Làm thế nào để tổ chức một sự kiện chỉnh chu, hoành tráng mà không xảy ra sự cố

Khi tổ chức sự kiện, những sự cố rủi ro là điều không ai mong muốn xảy ra, thế nhưng chúng ta không thể tránh khỏi những sự cố này. Do đó, thay vì hi vọng sự cố không xảy ra để buổi tổ chức sự kiện được diễn ra chỉnh chu, hoành tráng thì chúng ta nên thực hiện công tác chuẩn bị chi tiết và kĩ lưỡng để ngăn chặn cũng như kịp thời xử lí những sự cố xuất hiện bất ngờ trong buổi tổ chức sự kiện.

Làm thế nào để tổ chức một sự kiện chỉnh chu, hoành tráng?

Lên ý tưởng

Ý tưởng được coi là linh hồn của buổi tổ chức sự kiện, sáng tạo và đưa ra những ý tưởng mới mẻ, độc đáo sẽ giúp tạo nên sự hấp dẫn của buổi tổ chức sự kiện. Ý tưởng phần nào quyết định đến sự thành công của sự kiện, một sự kiện được tổ chức thành công sẽ ảnh hưởng đến thương hiệu, sự phát triển của công ty. Chính vì vậy, ngay từ khi bắt đầu thực hiện công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện, mỗi cá nhân, tập thể cần phải vạch ra những ý tưởng độc đáo, sáng tạo, khả thi, đáp ứng nhu cầu mà sự kiện muốn hướng đến.

Đặt mục tiêu, xác định mục đích

Việc xác định mục tiêu tổ chức sự kiện ngay từ đầu sẽ giúp các bạn tập trung vào kết quả mong muốn đạt được một cách cụ thể và rõ ràng hơn. Đồng thời, việc xác định mục tiêu sẽ giúp buổi tổ chức sự kiện đi đúng hướng, giúp thuận lợi trong công tác chuẩn bị cũng như những đánh giá cần thiết về sự kiện.

Mục tiêu cũng chính là đích đến mà người làm sự kiện mong muốn đạt được, đó cũng chính là động lực thúc đẩy sự cố gắng cho toàn bộ ban tổ chức, đội ngũ nhân viên, chuyên viên tổ chức sự kiện.

Sắp xếp kế hoạch

Một bản kế hoạch chi tiết là chưa đủ, bạn cần chú ý thời gian, công tác chuẩn bị và thực hiện bản kế hoạch đó. Bản kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng thì càng dễ dàng cho việc chuẩn bị.

Bạn cần xác định những công việc cần thực hiện theo lần lượt trước sau, trước khi tổ chức sự kiện, ngày tổ chức sự kiện, sau sự kiện. Bạn sẽ làm những công việc gì, bạn phải chuẩn bị những yếu tố nào, bạn phải đánh giá, xác định mục đích, hướng đến mục tiêu gì? Đó những câu hỏi bạn cần phải trả lời cho bản kế hoạch của mình.

Dự trù ngân sách

Để dự đoán ngân sách chi tiết cho một sự kiện, các bạn cần phải năm rõ nội dung trong bản kế hoạch đã chuẩn bị trước đó. Đồng thời, các bạn cần tính toán kĩ lưỡng liệu chi phí bỏ ra có đủ để đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện cũng như sinh ra lợi nhuận cho công ty. Về cơ bản, các bạn cần dự trù những chi phí sau:

• Chi phí sản xuất
• Chi phí nhân sự
• Chi phí ý tưởng
• Chi phí cho thiết bị, trang trí, âm thanh, ánh sáng
• Chi phí marketing, PG

Ngoài ra, các bạn cần phải dự trù kinh phí phát sinh cho những rủi ro. Sự kiện có nhiều hàng mục, chí phí sẽ càng cao, điều đó đồng nghĩa khả năng phát sinh chi phí càng cao. Hơn thế nữa, trong bất kì sự kiện nào rủi ro cũng có thể xảy ra, cho nên các bạn cần chuẩn bị ngân sách để kịp thời xử lý những xảy cố xảy ra trong buổi tổ chức sự kiện.

Xác định ngày giờ, tìm địa điểm tổ chức sự kiện

Một trong những yếu tố tạo nên sự thành công của buổi tổ chức sự kiện đó chính là việc xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với người phương Đông nói chung và người Việt Nam nói riêng, việc xác định ngày giờ thường dựa vào yếu tố Hoàng Đạo.

Tuy nhiên đối các sự kiện mang tính chất quảng cáo, lễ tiệc thì các công ty, doanh nghiệp nên cố gắng tổ chức vào thứ 7, chủ nhật. Đây là khoảng thời gian mà đa số mọi người đều rảnh rỗi, do đó sự kiện được tổ chức sẽ thu hút được nhiều khách mời tham gia cũng như giúp phần tạo nên cảm giác thư giãn, thú vị và thoải mái cho khách hàng ngày cuối tuần.

Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công mà không xảy ra sự cố?

Một vài sự cố có thể xảy ra:

• Có tình trạng người lạ xâm nhập, trộm cắp
• Sự cố về ý thức: gây ra hỗn loạn, chửi bới, đánh nhau,…
• Sự cố về y tế
• Sự cố về nhân sự: thiếu nhân sự
• Sự cố về trang trí, ấn phẩm, thiết bị
• Có thể xảy ra cháy nổ
• Sự cố về thời tiết (nếu tổ chức ngoài trời): mưa, gió, bão,…
• Sự cố về giấy tờ, thủ tục
• Sự cố về tài chính
• Sự cố về địa điểm

Biện pháp đề phòng những sự cố:

• Kiểm tra sự an toàn của địa điểm tổ chức
• Chuẩn bị xe cứu thương cho trường hợp khẩn cấp
• Dành một phòng riêng để sơ cứu, cấp cứu khi cần thiết
• Quan sát những đối tượng khả nghi, theo dõi và báo cáo xử lý nếu đối tượng có hành vi sai trái
• Trang bị bình chữa cháy, máy phát điện sử dụng khi cần thiết
• Sử dụng những thiết bị có nguồn gốc rõ ràng, bảo đảm chất lượng

Đó là một số những sự cố và cách phòng tránh sự cố cơ bản cho ngày tổ chức sự kiện. Trong thực tế, những sự cố có thể xảy đến bất ngờ và ta không kịp thời có phương án dự trù cho sự cố ấy. Vì thế, đầu óc thông minh và sự nhạy bén của đội ngũ tổ chức sự kiện ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công của sự kiện. Trong tình huống thực tế, các bạn cần phải suy nghĩ và đưa ra hướng giải quyết những cố kịp thời, mang đến một buổi sự kiện chỉnh chu, hoành tráng, thành công.