Check list những việc quan trọng trước khi bắt tay vào tổ chức sự kiện

Bạn cần hiểu rõ mình sắp làm sự kiện gì cho công ty, tính chất của sự kiện, tầm quan trọng của sự kiện để có sự chẩn bị cho phù hợp.

Tất cả mọi sự kiện nhìn chung đều đóng một vai trò quan trọng nhất đinh, dù là sự kiện nhỏ hay lớn thì cũng đòi hỏi một sự chuẩn bị chỉnh chu. Đối với những sự kiện thiên về sự long trọng và trang nghiêm thì cần thiết giảm đi tính giải trí và ngược lại.

Bên cạnh đó, bộ phận tổ chức sự kiện cần xác định rõ mục đích và mục tiêu cần đạt của buổi tổ chức. Các bạn cần xác định mục đích của sự kiện như: ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo,… để có sự chuẩn bị và lên ý tưởng thực hiện. Ngoài ra, các bạn cũng cần xác định những mục tiêu cần đạt như: gia tăng doanh số, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ,…

Tổ chức sự kiện gì?

Tổ chức sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt thông tin xác định nào đó, nhằm hướng tới mục tiêu cần đạt.

Tổ chức sự kiện là việc diễn ra, từ khi hình thành ý tưởng đến khi kết thúc một sự kiện. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, tổ chức và thi công. Tổ chức sự kiện là hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau: văn hóa, văn nghệ, thể thao, thương mại, tiệc cưới,… Tất cả đều hướng tới mục đích truyền tải những thông điệp mang ý nghĩa nhất định.

Thời gian tổ chức

Đối với những sự kiện liên quan đến ngày lễ thì thời gian tổ chức thường được tổ chức trước vài ngày hoặc đúng vào ngày lễ. Trường hợp các sự kiện mang tính phát sinh như như tổ chức du lịch, hội nghị khách hàng, tổ chức khai trương, gala dinner,…thì việc lựa chọn thời gian phụ thuộc vào yếu tố thuận lợi, có thể lựa chọn ngày phù hợp với yêu cầu của sự kiện đó.

Số lượng khách tham dự, thành phần tham dự

Nhìn chung, số lượng khách tham dự chia làm 2 loại: khách chủ động và khách chủ động. Khách chủ động là nguồn khách chắc chắn sẽ tham gia sự kiện, khách chủ động có thể là những khách hàng công chúng, thường xuất hiện nhiều ở các sự kiện quảng cáo, lễ khai trương, ra mắt sản phẩm. Do đó, các bạn cần phải xác định lượng khách mời cơ bản và loại sự kiện sẽ tổ chức để lựa chọn địa điểm phù hợp cũng như có mức chi phí hợp lý.

Địa điểm tổ chức và ngân sách dự kiến

Địa điểm tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào lượng khách mời cũng như nhiều yếu tố khách quan khác. Địa điểm có thể được tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Việc lựa chọn địa điểm cũng phụ thuộc vào ngân sách cho phép, tùy vào lượng chi phí khác nhau sẽ có sự lựa chọn phù hợp.

Ngân sách dự kiến góp phần quyết định địa điểm tổ chức, cách thức tổ chức, kịch bản tổ chức và các vấn đề liên quan khác. Việc xây dựng ngân sách hợp lí sẽ tránh được tình trạng lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất cho ngân sách bỏ ra.

Các công việc liên quan khác

Thiết kế các ấn phẩm: thư mời, Layout sự kiện, phối cảnh bố trí, backdrop, standy, băng rôn, quà tặng. Việc sử dụng và lựa chọn những ấn phẩm phù hợp sẽ tạo nên sự đẳng cấp, sang trọng và chuyên nghiệp. Đồng thời mang đến cảm giác thoải mái, dễ chịu, vui vẻ,…

Thuê các trang thiết bị cần thiết cho việc tổ chức sự kiện: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình led, bàn ghế, nhà bạt, thảm đỏ, cổng chào,… Trong các khâu tổ chức sự kiện, việc lựa chọn trang thiết bị là một trong những yếu tố rất cần thiết, nếu xảy ra sai sót, chương trình rất có thể sẽ bị trì hoãn. Chính vì thế, đội ngũ nhân viên của công ty cần phải hết sức lưu ý vấn đề này.

Thuê nhân sự hỗ trợ thực hiện chương trình: MC, PG, Ca sỹ, vũ đoàn, ban nhạc, múa lân sư rồng, chụp hình, quay phim, ảo thuật, xiếc,… Trong đó MC sẽ thực hiện nhiệm vụ dẫn chương trình, PG sẽ là những người chào đón, hướng dẫn cho khách mới. Các nhân sự còn lại sẽ thực hiện khả năng chuyên môn của mình nhằm tạo nên sự thành công cho sự kiện.

Nếu bạn thấy quá khó khăn trong quá trình thực hiện tổ chức, đừng ngần ngại, hãy bạn liên hệ cho chúng tôi – công ty tổ chức sự kiện Vietsky. Với đội ngũ nhân viên và chuyên viên dày dặn kinh nghiệm, làm việc chuyên nghiệp; chúng tôi sẽ giúp các bạn vạch ra những kế hoạch cụ thể để buổi tổ chức sự kiện của quý công ty được diễn ra thành công rực rỡ.