Lưu Ý Quan Trọng Cần Biết Khi Tổ Chức Tiệc Tất Niên Ngoài Trời

Quyết định tổ chức tiệc tất niên ngoài trời liệu có phù hợp? Bạn cần được giải đáp cho việc có nên tổ chức tiệc tất niên ngoài trời hay không? Liệu điều này có phù hợp với công tác tổ chức hay sự thành công của bữa tiệc hay không? 

Bạn cần xem xét kỹ lưỡng nhiều yếu tố khác nhau. Kiểm kê số lượng người tham gia. Xây dựng nội dung kịch bản chương trình. Lựa chọn nên tổ chức các hoạt động trò chơi nào. Chi phí đầu tư và điều kiện thời tiết cũng nên được chú trọng.

Hãy cùng VIETSKY tìm hiểu tất tần tật về những lưu ý quan trọng cần biết khi tổ chức tiệc tất niên ngoài trời trong bài viết này các bạn nhé!

1. Tổ chức tiệc tất niên là gì?

Tiệc tất niên là một sự kiện thường niên luôn được mong chờ. Sự kiện này được tổ chức vào cuối năm có ý nghĩa vô cùng cao đẹp. Mục đích là để tổng kết, đánh giá và kỷ niệm những thành tựu của một năm đã qua. Đây là dịp để các công ty, tổ chức, gia đình hoặc nhóm bạn bè tụ họp. Họ cùng nhau chia sẻ những kỷ niệm và thành tựu đạt được trong năm.

Tiệc tất niên là cơ hội để mọi người nhìn lại những gì đã làm được. Nó còn để tri ân, cảm ơn sự nỗ lực và đóng góp vào sự thành công của tổ chức. Những đóng góp to lớn này chính là nhờ các thành viên năng nổ trong tập thể. Sự kiện này thường được tổ chức cùng với những hoạt động giải trí lý thú và năng động. Các hoạt động có thể bao gồm phát biểu trang trọng, trao thưởng hậu hĩnh, các bữa ăn thịnh soạn. Điều này tạo nên không khí vui tươi và đầm ấm trước khi chào đón năm mới.

2. Quyết định tổ chức tiệc tất niên ngoài trời liệu có phù hợp?

Khúc mắc ở đây là nên chọn tổ chức tiệc tất niên ngoài trời hay trong nhà hàng? Nhiều người thường có thiện cảm hơn với việc tổ chức ngoài trời. Tuy nhiên, quyết định này không chỉ phụ thuộc vào sở thích cá nhân. Nó còn bị ảnh hưởng bởi hoàn cảnh cụ thể của đơn vị, doanh nghiệp và các yếu tố khác.

Để giải đáp việc có nên tổ chức tiệc tất niên ngoài trời hay không, bạn cần xem xét kỹ lưỡng. Các yếu tố cần xem xét bao gồm số lượng người tham gia, kịch bản chương trình và các hoạt động trò chơi. Bạn cũng cần quan tâm đến chi phí đầu tư cho buổi lễ. Cuối cùng, điều kiện thời tiết vào thời điểm diễn ra sự kiện cũng rất quan trọng.

Từ việc cân nhắc và đánh giá những yếu tố này, rất nhanh sẽ có được câu trả lời. Mỗi công ty hoặc doanh nghiệp lại đưa ra lựa chọn khác nhau với hoàn cảnh và điều kiện riêng.

3. Lợi thế của việc tổ chức tiệc cuối năm ngoài trời

3.1. Rộng rãi và thoáng mát

Các buổi lễ tiệc ngoài trời có một ưu thế nổi bật. Đó chính là không gian rộng lớn. Không gian này mang đến không khí tự do và thoáng đãng cho mọi người tham gia. Khi tổ chức tiệc cuối năm ở ngoài trời, khách mời sẽ được tận hưởng không gian mở rộng rãi. Không gian này không bị giới hạn bởi bốn bức tường như trong nhà. Những dư vị đầu tiên mà mỗi mọi người nếm trải được chính là sự tự do. Đó là cảm giác dễ chịu và thoải mái.

Ngoài ra, cảnh vật thiên nhiên xung quanh mê hoặc lòng người. Vẻ đẹp thanh tao khiến du khách không khỏi hòa mình chiêm ngưỡng. Cây cối xanh mát, bầu trời thoáng đãng và không khí trong lành. Những yếu tố này sẽ góp phần tăng thêm sự thư giãn và thú vị cho buổi tiệc. Khung cảnh thiên nhiên này còn tạo ra một môi trường lý tưởng để thư giãn tinh thần. Điều này giúp mọi người quên đi những căng thẳng và mệt mỏi của công việc hàng ngày.

Buổi tiệc ngoài trời giúp những trải nghiệm trở nên khác biệt. Tạo điều kiện cho sự kết nối thân tình trở nên dễ dàng hơn ở không gian mở thân thiện. Điều này có thể tạo ra những kỷ niệm đẹp và đáng nhớ. Đồng thời tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên tham gia.

3.2. Thích hợp quy mô lớn

Tổ chức tiệc ngoài trời có thể đáp ứng số lượng khách lớn. Do đó phù hợp doanh nghiệp có quy mô nhân viên khủng từ 1.000 đến 20.000 người. Không gian ngoài trời cho phép linh hoạt trong cách bố trí. Cách tổ chức này khác với không gian trong nhà giới hạn về diện tích. Không gian ngoài trời phù hợp với số lượng khách mời lớn mà không gây chật chội. Tìm kiếm địa điểm trong nhà đủ lớn để chứa đựng hàng ngàn người là thách thức lớn. Điều này thường đòi hỏi chi phí cao.

Không gian trong nhà khiến công việc trở nên gian nan hơn khi tổ chức các hoạt động giải trí. Không gian trong nhà hạn chế việc tổ chức các loại trò chơi tập thể. Điều này làm khách mời cảm thấy ngột ngạt và khó di chuyển khi tham gia.

Ngược lại, tổ chức tiệc ngoài trời giúp giải quyết vấn đề về không gian. Nó còn tạo ra môi trường thoải mái và dễ chịu hơn. Không gian mở cho phép doanh nghiệp thiết kế và bố trí nhiều khu vực khác nhau. Các khu vực này phục vụ cho các hoạt động phong phú và đa dạng. Nó đáp ứng từ trò chơi vận động đến tiết mục biểu diễn nghệ thuật sôi động. Điều này không chỉ giúp khách mời có trải nghiệm thú vị và thoải mái hơn. Nó còn tạo cơ hội để mọi người giao lưu, kết nối và tăng cường tinh thần đồng đội.

4. Hạn chế của việc tổ chức tiệc cuối năm ngoài trời

4.1. Chi phí lớn

Các chi phí liên quan đến việc tổ chức tiệc ngoài trời thường cao hơn so với việc tổ chức trong nhà hàng. Chi phí thuê địa điểm ngoài trời, thiết bị và cơ sở vật chất cần thiết như lều bạt, hệ thống âm thanh, ánh sáng và các biện pháp bảo vệ khỏi thời tiết xấu thường đòi hỏi khoản đầu tư lớn hơn.

Hơn nữa, nếu quyết định tổ chức tiệc tất niên ở xa trung tâm hoặc ngoài thành phố vì muốn tránh xa nhộn nhịp, chi phí phát sinh không lường trước đến việc di chuyển của khách mời sẽ tăng lên đáng kể. Điều này bao gồm chi phí thuê xe đưa đón, chi phí nhiên liệu, và có thể cả chi phí ăn ở nếu địa điểm tổ chức cách xa nơi cư trú của đa số nhân viên.

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện ngoài trời còn yêu cầu thêm chi phí cho các dịch vụ như vệ sinh di động, an ninh và bảo hiểm sự kiện. Bởi lẽ chúng đều nhằm đảm bảo an toàn và thoải mái cho tất cả khách tham dự. Tất cả tạo ra một gánh nặng tài chính đáng kể cho doanh nghiệp. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn không có đủ ngân sách để chi trả cho các khoản chi phí này, việc tổ chức tiệc tất niên ngoài trời có thể không phải là lựa chọn tốt nhất. 

4.2. Phụ thuộc thời tiết

Muốn đảm bảo rằng buổi tiệc tất niên ngoài trời có thể diễn ra suôn sẻ và thành công? Hãy xem xét dự báo thời tiết cẩn thận và chuẩn bị kỹ lưỡng cho mọi tình huống bất ngờ. Vì sự kiện được tổ chức trong không gian mở, thời tiết đóng vai trò then chốt. Thời tiết quyết định buổi tiệc có diễn ra thuận lợi hay không. Nếu gặp phải thời tiết xấu như mưa bão, gió mạnh hoặc nhiệt độ cao, toàn bộ kế hoạch có thể bị ảnh hưởng. Thậm chí, buổi tiệc tất niên ngoài trời có thể bị hủy bỏ.
Con người không thể kiểm soát hoàn toàn thời tiết. Vì vậy, cần chuẩn bị các phương án dự phòng để điều hướng buổi tiệc. Dù điều kiện thời tiết không thuận lợi, buổi tiệc vẫn có thể diễn ra. Điều này bao gồm việc trang bị thêm nhà dù, rạp sự kiện, hoặc các thiết bị che chắn khác. Các thiết bị này nhằm bảo vệ khách mời và các thiết bị âm thanh, ánh sáng khỏi mưa hoặc nắng gắt. Những chi phí dự phòng này có thể tăng lên đáng kể. Do đó, điều này ảnh hưởng lớn đến tổng ngân sách dự kiến ban đầu.

5. Lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên ngoài trời

5.1. Thời gian tổ chức

Từ 1 đến 3 tháng là khoảng thời gian khá thuận lợi để lập kế hoạch và chọn thời gian cũng như địa điểm tổ chức tiệc tất niên trước ngày diễn ra sự kiện. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để sáng tạo ý tưởng và xây dựng kịch bản chi tiết cho buổi tiệc mà còn tránh được tình trạng bị ép giá từ các đơn vị cho thuê địa điểm. Tối thứ bảy được xem là thời điểm lý tưởng nhất để tổ chức tiệc tất niên, khi vừa kết thúc một tuần làm việc đầy áp lực và căng thẳng, nhân viên rất cần một dịp để vui chơi, xả stress. Sau đó, ngày Chủ nhật sẽ là thời gian hoàn hảo để nghỉ ngơi, phục hồi sức khỏe và chuẩn bị cho tuần làm việc mới.

5.2. Địa điểm tổ chức

Những địa điểm tổ chức thường được ưa chuộng là các khu resort, bãi biển hoặc công viên với không gian rộng lớn và hài hòa với thiên nhiên. Tuy nhiên, dù không gian ngoài trời có rộng rãi đến đâu, việc dự trù số lượng người tham gia vẫn rất quan trọng để lựa chọn địa điểm phù hợp nhất. Đừng quên kiểm tra dự báo thời tiết trước ngày tổ chức và chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng như lều bạt lớn hoặc nhà che để đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ ngay cả trong điều kiện thời tiết không thuận lợi.

Nếu công ty của bạn muốn giảm bớt gánh nặng tổ chức, hãy cân nhắc liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Việc tổ chức tiệc tất niên ngoài trời toàn diện từ A-Z là một quá trình quá đỗi quen thuộc với họ, từ việc lập kế hoạch, thuê địa điểm lý tưởng phù hợp tiêu chí đưa ra, lựa chọn lối trang trí sáng tạo và độc đáo, đến chỉ đạo diễn biến lịch trình các hoạt động trong buổi tiệc. Khi mọi công tác chuẩn bị tổ chức đã được phó thác xong, không còn vướng bận nhiều thứ, doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên có thể thỏa sức tận hưởng không khí một buổi tiệc tất niên đáng nhớ và đầy ý nghĩa.

5.3. Kịch bản chương trình

Bất kỳ sự kiện nào cũng cần có một kịch bản cụ thể và chi tiết, và các sự kiện ngoài trời cũng không ngoại lệ, đặc biệt là đối với tổ chức tiệc tất niên ngoài trời. Điều này bao gồm việc phân công công việc rõ ràng cho từng hoạt động và người quản lý, phụ trách. Kịch bản tổ chức tiệc tất niên ngoài trời thường bao gồm ba phần chính: kịch bản cho MC, bài phát biểu của người đứng đầu tổ chức buổi tiệc và timeline chương trình.

Cụ thể, kịch bản cho MC nên chi tiết từng phần của chương trình, từ lời mở đầu, giới thiệu các tiết mục, đến phần kết thúc. Với người đứng đầu, bài phát biểu cần súc tích, ý nghĩa, thể hiện được tinh thần và mục tiêu của buổi tiệc, cũng như tạo được ấn tượng tốt đẹp cho khách mời. Timeline chương trình cần được lên kế hoạch chi tiết, phân bổ thời gian hợp lý cho từng hoạt động, đảm bảo sự liên tục và hấp dẫn của sự kiện.

Một gợi ý nhỏ cho các doanh nghiệp khi tổ chức tiệc ngoài trời hàng năm là tạo dựng sự mới mẻ và độc đáo để gây ấn tượng mạnh mẽ với khách mời và đối tác. Ý tưởng có thể được xuất phát từ việc chọn một chủ đề thật mới lạ, thiết kế phông nền background hoành tráng và thẩm mỹ, quy định dresscode đồng nhất và hòa hợp, tổ chức các trò chơi đơn giản nhưng vẫn có tính gắn kết để làm cho buổi tiệc thêm phần sôi động và ý nghĩa. 

5.4. Không gian setup

Khi tổ chức tiệc tất niên ngoài trời, ngoài thời gian, địa điểm và kịch bản chương trình, vẫn còn một số yếu tố quan trọng khác cần lưu ý để đảm bảo cả phần Lễ và phần Hội diễn ra hoành tráng và chuyên nghiệp. Đầu tiên, thực đơn cần được chuẩn bị đa dạng để phù hợp với nhiều đối tượng khách mời tham dự, từ các món ăn truyền thống đến các món ăn hiện đại và đặc biệt là các lựa chọn ăn kiêng hoặc thực đơn cho trẻ em.

Tiếp theo, sân khấu, hệ thống âm thanh và ánh sáng cũng cần được chú trọng. Vì tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời, nên các thiết bị âm thanh và ánh sáng phải đảm bảo chất lượng tốt nhất, không bị gián đoạn và phù hợp với không gian rộng lớn của buổi tiệc. Khi hòa mình vào các hoạt động diễn ra, khách mời rất mong chờ một không gian setup thuận tiện, bởi điều này giúp bữa tiệc trở nên sống động mạnh mẽ và hấp dẫn lạ kỳ hơn.

5.5. Tiện ích đi kèm

Chất lượng phục vụ là yếu tố quan trọng cần được xem xét cẩn trọng và lưu tâm nhiều hơn cả, yêu cầu sự bài bản, chuyên nghiệp và nhiệt tình phục vụ một cách tốt nhất, từ việc đón tiếp, phục vụ đồ ăn thức uống đến hỗ trợ các hoạt động trong chương trình.

Cuối cùng, khu lưu trú cho khách mời cũng là một yếu tố cần xem xét, đặc biệt nếu địa điểm tổ chức tiệc nằm xa khu dân cư hoặc kéo dài đến đêm muộn. Việc bố trí khu lưu trú tiện nghi và thoải mái sẽ giúp khách mời có được trải nghiệm trọn vẹn và đáng nhớ hơn.