup sân khấu…

Màn hình

Phải có kiến thức về màn hình, để:
Hiểu được điểm hạn chế của setup – của hiển thị hình ảnh, từ đó biết được khi nào dùng LED screen & Projector
Tối ưu hóa hiển thị hình ảnh hoặc sử dụng màn hình như 1 công cụ thị giác bằng các ứng dụng độc đáo đa dạng của LED screen & Projector..

Hiệu ứng sân khấu

Phải có kiến thức về hiệu ứng sân khấu, để:
Sử dụng các loại hiệu ứng sân khấu sao cho hiệu quả và an toàn với diễn viên / phù hợp với từng tiết mục cụ thể
Lên kế hoạch ngăn ngừa tối đa những rủi ro và nguy hiểm cho khán giả lẫn diễn viên khi sử dụng 1 số loại hiệu ứng sân khấu…

Sản xuất

Phải có kiến thức về sản xuất, để:
Hiểu được nhà cung ứng đang thi công hệ thống chống đỡ / khung treo / neo giữ có đúng quy cách hay không
Hiểu được loại vật liệu sử dụng có đúng với tính chất hạng mục cần setup hay không
Hiểu được cách trao đổi với nhà cung ứng để tương tác & hỗ trợ họ trong quá trình setup…

Tiếp theo chúng ta tìm hiểu về 5 mảng phần mềm rất quan trọng như sau:

Concept
- Concept là gì?
- Concept sự kiện là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt toàn bộ sự kiện, từ trang trí cho đến set up dàn dựng và các hoạt động trong sự kiện. Concept chứa đựng định hướng và mục tiêu tổ chức, mang đến nhận thức cho người nhận. Có thể có nhiều idea trong cùng một concept và có link đến nhau, tạo nên một thể thống nhất cho toàn chương trình.
- Khi muốn truyền tải một thông điệp về sản phẩm thông qua sự kiện thì phải xây dựng một ấn tượng trong đầu những người tham dự hội nghị, người Tổ chức sự kiện không thể quả qua cách xây dựng Concept sự kiện và chủ đề cho sự kiện của mình.
- Concept đến từ đâu?
- Concept đến từ sự thấu hiểu người tham dự sự kiện

==> Tham khảo ngay: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp? Các bước thực hiện.

– Sự thấu hiểu người tham dự 1 cách chi tiết nhất: đặt mình vào vị trí người đến tham dự xem họ nghĩ gì, thích gì, muốn gì, cần gì?

– Từ sự thấu hiểu người tham dự, từ đó liệt kê tất cả các yếu tố liên quan đến đối tượng thưởng thức, chọn 1 cách tiếp cận phù hợp nhất.

– Từ cách tiếp cận, liệt kê chi tiết tất cả các hạng mục cho đến tận cùng. Chọn 1 yếu tố hay nhất.

Proposal

Proposal là gì?

Proposal là thứ mà không nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào hiện nay không biết đến, có thể nói proposal là thứ mang tính quyết định đến việc một đơn vị có được lựa chọn làm người tổ chức sự kiện hay không. Proposal bao gồm tất cả những thứ như thông tin sự kiện, thiết kế 2D, thiết kế 3D, đề xuất về phương án tổ chức, vận hành sự kiện, kịch bản chương trình, nhân sự thực hiện, quản lý và dự phòng rủi ro, …..mà đơn vị sẽ tổ chức sự kiện sẽ được gửi đến tay chủ đầu tư để thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của đơn vị.

Một bản proposal chất lượng hay không còn tuỳ thuộc vào kinh nghiệm của người viết proposal và team design. Ngoài ra, người trình bày proposal cũng đóng vai trò hết sức quan trọng, bởi vì nó sẽ giúp chủ đầu tư đánh giá sự chuyên nghiệp của đơn vị thực hiện thông qua phần trình bày này.

Kịch Bản

Kịch bản trong sự kiện có 3 loại: Kịch bản khung, kịch bản văn học và Kịch bản tổng thể có cả lời dẫn MC + kỹ thuật:

10.1 Kịch bản khung:

Kịch bản TUYẾN / ĐƯỜNG DÂY (sự kiện mang tính nghệ thuật)
Là kịch bản mô tả tổng quát toàn bộ tuyến, trình tự chương trình theo thứ tự tiết mục và thời gian của tiết mục, có kèm nhân sự biểu diễn – phục vụ từng tiết mục
Có thể có mô tả tổng quát cách dàn dựng của tiết mục
Có thời gian phỏng đoán của từng phần / từng tiết mục và thời lượng tổng thể của chương trình
KỊCH BẢN KHUNG nhằm mục đích cung cấp cái nhìn tổng quát cho tổng thể tất cả mọi người nắm diễn biến chính, chương trình gồm những tiết mục nào, những bộ phận không liên quan đến việc thực hiện chương trình cũng có thể hiểu khái quát chương trình (báo chí phóng viên vào hậu đài tác nghiệp, bảo vệ nắm tổng thể để dễ kiểm soát, quan chức tham dự cần nắm tổng quát chương trình, diễn viên tham gia biết tiết mục và trình tự, fan biết khi nào thần tượng xuất hiện…)

10.2 Kịch bản văn học:

Kịch bản văn học: mô tả bằng câu văn tuyến diễn biến câu chuyện dàn dựng, những điểm nhấn chính và ý đồ nghệ thuật của kịch bản

10.3 Kịch bản tổng thể có cả lời dẫn MC + kỹ thuật:

Là kịch bản chi tiết nhất, dùng để chạy chương trình, có lời dẫn chương trình của MC, mô tả chi tiết từng phần của chương trình, tương ứng với lời dẫn của MC sẽ là hoạt động nào trên sân khấu mô tả ai làm gì, với ai, lúc nào, thời lượng chi tiết của hoạt động, cần chuẩn bị gì, cần âm thanh và ánh sáng như thế nào (cần có đạo diễn chương trình để nắm rõ kịch bản kỹ thuật) à Technical Script + Detail Script + MC script.
Là kịch bản được phát triển từ kịch bản đường dây hoặc kịch bản tổng thể của chương trình. Người viết kịch bản này phải am hiểu công tác biên tập, hiểu diễn biến của chương trình, người viết kịch bản chi tiết có lời dẫn thường là:
- Biên tập viên chuyên nghiệp
- Biên tập viên cùng với đạo diễn
- MC có kiến thức về biên tập cùng với đạo diễn
- Đạo diễn có kiến thức về biên tập.
Kịch bản này thường phải có thời lượng chi tiết cho từng tiết mục (thời gian rõ ràng của từng bài hát, từng mục trong chương trình), những đạo cụ cần chuẩn bị, những ghi chú về âm thanh ánh sáng, màn hình trình chiếu
Trong kịch bản chi tiết có lời dẫn thì tên tiết mục, lời dẫn diễn biến và thời lượng cho phép từng tiết mục phải được ghi chú, note rõ ràng những diễn biến chính

* MC nên khéo léo cắt ngang để kết thúc phần giao lưu nếu quá thời lượng cho phép

Kịch bản kỹ thuật:
Là kịch bản thuần về mặt kỹ thuật
- Dành riêng cho bộ phận kỹ thuật của chương trình thực hiện
- Đạo diễn dàn dựng và các bộ phận âm thanh – ánh sáng, màn hình, hiệu ứng kỹ thuật phối hợp xây dựng kịch bản
Nội dung kịch bản kỹ thuật
- Tên tiết mục có thời lượng tương ứng
- Âm thanh? Tiết mục nào?
- Ánh sáng? Tiết mục nào?
- Nội dung màn hình trình chiếu (Data trình chiếu là gì)
- Đạo cụ – trang phục nào cần chuẩn bị?
- Tên người phụ trách

==> Để viết kịch bản tốt bạn cần:

• Có kinh nghiệm viết nhiều kịch bản & thực hiện nhiều sự kiện

• Nắm vững concept tổng thể event

• Nắm vững về tính chất và nội dung sự kiện

• Hiểu rõ yêu cầu của đối tác khi tổ chức sự kiện

• Nắm được các phần chương trình có trong sự kiện

• Nắm được các hạng mục setup chương trình có trong sự kiện

• Hiểu rõ ý đồ của đạo diễn

• Hiểu biết về phần cứng của sự kiện (âm thanh, ánh sáng, màn hình, các hiệu ứng sân khấu)

• Sáng tạo

Ngân Sách

Ngân sách hay còn gọi là bảng báo giá là phần hết sức quan trọng trong quá trình làm việc ban đầu với khách hàng, nó là cơ sở để khách hàng đưa ra quyết định chọn đơn vị thực hiện sự kiện.

Quản Trị rủi ro

[RỦI RO] xảy ra khi nào?

1. Khi bạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện [không chu đáo] – [không cẩn thận] – [sơ sài] và bỏ qua những nguy hiểm tiềm ẩn trong việc triển khai sự kiện

2. Khi bạn [thiếu kinh nghiệm] hoặc [thiếu kiến thức] trong việc:

2.1/ Lên kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện

2.2/ Điều phối khách hàng: khách hàng can thiệp sâu vào chuyên môn mà bạn không biết hóa giải

2.3/ ừ chối những loại khách hàng cần phải từ chối

2.4/ Quản lý nhân sự nội bộ bị rối

2.5/ Thiếu kiến thức về phần cứng

3. Chi phí tổ chức thấp trong khi [yêu cầu khách hàng] quá cao

4. Sự kiện [quá phức tạp] so với năng lực tổ chức của bạn: bạn có chuyên môn và kinh nghiệm, nhưng loại hình sự kiện bạn tổ chức lại quá lạ và phức tạp

5. Tổ chức tại nơi [thâm sơn cùng cốc] [xa lánh thị thành]

6. Tổ chức tại nơi có [quá nhiều nguy hiểm về ngoại cảnh tác động] mà bạn không lường hết được: tổ chức gần biển, tổ chức tại quảng trường…

7. Thực hiện sự kiện dưới sức ép lớn về [tiến độ và thời gian]

Như vậy, nhìn chung, [RỦI RO] trong tổ chức sự kiện, nói gì đi nữa đều bắt nguồn từ việc bạn… [ thiếu kinh nghiệm / thiếu kiến thức ]

Cách xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện:

1. Đối với sự kiện [đang diễn ra] mà bị sự cố, hỏng hóc, bể chương trình…, bạn muốn “chữa cháy” cần phải làm theo những điều sau:

1.1/ Tuyệt đối bình tĩnh, bình tĩnh, bình tĩnh và bình tĩnh

1.2/ Tuyệt đối không hốt hoảng, không làm lớn chuyện, không la làng

1.3/ Tuyệt đối không đổ lỗi, không trách móc, không mắng mỏ nội bộ

1.4/ Hạn chế đến mức tối đa việc lộ thông tin về sự cố bể show cho toàn bộ ekip và những người không liên quan – chỉ có nhân sự chủ chốt nắm thông tin

1.5/ Bình tĩnh và họp nhân sự nội bộ chủ chốt, rà soát từng khâu, từ đầu đến cuối, cố gắng tìm giải pháp xử lý tốt nhất có thể có trong tình huống đó

1.6/ Sự cố xảy ra thường có nguyên nhân từ 2 khâu: [kỹ thuật] và [nhân sự thực hiện, bao gồm cả người diễn] à do đó việc rà soát phải được bắt đầu từ 2 khâu này

1.7/ Tuyệt đối [không được tiết kiệm tiền] trong tình huống bể show, [biết là lỗ] nhưng khi cần, cũng [phải chi] để xử lý sự cố

1.8/ Đã bể show rồi, đã xảy ra sự cố rồi thì bạn cũng [chỉ có thể] tìm cách khắc phục tốt nhất tại thời điểm đó mà thôi àbạn [đừng kỳ vọng] chương trình sẽ êm đẹp như cũ, và bạn cần chuẩn bị tâm lý cũng như phương án để đối chất trực tiếp với khách hàng ngay sau đó!

1.9/ Nghiêm túc nhìn nhận trách nhiệm của đơn vị tổ chức với khách hàng, không tránh né hay đổ thừa trách nhiệm của đơn vị tổ chức

2. Đối với sự kiện [chưa diễn ra], bạn muốn không để xảy ra bất cứ sự cố hay rủi ro nào, bạn cần thực hiện những điều sau:

Nhớ và thực hiện quy tắc: [phòng cháy hơn chữa cháy]
Tổ chức, hoạch định và triển khai thật kỹ, rà soát từng khâu một
Liên tục cập nhật kiến thức, kinh nghiệm làm việc, học hỏi những người có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện
Dự phòng các phương án phụ
Nếu bạn quên, xem lại 4 quy tắc trên