Phương pháp quản trị rủi ro hiệu quả trong tổ chức sự kiện

MỤC LỤC  

Đối với các công ty, doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện ngày càng trở nên phổ biến hơn. Việc tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đáp ứng những nhu cầu cần thiết của quý khách hàng. Điều đó đòi hỏi khâu tổ chức sự kiện phải càng ngày sáng tạo, mới mẻ và chuyên nghiệp hơn. Đó cũng là lý do mà việc quản trị rủi ro trong việc tổ chức sự kiện cũng ngày càng cấp thiết. Trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ một vài rủi ro có thể xảy ra để các bạn lưu ý và phòng tránh.

Một số những rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Rủi ro trong lập kế hoạch:

Những sự kiện khác nhau sẽ hướng tới những mục tiêu khác nhau, vì thế cách thiết kế và bài trí không gian cần được lựa chọn phù hợp. Nếu trang trí một buổi sự kiện cần sự trang nghiêm sang hơi hướng hài hước, sôi nổi sẽ đánh mất giá trị cần hướng tới của sự kiện.

Cơ cấu nhân lực cũng có thể xảy ra những rủi ro, các bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ nguồn nhân lực phục vụ cho buổi tổ chức sự kiện. Nếu thiếu nhân lực, buổi sự kiện sẽ không thể diễn ra hoàn hảo, nếu quá dư nhân lực sẽ là lãng phí ngân sách chi trả. Chính vì vậy, các bạn cần phải lập kế hoạch chi tiết và kĩ lưỡng để hạn chế những rủi ro.

Rủi ro trong hoạch định ngân sách: nếu hoạch định ngân sách thấp hơn thực tế thì khi chạy sự kiện sẽ không có ngân sách bù vào, nếu quá cao so với thực tế sẽ làm tăng chi phí, giảm bớt lợi nhuận cho công ty.

Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: nhân viên của công ty cần phải gọi điện nhắc nhở, thông báo ngày giờ cụ thể, chính xác cho quý khách hàng và đối tác. Việc khách hàng quên dự buổi sự kiện sẽ phần nào ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.

Rủi ro trong việc quyết định địa điểm tổ chức sự kiện: trước khi chuẩn bị không gian sự kiện, các bạn cần phải tìm hiểu mục đích, mục tiêu, số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu các bạn lựa chọn không gian quá chật, quá hẹp hoặc lựa chọn tổ chức ngoài trời trong khi điều kiện thời tiết không mấy khả quan sẽ ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện.

Rủi ro trong việc chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong sự kiện: những tình huống mất điện, thiếu ghế, micro, ánh sáng, âm thanh,…gặp sự cố sẽ làm cho quý khách hàng không hài lòng. Họ sẽ cảm thấy công ty làm việc thiếu chu đáo, từ đó ảnh hương tiêu cực đến hình của công ty.

Rủi ro từ các yếu tố môi trường: môi trường thiên nhiên (mưa, gió, bão…), môi trường văn hóa (đánh nhau, chửi nhau, say xỉn quậy phá…), môi trường chính trị, pháp luật (thiếu giấy tờ, thủ tục liên quan). Đây được coi là một trong những sự cố rất bất ngờ, điều đó đòi hỏi ban tổ chức cần phải chuẩn bị những vật dụng cần thiết như ô dù, màn che, di chuyển khách mời đến vị trí an toàn. Nhìn chung, ban quản trị sự kiện có cách xử lý nhạy bén, thông minh phù hợp với từng hoàn cảnh khác nhau.

Một số phương pháp quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

Kiểm tra sự an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện

Trong thực tế những rủi ro về địa điểm tổ chức sự kiện có thể xảy ra, ngoài những gì đã phân tích ở trên, địa điểm tổ chức cũng có thể xảy ra hỏa hoạn, ngất xỉu, bị thương,… Vì thế ban quản trị cần phải chuẩn bị đầy đủ nhân lực y tế, phòng cấp cứu cơ bản, xe cứu thương dùng trong trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra, các khu vực có nguy cơ tìm ẩn nguy hiểm cần được đóng kín.

Quan sát phản ứng của người tham gia sự kiện

Trong bất cứ buổi tổ chức buổi sự kiện nào cũng có thể xảy ra những rủi ro về hành vi nhận thức, đội ngũ chuyên viên cần phải quan sát kĩ lưỡng, phân tích tình hình và đưa ra cách xử lý kịp thời. (ví du: những người gây gỗ đánh nhau, sự dụng chất kích thích nguy hiểm sẽ bị mời ra ngoài và chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự).

Thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình tổ chức sự kiện

Để đảm bảo sự an toàn cho buổi tổ chức sự kiện, ban quản lý sự kiện cần phải thực hiện đầy đủ các quy trình tổ chức sự kiện. Việc làm theo quy trình, sẽ giúp các bạn nhanh chóng tìm ra những rủi ro tiềm ẩn và kịp thời đề ra phương án giải quyết. Về cơ bản, các bạn phải thực hiện những công việc sau:

• Vệ sinh khu vực sự kiện
• Khoanh vùng các khu vực hạn chế người tham dự ra vào
• Công tác chuẩn bị tiếp khách
• Thông tin liên lạc trong sự kiện
• Quà tặng hoặc ăn uống
• Tặng thưởng và gây quỹ

Phỏng vấn nhân sự

Phỏng vấn nhân sự được coi là một bước rất quan trọng trong khâu tổ chức sự kiện nhằm quản lí những rủi ro. Ban tổ chức cần tìm được nguồn nhân lực có kinh nghiệm làm việc trong các sự kiện, đồng thời đưa ra những câu hỏi dự trù sự cố xảy ra để xem cách trả lời của họ. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực cần phải đảm bảo sức khỏe và nắm được những kĩ năng cần thiết. Để hạn chế rủi ro, những người đáp ứng đứng yêu cầu của công ty mới được lựa chọn.

Trên đây là một vài rủi ro và phương pháp phòng tránh mà chúng tôi chia sẻ đến các bạn. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn có phương pháp quản trị rủi ro hiệu quả trong tổ chức sự kiện.