Cách tổ chức lễ khởi công ấn tượng và chuyên nghiệp

Việc tổ chức lễ khởi công thường sẽ trải qua nhiều công đoạn và quá trình khác nhau. Từ việc chọn ngày đẹp để tổ chức tới việc tổ chức như thế nào cho ấn tượng với khách mời tham gia, mỗi bước đều có tính quan trọng của riêng nó. Để có thể tổ chức một buổi lễ thành công trọn vẹn mà không vướng phải những trục trặc không mong muốn thì hãy xem qua hướng dẫn chi tiết trong bài viết này.

Cách tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp

Thường thì chương trình lễ khởi công sẽ không diễn ra quá lâu nhưng việc chuẩn bị và khâu tổ chức thì là cả một quá trình, dưới đây là các bước quan trọng cho quá trình này để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ:

1. Chọn ngày và thời gian thích hợp

Việc chọn ngày nghe có vẻ đơn giản nhưng đôi khi nó là nguyên nhân của mọi vấn đề, nếu chọn ngày thì sẽ rất khó để có thể biết được ngày nào là ngày hoàn hảo nhất để tổ chức sự kiện.

Tất cả là do thời tiết cùng với sự may mắn, chắc hẳn bạn đã từng gặp trường hợp dự báo sẽ không mưa nhưng khi bạn đi ra đường thì lại bị mắc kẹt ở quán ăn vì mưa mãi không ngừng phải không nào? Hoặc bạn chọn được ngày nhưng ngày đó lại bị trùng với sự kiện lân cận hoặc ngày lễ, chẳng ai muốn điều đó cả.

Vậy nên tốt nhất là nên lên kế hoạch từ sớm tốt nhất là khoảng trước 1-2 tháng để không gây xung đột với lịch trình của bạn cũng như các khách mời bạn mời tới. Còn về thời gian thì buổi sáng thường là khoảng thời gian thích hợp cho các chương trình lễ khởi công.

2. Tạo danh sách khách mời và gửi thư mời

Lễ khởi công thường là sự kiện dành riêng cho nội bộ công ty và các bên liên quan nên thường số lượng khách mời sẽ không quá đông. Thời điểm tốt nhất để gửi thư mời là khoảng 3-4 tuần trước khi sự kiện diễn ra, vì thường họ sẽ những người có chức vụ cao hoặc quan trọng nên sẽ cần được thông báo trước và sắp xếp lịch. Nếu có thể thì bạn có thể chủ động mời những người liên quan trong khu vực để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Hãy nhớ gửi thư mời tối thiểu 2 lần và với 2 phương thức khác nhau vì lần đầu họ có thể sẽ bị lỡ mất. 

Lễ khởi công tại VietSky

3. Mời MC hoặc tự xây dựng kịch bản MC

Bạn nên cân nhắc thuê MC hoặc nếu có thể tự tạo kịch bản Mc thì có thể cho một cá nhân trong công ty là người dẫn chương trình, điều này sẽ giúp sự kiện diễn ra mượt mà hơn cũng như không khí có phần tự nhiên. CEO hay người đại diện công ty có thể sẽ là người đại diện phát biểu tại buổi lễ khởi công nhưng họ sẽ không thể có mặt trên bục phát biểu mọi lúc vì họ còn phải đi giao tiếp với đối tác. Bạn cũng có thể mời các đại biểu của quận hoặc phường để tăng hợp pháp cho sự kiện. Còn nếu bạn gặp MC thì nên bàn bạc duyệt qua nội dung kịch bản trước khi chạy chính thức.

4. Mời các đối tác phát biểu

Hãy tận dụng các khách mời tham gia của bạn bằng cách mời những người có tầm ảnh hưởng quan trọng tới dự án công trình lên phát biểu. Việc này có thể diễn ra tự nhiên hoặc có thông báo trước tùy theo quy trình tổ chức. Làm việc này sẽ giúp củng cố niềm tin của các khách mời khác vào dự án cũng như nghe được chia sẻ từ góc nhìn của người phát biểu.

5. Thuê người hướng dẫn/hỗ trợ khách mời

Chẳng ai muốn cảm thấy bối rối khi tham gia một sự kiện quan trọng, nên hãy chủ động thuê hoặc cử người giúp đỡ khách mời. Họ có thể làm những việc như hướng dẫn chỗ gửi xe, chào họ từ ngoài và hướng dẫn vào ghế ngồi.

6. Mời giới truyền thông

Ngoài ra thì bạn có thể thuê dịch vụ booking báo chí để họ có thể viết bài cho sự kiện khởi công nếu muốn. Hoặc mời các nhiếp ảnh gia hoặc quay phim để ghi lại khoảnh khắc ấn tượng này. Hơn thế nữa nếu bạn có quen các đơn vị báo đài địa phương thì có thể mời họ tới tham dự mà không cần phải trả tiền.

7. Lên kế hoạch chuyên sâu

Việc chuẩn bị để thuê các trang thiết bị như âm thanh ánh sáng, bàn ghế, bục sân khấu,… thường sẽ cần được thực hiện càng sớm càng tốt để nếu có gặp các trường hợp khâu vận chuyển bị chậm trễ hay trục trặc thì vẫn có đủ thời gian để chờ đợi. 

Kiểm tra với bên xây dựng để cung cấp các trang thiết bị xây dựng như mũ bảo hộ, kính bảo hộ để đảm bảo an toàn nếu bạn hoặc khách mời ở gần khu vực công trường. Ngoài ra bạn có thể yêu cầu thêm cả xẻng để có thể chụp những bức hình chuyên nghiệp cùng với đại diện nhà thầu của công trình.

Nếu muốn bạn có thể trang trí buổi lễ bằng các vật dụng như bong bóng, băng rôn hoặc trải thảm đỏ ở lối vào và lên bục đường, điều này sẽ tạo thêm không khí sự kiện. Nếu có thể thì hãy nên cung cấp thêm thức ăn và nước uống cho khách mời.

Lễ khởi công chuyên nghiệp

8. Đích thân tới chỗ sự kiện

Việc này thường sẽ diễn ra lúc chọn địa điểm và trước khi ngày sự kiện diễn ra vài ngày. Hãy đích thân là người chọn địa điểm tổ chức lễ khởi công và đảm rằng địa điểm đó phù hợp với kế hoạch đã đề ra cũng như an toàn cho mọi người khi thực hiện buổi lễ. Trước ngày diễn ra sự kiện có thể là một tháng hoặc một tuần hãy nhớ tới và kiểm tra lần cuối để đảm bảo các bố cục và trang trí đúng theo yêu cầu.

9. Cung cấp timeline về sự kiện

Khi tham gia sự kiện thì khách mời sẽ muốn có lịch trình thời gian cụ thể về sự kiện nên việc cung cấp timeline trong thư mời hoặc trên website hoặc các trang mạng xã hội sẽ giúp họ dễ dàng quản lý thời gian hơn. Một số người có khả năng sẽ có nhiều việc vào ngày đó nhưng nếu họ biết được thời gian cụ thể khi nào sự kiện chính diễn ra thì họ có thể dành một ít thời gian để tham gia. 

10. Viết thông cáo báo chí

Công ty bạn có thể chủ động viết một bài thông cáo báo chí hoặc nếu không bạn có thể thuê các dịch vụ booking báo chí và cho họ định hướng viết bài. Nội dung của bài viết có thể là tóm tắt về sự kiện, những điểm nhấn và hãy nhớ đính kèm thêm vài tấm ảnh nổi bật. Việc này giúp bạn tăng tính truyền thông cho sự kiện và lan tỏa hình ảnh công ty cũng như dự án tới nhiều người hơn.

Các ý tưởng giúp lễ khởi công trở nên ấn tượng

1. Chú trọng vào trang trí

Nếu bạn thật sự muốn khách mời cảm thấy ấn tượng thì việc trang trí sẽ góp phần rất lớn vào việc này. Hãy chọn một chủ đề và tông màu nhất định và trang trí dựa trên đó chứ không nên phức tạp hóa nó bằng cách nhồi nhét bất cứ thứ gì mà bạn thấy bắt mắt. Bong bóng và hoa thường là hai vật dụng được sử dụng để trang trí cho các sự kiện này. Nếu có thể bạn nên thiết kế một khu có backdrop riêng biệt để bạn và khách mời có thể cùng chụp hình. Ngoài ra bạn có thể tự biến tấu và trang trí các phụ kiện như mũ bảo hộ hoặc xẻng để chúng trở nên nổi bật hơn.

2. Phục vụ đồ ăn hoặc thức uống

Nếu đó là sự kiện ngoài trời thì bạn có thể thuê đầu bếp để họ có thể nấu đồ ăn trực tiếp tại chỗ hoặc để đỡ tốn kém thì bạn có thể cung cấp quầy thức ăn đã được làm trước cho khách mời. Hoặc bạn có thể chọn phương án cung cấp thức uống với một quầy bar riêng biệt. Các sự kiện có bao gồm đồ ăn và thức uống thường có tỷ lệ người tham gia cao hơn.

3. Có khu vực đậu xe cho khách

Bạn nên tổ chức sự kiện tại những nơi mà có cho phép gửi xe. Các khách mời tham gia sẽ có những phân khúc khác nhau nên hãy đảm bảo rằng có đủ chỗ gửi xe cho cả xe máy và xe hơi. Đối với những vị khách không gửi xe thì bạn có thể cử người giúp hỗ trợ mở cửa xe và trực tiếp chào đón họ ở cửa. việc này sẽ tăng tính trang trọng và chuyên nghiệp hơn cho sự kiện.

4. Tặng quà cho khách mời

Khi khách mời tham gia lễ khởi công công trình bạn có thể gửi tặng các món quà kỷ niệm cho họ. Những món quà này có thể mang chủ đề về sự kiện như móc khóa hình cái xẻng hoặc mũ bảo hộ, mũ bảo hộ được thiết kế đặc biệt có in logo công ty, túi xách in giá trị cốt lõi của công ty… 

Tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp tại VietSky

Việc tổ chức lễ khởi công không chỉ đánh dấu bước ngoặt quan trọng của dự án mà còn là cơ hội để tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách mời và đối tác. Với các bước từ đơn giản đến chi tiết trong khâu chuẩn bị kỹ lưỡng bạn có thể đảm bảo rằng sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, việc chú trọng vào trang trí, phục vụ đồ ăn và thức uống, cung cấp khu vực đậu xe, và tặng quà cho khách mời sẽ giúp buổi lễ trở nên ấn tượng hơn. Hãy thực hiện theo các hướng dẫn trên để buổi lễ khởi công của bạn trở thành một sự kiện đáng nhớ và thành công.