10 bước để tổ chức sự kiện khai trương thành công cho doanh nghiệp

Sự kiện khai trương thường sẽ là một trong những sự kiện đầu tiên doanh nghiệp sẽ tổ chức khi mới bắt đầu khởi nghiệp mở công ty. Do vậy đôi lúc họ vẫn sẽ chưa có nhiều kinh nghiệm trong khâu tổ chức việc này khiến sự kiện diễn ra gặp nhiều khó khăn và trục trặc, vậy nên các doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau để có thể tổ chức sự kiện khai trương một cách hiệu quả nhất.

Lễ khai trương là gì? Khác gì soft opening?

Lễ khai trương là một trong những sự kiện hoành tráng nhất, đặc biệt khi đó là sự kiện khai trương cửa hàng hay sản phẩm mới trên thị trường. Tuy nhiên đã có nhiều trường hợp chúng ta hay bị nhầm lẫn với soft opening cũng là một sự kiện tung ra sản phẩm hay cửa hàng mới nhưng chỉ với số lượng hoặc thời gian ngắn. Vậy hãy cùng tìm hiểu và so sánh sự khác biệt giữa 2 loại hình này.

Sự kiện khai trương là gì?

Lễ khai trương hay sự kiện khai trương có thể hiểu đơn giản là sự kiện ra mắt sản phẩm hay mở cửa một cửa hàng hay dịch vụ như quán ăn, khách sạn, đại lý… một cách chính thức. Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích ăn mừng khoảnh khắc trọng đại này. Trong sự kiện thường diễn ra các hoạt động như bán sản phẩm với nhiều chương trình khuyến mãi, tặng quà cho khách tham dự, các màn trình diễn nghệ thuật…. nhằm mục đích quảng bá cho cửa hàng hoặc dịch vụ để họ sử dụng trong tương lai. Đối tượng tham gia của chương trình thường cũng rất đa dạng từ khách hàng tiềm năng, các đối tác tới các cổ đông hoặc người đứng đầu doanh nghiệp đó.

Tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Soft opening là gì?

Khác với độ hoành tráng của tiệc khai trương, soft opening thường có quy mô nhỏ hơn và là sự kiện nơi mà doanh nghiệp sẽ cho nhóm khách mời nhất định trải nghiệm thử dịch vụ hoặc sản phẩm mới của họ. Vậy theo định nghĩa đó thì soft opening có thể được hiểu là buổi chạy thử hoặc bán thử sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục tiêu của việc này là để giúp doanh nghiệp có thể kịp thời chỉnh sửa hoặc thay đổi các sai sót vào phút chót để có thể tiến tới buổi lễ khai trương chính thức của doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa lễ khai trương và soft opening

• Mục tiêu
  • Lễ khai trương: Ăn mừng cửa hàng hoặc dịch vụ chính thức đi vào hoạt động cũng như thu hút khách hàng và giới truyền thông.
  • Soft opening: Là buổi thử nghiệm hoặc trải nghiệm thử sản phẩm cho khách mời đặc biệt để giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh các sai sót trước buổi lễ chính thức
• Đối tượng
  • Lễ khai trương: Hầu như ai cũng có thể tham gia từ khách hàng tiềm năm, truyền thông, nhân viên…
  • Soft opening: Nhóm khách mời giới hạn thường do doanh nghiệp đích thân mời
• Hoạt động
  • Lễ khai trương: Gồm nhiều hoạt động khác nhau như chơi trò chơi, thưởng thức nghệ thuật, tặng quà…
  • Soft opening: Sẽ như buổi hoạt động chính thức của doanh nghiệp chủ yếu để nhận lại các phản hồi về sản phẩm hoặc dịch vụ từ khách mời.
• Thời điểm
  • Lễ khai trường: Thường sẽ diễn ra sau soft opening hoặc doanh nghiệp sẵn sàng chính thức đi vào hoạt động
  • Soft opening: Diễn ra trước sự kiện khai trương cửa hàng, giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh.

10 bước tổ chức buổi lễ khai trương thành công

1. Xác định mục tiêu và loại sự kiện

Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương thì hãy xem xét mục tiêu của buổi lễ khai trương là gì, bạn đang dự định thúc đẩy doanh số, tăng độ nhận biết cho thương hiệu hay là để thu hút sự chú ý của giới truyền thông. Bằng cách xác định được mục tiêu cụ thể điều này sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện các công đoạn còn lại và đảm bảo rằng luôn đi đúng theo mục tiêu.

Sau khi đã xác định được mục tiêu thì tiếp đến bạn có thể chọn loại hình sự kiện mà bạn nghĩ sẽ giúp đạt được mục tiêu đó. Chẳng hạn đối với việc thúc đẩy doanh số bạn có thể giảm giá cho sản phẩm hoặc tặng kèm quà, hoặc nếu như để xây dựng truyền thông hoặc thương hiệu bạn có thể tổ chức sự kiện hoành tráng bao gồm các tiết mục nghệ thuật như hát, múa lân… Việc chọn đúng loại sự kiện sẽ góp phần vào sự thành công để đạt được mục tiêu mong muốn.

2. Tính toán ngân sách

Vì đây là sự kiện khai trương nên chắc chắn một điều là bạn sẽ không có một ngân sách khổng lồ nào cả, thậm chí bạn sẽ phải chịu lỗ khi tổ chức, nên hãy xem xét kỹ lưỡng chi phí thực tế mà bạn có thể chi tiêu. Nếu như bạn gặp khó khăn trong việc này thì bạn có thể nhờ sự trợ giúp của các agency tổ chức sự kiện họ sẽ có khoảng báo giá cụ thể khi bạn đưa ra yêu cầu của mình. Ngoài ra hãy luôn nhớ là hãy để lại một khoảng chi phí dự phòng để có thể kịp thời ứng phó với các trường hợp không mong muốn.

Tổ chức lễ khai trương bài bản và chuyên nghiệp cho doanh nghệp

3. Lên timeline chi tiết

Việc tổ chức sự kiện đặc biệt là sự kiện khai trường sẽ là cả một quá trình dài từ khâu chuẩn bị tổ chức tới khi sự kiện xảy ra và sau khi kết thúc vì vậy tốt nhất để mọi thứ diễn ra thuận lợi hãy lên timeline chi tiết cho toàn bộ kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương.

Hãy xem xét các ngày lễ hay những ngày bạn nghĩ sẽ có khả năng ảnh hưởng tới việc sự kiện của bạn và tránh chúng (chẳng hạn như công ty khác tổ chức sự kiện của họ, thời tiết xấu, các ngày lễ quốc tế…).

Ngoài ra hãy lên timeline cho cả chương trình để sự kiện có thể diễn ra trơn tru mà không gặp phải vấn đề hoặc nếu có thì bạn có thể nhanh chóng khắc phục với lịch trình chi tiết.

4. Xác định đối tượng tham gia và gửi thư mời

Tiếp theo là việc xác định về đối tượng sẽ tham gia sự kiện của bạn, điều này sẽ rất dễ dàng nếu như bạn đã xác định được mục tiêu và tính chất của sự kiện ở phía trên vì mỗi sự kiện sẽ có đối tượng riêng của nó. 

Đối với loại sự kiện khai trương để tăng doanh thu thì tối tượng chính sẽ là khách hàng, họ có thể là khách hàng trung thành bạn đã có sẵn hoặc khách vãng lai những ai có tiềm năng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Còn nếu đó là sự kiện thiên về xây dựng truyền thông hoặc thương hiệu thì đối tượng chính của bạn đương nhiên se là giới truyền thông hoặc các đối tác, khi này tính chất sự kiện sẽ trang trọng và chuyên nghiệp hơn.

Việc xác định đúng đối đối tượng tham gia sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra nếu như bạn có quen biết các khách hàng hoặc đối tác quan trọng thì bạn có thể đích thân mời họ qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp để thể hiện sự trân trọng vì đã đồng hành với doanh nghiệp.

5. Chuẩn bị nhân sự

Hãy chủ động huấn luyện nhân sự của bạn trước ngày diễn ra sự kiện, bạn cũng có thể đưa ra lịch trình cụ thể để họ có thể nắm rõ làm theo, hỗ trợ khi cần hoặc chủ động giải quyết khi có vấn đề. Việc huấn luyện này sẽ cần một khoảng thời gian để họ có thể thành thạo nên tốt nhất hãy triển khai việc này càng sớm càng tốt để họ có thể nắm bắt kỹ càng và ghi nhớ.

Nếu bạn thiếu nhân sự thì có thể thuê thêm ở các bên thứ 3 như công ty tổ chức sự kiện, họ thường sẽ là các nhân tố đã có sẵn kinh nghiệm trong lĩnh vực nên việc huấn luyện sẽ không mất quá nhiều thời gian. Cuối cùng là hãy có buổi tập dợt lại cho cả nhân sự trong và ngoài doanh nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra ổn định.

6. Quyết định các hoạt động cho buổi lễ

Tùy theo tính chất sự kiện mà sẽ có các hoạt động khác nhau, hãy xen kẽ các hoạt động để góp phần tạo sự phấn khích cho sự kiện. Bạn có thể thêm một số các hoạt động như chương trình nhạc sống, hoạt động chơi trò chơi trúng thưởng, cho khách mời trải nghiệm thực tế dịch vụ hoặc sản phẩm, tour tham quan… Điều này sẽ giúp cho khách mời có được trải nghiệm thực tế và tạo ấn tượng mạnh mẽ

Buổi lễ khai trương nhộn nhịp người tham gia

7. Chọn địa điểm và lên kế hoạch tổ chức

Thường các doanh nghiệp sẽ có kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương trước cửa hàng hoặc gần doanh nghiệp của họ, nhưng đôi khi vì không gian không cho phép nên bạn sẽ phải chọn lựa địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện khai trương. Điều này sẽ phụ thuộc vào chi phí, số lượng khách mời, địa điểm thực tế, sự thuận tiện…

Sau khi đã quyết định được địa điểm và có kế hoạch thì bạn có thể tiến hành khâu tổ chức, việc này bao gồm từ các công đoạn từ dễ đến phức tạp như số lượng bàn ghế, thức ăn hoặc đồ uống phục vụ, sân khấu… Hãy triển khai việc này trước vài tháng trước khi sự kiện bắt đầu để có thể hoàn thành theo kịp tiến độ.

8. Kiểm tra lại lần cuối hoặc tổ chức buổi soft opening

Việc kiểm tra lại lần cuối vài ngày trước khi sự kiện diễn ra sẽ đảm bảo có thể kịp thời khắc phục các thiếu sót trong khâu tổ chức. Bạn có thể chủ động tới địa điểm sự kiện diễn ra để kiểm tra và trao đổi trực tiếp với team logistic xem mọi thứ đã hoặc có đang đúng được vận chuyển đúng kế hoạch không.

Nếu để có thể đảm bảo sự chắc chắn bạn có thể tổ chức một buổi soft opening như đã đề cập ở phía trên nơi mà chỉ số lượng người nhất định tham gia để trải nghiệm sản phẩm hoặc dịch vụ cũng như kiểm tra liệu xem mọi thứ đã sẵn sàng cho buổi lễ khai trương hay chưa.

9. Xây dựng truyền thông cho sự kiện

Bạn có thể làm việc này ngay từ khi doanh nghiệp của bạn vừa mới lên kế hoạch tổ chức khai trương. Tận dụng các kênh truyền thông như mạng xã hội sẽ là một cách tuyệt vời để khơi dậy sự tò mò của mọi người. Hãy chủ động tương tác với họ để giúp họ cảm thấy thích thú với sự kiện sắp tới.

Ngoài ra, trong lúc sự kiện diễn ra bạn có thể thuê các dịch vụ booking báo chí để PR cho thương hiệu hoặc sự kiện của bạn. Bạn cũng có thể tận dụng những công cụ khác như email, banner, chủ động liên hệ với giới truyền thông khu vực… để có thể tối đa hóa lượng người tham gia và sự nhận diện cả thương hiệu.

10. Lập kế hoạch dự phòng

Khi sự kiện diễn ra thì đôi lúc sẽ không tránh khỏi các vấn đề trục trặc từ nhiều phía như kỹ thuật, nhân sự, logistic… vì vậy việc thiết lập các kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn dễ dàng đối phó với chúng cũng như tránh gây hoảng loạn cho khách mời tham gia và thể hiện sự chuyên nghiệp của khâu tổ chức và doanh nghiệp.

Buổi lễ khai trường với màn trình diễn múa lân hoành tráng

Tổ chức một sự kiện khai trương thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tỉ mỉ trong từng bước. Từ việc xác định mục tiêu, tính toán ngân sách, lên kế hoạch chi tiết, đến việc xây dựng truyền thông và lập kế hoạch dự phòng, mỗi giai đoạn đều góp phần quan trọng vào thành công của sự kiện. Dù là một doanh nghiệp mới hay đã có kinh nghiệm, việc nắm vững các bước và tips tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự chú ý của khách hàng và đối tác. Với sự chuẩn bị chu đáo và tinh thần cầu thị, buổi lễ khai trương của bạn chắc chắn sẽ thành công rực rỡ, góp phần khẳng định vị thế và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.