Cách tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp một cách hiệu quả

Cách tổ chức hội nghị thành công là làm như thế nào? Hội nghị có lợi ích gì? Đây hẳn là những câu hỏi nảy ra trong đầu bạn khi bạn đang có dự định tổ chức sự kiện hội nghị đầu tiên cho doanh nghiệp của mình. Thường thì để tổ chức một hội nghị thành công thì sẽ cần bỏ ra rất nhiều công sức, vì vậy để buổi hội nghị có thể diễn ra một cách trọn vẹn nhất thì còn chờ gì nữa mà không xem qua hướng dẫn cách để tổ chức ngay dưới đây. 

Như thế nào là hội nghị?

Hội nghị có thể được hiểu đơn giản là một buổi sự kiện về một chủ đề nhất định nơi mà các thành viên tham gia thường chia sẻ các điểm chung nhất định về lĩnh vực nào đó. Đây là sự kiện đặc biệt để tụ họp mọi người ở khắp nơi lại với nhau để trao đổi và bàn bạc với nhau (thường sẽ phải mua vé). 

Chẳng hạn như là các hội nghị khoa học y khoa nơi mà các chuyên gia trong lĩnh vực y khoa sẽ cùng nhau tham gia và trao đổi về các chủ đề như các dữ liệu thống kê, các phát minh mới trong y học, hoặc các nghiên cứu đột phá trong việc điều trị bệnh. Ngoài ra có các hội nghi thiên về giải trí như Comic Con, một sự kiện phổ biến nơi mà các đạo diễn, diễn viên của các chương trình truyền hình nổi tiếng hoặc tác giả của những cuốn tiểu thuyết bán chạy tụ họp lại để gặp gỡ và trò chuyện với các fan hâm mộ.

Các hội nghị thường sẽ diễn ra trong vòng một ngày, tuy nhiên một số sự kiện đặc biệt như Comic Con có thể diễn ra trong vòng nhiều ngày. Cho nên hội nghị là nơi để bạn có thể gặp gỡ và kết thân với những người có cùng chung sở thích với mình. 

Hội nghị nơi mọi người gặp gỡ và trao đôi

Lợi ích của việc tổ chức hội nghị

Mỗi loại sự kiện hội nghị tùy thuộc mục đích mà có những lợi ích khác nhưng và đây là các lợi ích mà hội nghị thường mang lại: 

• Là nơi kết nối mọi người và tăng cường tính bền vững cho lĩnh vực: Hội nghị là nơi hoàn hảo để mọi người có thể trao đổi thông tin liên lạc với nhau, gặp gỡ các nhà lãnh đạo hàng đầu trong lĩnh vực, thảo luận về các chủ đề mà họ quen thuộc. Nơi mà mọi người ở bất cứ đâu trên thế giới đều có thể tham gia và xây dựng cho riêng mình những mối quan hệ sâu rộng dựa trên những sở thích chung..

• Cho phép doanh nghiệp quảng bá bản thân: Khi tham gia sự kiện ngoài việc xây dựng mối quan hệ, họ cũng sẽ được phép quảng bá doanh nghiệp thông qua các sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ trưng bày hoặc trình bày tại đây. Vì đây là nơi tập trung những người có chung tầm nhìn nên tỷ lệ thành công trong việc kiếm được đối tác, hoặc sự ủng hộ từ khách hàng sẽ cao hơn. 

• Là cơ hội tiếp thu và học hỏi: Vì cùng chung một lĩnh vực nên những người tham gia thường sẽ nhiệt huyết hơn khi thảo luận về các chủ đề, bạn có thể lắng nghe và tiếp thu các kiến thức này để tích lũy kinh nghiệm cho bản thân hoặc tạo ra những thay đổi dựa trên các gợi ý mà họ đưa ra. Những thay đổi này có thể là những chính sách, chế độ hoặc các ý tưởng mới táo bạo, bạn chắc chắn sẽ nhận được nhiều hơn là mất khi tham gia các buổi hội nghị.

Cách thức tổ chức hội nghỉ thành công

Cách tổ chức hội nghị thường sẽ rất đa dạng và tùy thuộc vào tính chất và loại hình của sự kiện đó, chẳng hạn như hội nghị khách hàng thì khách hàng tham gia sẽ là nhân vật chủ yếu, nhưng đối với các sự kiện như Comic Con ở trên thì thường các người nổi tiếng sẽ là điểm nhấn của sự kiện. Nhưng thường việc tổ chức hội nghị khách hàng hay bất phần lớn các hội nghị khác sẽ theo những bước sau:

Xác định mục tiêu

Khi làm bất cứ việc gì thì việc xác định mục tiêu là cực kỳ quan trong, vậy mục tiêu của hội nghị bạn dự định tổ chức là gì? Nếu như đó là hội nghị khách hàng thì thường mục tiêu sẽ là để quảng bá sản phẩm cho khách cả cũ và mới hay là đưa ra những chương trình khuyến mãi cho họ. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn quyết định các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi hội nghị đó.

Chọn chủ đề

Một chủ đề thú vị và độc đáo sẽ giúp cho hội nghị của trở nên hấp dẫn và nhận được nhiều sự tham gia hơn. Ngoài ra việc có chủ đề nhất định sẽ giúp sự kiện trông mới mẻ và không bị trùng lặp nếu như bạn thường xuyên tổ chức hội nghị.

Đo lường chi phí

Đây là vấn đề nên được xác định từ sớm và cách tổ chức hội nghị của bạn sẽ quyết định chi phí cho sự kiện đó. Nếu như bạn có dữ liệu từ các đợt sự kiện hội nghị trước thì bạn có thể dựa vào đó để xác định giá vé và số lượng cho sự kiện sắp tới cũng như chi phí sẽ phải bỏ ra để không gây lỗ.

Lựa chọn địa điểm

Việc chọn địa điểm luôn là yếu tố quan trọng khi tổ chức bất cứ sự kiện nào. Nếu đã từng tổ chức hội nghị thì bạn có thể tiếp tục sử dụng địa điểm đó, còn không bạn có thể chọn địa điểm dựa trên các tiêu chí như số lượng người tham gia, dễ dàng di chuyển tới, chi phí…

Tổ chức hội nghị chuyên nghiệp và nhanh chóng

Lên lịch trình

Hãy lên timeline kỹ càng cho sự kiện như là khi nào bắt đầu, có chương trình gì đặc biệt, mấy giờ kết thúc, vì đây là hội nghị nên hãy dành phần lớn thời gian cho cho mọi người tự do đi khám phá vào trò chuyện.

Cung cấp các dịch vụ cộng thêm

Để một sự kiện có thể thành công hoặc gây ấn tượng thì đồ ăn là yếu tố không thể thiếu, đặc biệt khi đó là hội nghị. Bạn có thể chủ động hợp tác với các nhà hàng địa phương để họ có thể dựng quầy bán tại sự kiện. Bạn cũng có cung cấp dịch vụ vận chuyển nếu những người tham gia không có phương tiện vận chuyển.

Mời khách mời đặc biệt

Khách mời này có thể là người nổi tiếng nếu đó là sự kiện giải trí hoặc là một trong những leader, CEO của những công ty lớn nếu đó là sự kiện trang trọng

Kết nối với cách nhà tài trợ

Bạn có thể chủ động liên hệ với các nhà sự kiện từ các công ty kinh doanh trong lĩnh vực tương tự. Việc có được sự trợ giúp của nhà tài trợ sẽ phần nào gánh bớt chi phí cho buổi hội nghị. Hãy nhớ nêu ra những lợi ích mà họ sẽ được hưởng khi trở thành nhà tài trợ cho bạn.

Thuê thêm nguồn nhân lực bên ngoài

Để chủ trì và tổ chức một sự kiện hội nghị lớn thì đôi khi chỉ với nguồn lực trong công ty là không đủ. Lúc này bạn có thể thuê thêm các nhân viên sự kiện hoặc nếu có tình nguyện viên thì họ có thể nhờ họ giúp đỡ đổi lại với một số lợi ích.

Xây dựng chiến dịch marketing cho sự kiện

Sự kiện nào cũng cần marketing, cũng cần giới truyền thông. Việc marketing cho hội nghị sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu trong số lượng vé bán ra cũng như tạo danh tiếng cho cả những hội nghị sau này. Việc marketing nên được thực hiện trước và cả sau buổi hội nghị, sau khi sự kiện kết thúc bạn có thể thuê các công ty chuyên về book báo chí để viết các bài báo về sự kiện hoặc bạn có thể mời họ tham gia trước đó và viết bài sau.

Chạy thử nghiệm

Để ngày diễn ra sự kiện có thể diễn ra trơn tru không trục trặc thì tốt nhất là bạn nên chạy thử trước vài ngày. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra những lỗi hay vấn đề bị khuất mà mắt thường không thấy được và có thể kịp thời khắc phục.

Hội nghị với các màn trinh diễn nghệ thật đặc sắc

Bằng việc theo sát cách tổ chức hội nghị nêu trên bạn sẽ có thể tổ chức một hội nghị đáng nhớ. Tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết. Một hội nghị thành công không chỉ giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu và sản phẩm mà còn tạo cơ hội kết nối, học hỏi và mở rộng mạng lưới quan hệ. Với những bước chuẩn bị này, bạn chắc chắn sẽ tổ chức được một hội nghị doanh nghiệp thành công và ấn tượng.