Các lưu ý khi thuê sân khấu để chuẩn bị cho sự kiện

Khi tổ chức sự kiện thì việc thuê sân khấu là điều vô cùng quan trọng để sự kiện trông chuyên nghiệp và hoành tráng hơn. Tuy nhiên thuê sân khấu là một việc nhưng cách bố trí, lắp đặt sân khấu thì lại là cả một vấn đề khác mà không ít lần các công ty lớn nhỏ đều phải gặp khó khăn khi thực hiện. Vậy hãy để ý đến các yếu tố sau khi chuẩn bị sân khấu biểu diễn qua bài viết dưới đây.

Kích thước sân khấu và không gian

Việc xác định được tính chất của sự kiện sẽ giúp bạn có thể dễ dàng đưa ra quyết định về kích cỡ của sân khấu, đối với các sự kiện thường chỉ có diễn giả hoặc người đại diện dẫn chương trình và trao đổi mà không có các tiết mục văn nghệ hoành tráng thì một sân khấu tầm nhỏ hoặc trung thì sẽ vừa đủ để họ tự do di chuyển. Ngược lại nếu đó là các sự kiện như lễ kỷ niệm hoặc chương trình nghệ thuật thì việc sử dụng sân khấu lớn sẽ giúp họ có đủ không gian để phân bổ và thoải mái di chuyển.

Ngoài ra thì không gian trên sân khấu cũng nên thoáng đãng và không có quá nhiều vật dụng cản trở các chuyển động trên sân khấu. Cũng như lối lên xuống sẽ không có các vật dụng cản đường dễ gây vấp ngã.

Vị trí giữa sân khấu và khán đài

Sân khấu nên có vị trí trung tâm và vị trí ngồi khách mời thì song song và trực diện với sân khấu. Tránh các vị trí chéo hoặc ngồi quá xa vì sẽ khiến khán giả phía dưới khó quan sát và dễ gây mất tập trung. Ngoài ra giữa sân khấu và khán đài nên có khoảng cách nhỏ để có thể dễ dàng di chuyển qua lại nhưng việc này nên hạn chế vì sẽ làm che mất tầm nhìn của khán giả gây khó chịu.

Thi công và thiết kế sân khấu hoành tráng đa dạng sự kiện

Độ cao của sân khấu

Khi thuê sân khấu biểu diễn thì hãy đảm bảo sân khấu bạn có độ cao phù hợp để khán giả phía dưới có thể dễ dàng nhìn thấy dù họ có ngồi phía xa. Điều này có nghĩa là sân với độ cao vừa phải sẽ giúp khán giả phía dưới dù xa hay gần đều có thể dễ dàng theo dõi chương trình. Ngoài ra khi sân khấu cao thì bạn cũng sẽ cần gắn các bục để hỗ trợ cho việc di chuyển lên xuống của sân khấu và hãy nhớ độ cao của các bục không nên quá cao để tránh gây té ngã cho khách mời khi họ di chuyển

Độ bền và sức chịu của sân khấu

Tuy hiếm nhưng đã từng có những trường hợp sân khấu đã bị sập do trọng lượng của các vật dụng hay đạo cụ đặt trên sân khấu sự kiện là quá nhiều khiến sân khấu bị sập, vậy nên khi thuê sân khấu hãy kiểm tra kỹ về vấn đề này về trọng lượng mà sân khấu có thể chịu được cho tất cả các phụ kiện như thiết bị âm thanh ánh sáng, các đồ vật vật dụng trang trí, số lượng người… để đảm bảo sự an toàn cho sân khấu

Đảm bảo an toàn

Việc đảm bảo an toàn ngoài độ bền và sức chịu đựng của sân khấu ở phía trên thì còn các yếu tố sau như là chất liệu của sân khấu liệu có bền chắc không và đã được thử nghiệm dưới các điều kiện khác nhau chưa. Hay là mặt sàn có trơn trượt gây khó khăn trong việc di chuyển của mọi người hay không. Hơn thế nữa là khi có sự cố xảy ra thì bên cho thuê sân khấu sự kiện sẽ có hướng giải quyết hay hỗ trợ như thế nào, bạn nên làm rõ những vấn đề trên để có thể đối phó với mọi trường hợp có thể xảy ra.

Trang trí

Khi sử dụng sân khấu cho thuê thì họ thường sẽ không có phụ kiện trang trí sẵn hoặc nếu có thì sẽ không quá đặc sắc. Lúc này bạn có thể hỏi thêm về dịch vụ trang  trí sân khấu của họ hoặc tự mua và trang trí sân khấu theo chủ đề của sự kiện như là màu sắc, chất liệu,  các backdrop… Điều này sẽ giúp tăng tính thẩm mỹ cho sân khấu giúp gây ấn tượng cho khách mời và thể hiện sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức

Âm thanh và ánh sáng

Thường khi thuê sân khấu thì họ sẽ có đi kèm với các trang thiết bị âm thanh ánh sáng nhưng tốt nhất thì bạn vẫn nên hỏi họ trước khi sử dụng dịch vụ của bên cho thuê.

Sau đó hãy kiểm tra xem liệu số lượng âm thanh, ánh sáng đó đã đủ cho sự kiện của bạn chưa và liệu sân khấu đó có chỗ không nếu bạn thuê thêm các thiết bị âm thanh ánh sáng này. Nguồn điện để cung cấp cho các thiết bị này cũng rất quan trọng, hãy đảm bảo vị trí kết nối nguồn điện với các thiết bị sẽ không gây vướng bận cho việc di chuyển và luôn ổn định trong lúc sự kiện diễn ra.

Thiết kế sân khấu từ đơn giản đến phức tạp theo yêu cầu

Hỗ trợ lắp đặt và tháo dỡ

Khi thuê sân khấu sự kiện thì hãy ưu tiên chọn những công ty có luôn cả dịch vụ lắp đặt giúp bạn và tháo dỡ khi sự kiện hoàn tất. Điều này sẽ giúp cho khâu tổ chức diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn khi mà họ là những người có kinh nghiệm trong việc này cũng như tránh làm hư hỏng các trang thiết bị mà bạn thuê từ họ.

Điều kiện thời tiết

Nếu bạn thuê sân khấu ngoài trời thì việc thuê các loại sân khấu chịu được thời tiết khắc nghiệt hoặc chống trơn trượt là điều cực kỳ quan trọng, ngoài ra cần phải đảm bảo các thiết bị luôn được buộc hoặc cố định chắc chắn để tránh những khi gió mạnh dễ xảy ra các tai nạn không mong muốn.

Chi phí và ngân sách

Trước khi thuê sân khấu thì bạn nên xem xét vấn đề về ngân sách của công ty, nếu bạn là một startup hay công ty nhỏ thì không nên chi quá nhiều chỉ vào việc thuê sân khấu vì còn những thứ khác bạn cần phải chi tiêu cho sự kiện nên hãy lựa chọn dịch vụ cho thuê sân khấu sự kiện với giá thành hợp ngân sách của mình. Ngoài ra hãy xem xét các chi phí phụ như lắp đặt và tháo dỡ, vận chuyển trang thiết bị sân khấu nếu có

Hãy thuê sân khấu tại những công ty tổ chức sự kiện có bao gồm cả phí bảo hiểm, điều này sẽ giúp bạn không gặp rắc rối sau này khi mà vô tình có các thiệt hại hoặc tại nạn xảy ra.

Lên kế hoạch dự phòng

Các sự cố bất ngờ sẽ là điều khó có thể tránh khỏi khi tổ chức sự kiện hoặc trong lúc sự kiện diễn ra khi thuê sân khấu như là việc vận chuyển các trang thiết bị gặp sự cố hoặc chậm trễ, thiết bị gặp sự cố khi đang diễn ra…. Trong các trường hợp như thế này hãy luôn có các kế hoạch dự phòng hoặc lập một đội chuyên biệt giải quyết sự cố hay nhờ sự hỗ trợ của bên cho thuê để khắc phục sự cố một cách nhanh chóng nhất có thể.

Thiết kế sân khấu chuyên nghiệp cho sự kiện

Việc thuê sân khấu sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một không gian chuyên nghiệp và ấn tượng. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, bạn cần chú ý đến nhiều yếu tố khác nhau. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không mong muốn và tối ưu hóa không gian sự kiện. Ngoài ra, việc lựa chọn dịch vụ thuê sân khấu có hỗ trợ lắp đặt và tháo dỡ, cũng như bao gồm cả phí bảo hiểm, sẽ giúp giảm bớt gánh nặng tổ chức và đảm bảo tính chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn. Hãy nhớ luôn có kế hoạch dự phòng để đối phó với các tình huống bất ngờ, đảm bảo sự kiện diễn ra một cách trơn tru và thành công.