Tổ chức Year End Party ý nghĩa, uy tín tại Tp.HCM

Tổ chức tiệc Year End Party là một trong những hoạt động không thể thiếu của các công ty, các doanh nghiệp vào mỗi dịp cuối năm. Buổi tiệc Year End Party có vai trò như một sợi dây gắn kết tình cảm và nâng cao tinh thần làm việc của tất cả mọi người. Chính vì lẽ đó việc tổ chức một bữa tiệc sao cho ý nghĩa và hoàn hảo nhất luôn được các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng.

Tuy nhiên để có thể tổ chức thành công và hoàn hảo một sự kiện lớn lại không hề dễ dàng. Hiểu được những khó khăn của các doanh nghiệp, công ty tổ chức sự kiện VietSky xin được chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức cũng như nêu rõ kịch bản khi tổ chức sự kiện Year End Party.

Year End Party là gì? Ý nghĩa của tiệc Year End Party?

Year End Party là một trong những sự kiện thường niên của nhiều tổ chức doanh nghiệp từ trước tới nay. Có rất nhiều tên gọi khác nhau dành cho sự kiện đặc biệt này như buổi tiệc cuối năm hay buổi tiệc tất niên. Sự kiện này thường được các công ty đầu tư và được mong đợi nhất trong năm. Chính vì lẽ đó, sự kiện thường được tổ chức với quy mô hoành tráng để tạo sự gắn kết giữa các phòng ban, nhân viên, đối tác, hệ thống đại lý, nhà phân phối.

Tiệc Year End Party luôn được coi trọng và ưa chuộng trong văn hóa các doanh nghiệp bởi nó mang rất nhiều ý nghĩa:

Tổng kết quá trình hoạt động của doanh nghiệp và tri ân những người đã đồng hành, gắn bó

Tiệc Year End Party được tổ chức với mục đích tổng kết và cùng nhau nhìn lại tất cả các hoạt động của một công ty, một doanh nghiệp trong một năm qua. Đồng thời, Year End Party còn cơ hội để Ban giám đốc tri ân, vinh danh những người đã cùng đồng hành cùng doanh nghiệp. Mọi người cùng nhau ăn mừng những thành tích tốt đã đạt được. Để lấy đó làm động lực phát huy sức mạnh nội lực giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển thịnh vượng.

Với những công ty làm việc theo các phòng ban thì sự kiện này mang tính chất nội bộ, sum vầy. Còn đối với các doanh nghiệp theo hệ thống đại lý, nhà phân phối thì sự kiện là dịp rất tốt để doanh nghiệp PR và truyền thông công ty của mình.

Year End Party còn là cơ hội để gắn kết nhân viên, các phòng ban với nhau

Hơn những gì là một buổi tiệc với không gian sang trọng, ấm cúng… thì tiệc tất niên còn là lúc tất cả mọi người được ngồi lại cùng nhau, kể cho nhau nghe những câu chuyện trong cuộc sống.

Vì vậy mà sự kiện này có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng trong việc gắn kết các phòng ban và nhân viên lại với nhau. Khoảng cách giữa các sếp và nhân viên dường như được thu hẹp; mọi người có cơ hội xích lại gần nhau hơn.

Quy trình tổ chức tiệc Year End Party

Để có thể tổ chức tiệc Year End Party thành công, mỗi công ty đều phải có các khâu chuẩn bị rất cẩn thận và phân công công việc chi tiết. Thông thường quy trình tổ chức sự kiện tiệc tất niên thường được chuẩn bị từ 1 – 2 tháng với các nội dung sau:

Xác định mục tiêu và lên ý tưởng tổ chức mới lạ, độc đáo

Đây là một trong những khâu vô cùng quan trọng, định hướng cho toàn bộ phong cách của bữa tiệc Year End Party ngày hôm đó. Với những doanh nghiệp lớn cần truyền thông, bạn cần phải thể hiện sự hoành tráng và điểm cuốn hút của bữa tiệc bằng các backdrop ấn tượng, hay những chương trình mới lạ như các gameshow, lễ hội hóa trang, dạ hội, thi tài năng, táo quân, ảo thuật…

Bạn hãy lưu ý đến mục đích, ý tưởng và định hướng truyền thông để bữa tiệc càng trở nên thành công và hoàn hảo hơn nhé.

Dự trù chính xác nhất số lượng người tham gia

Dự trù chính xác nhất số lượng người tham gia sẽ rất dễ cho bạn trong việc đặt tiệc, đặt địa điểm tổ chức tất niên và quan trọng là dự trù được cả kinh phí tổ chức cho chương trình. Bạn cần dự trù tất cả các thành viên trong công ty, người thân đi kèm. Ngoài ra, bạn cần dự trù thêm việc mời các đối tác, khách mời sao cho hợp lý.

Chọn địa điểm phù hợp với quy mô và mong muốn

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện là việc mà bạn cần làm tiếp theo sau khi bạn dự trù được số lượng người tham gia. Bạn có thể tham khảo qua mạng, gọi điện đến các trung tâm tổ chức sự kiện để hỏi thông tin và xác nhận còn phòng, sau đó bạn nên dành thời gian đến khảo sát sớm.

Bạn cần lưu ý chọn địa điểm gần trung tâm, giao thông thuận tiện và dễ tìm để khách mời có thể dễ dàng tìm đến.

Check list các vật dụng và công việc không thể thiếu trong sự kiện

Có thể nói đây là việc vô cùng quan trọng, đã có rất nhiều bạn quên làm việc này và dẫn đến rất nhiều rủi ro khi tổ chức.

Bạn cần liệt kê một list danh sách vật dụng và công việc không thể thiếu trong quá trình diễn ra sự kiện. Qua đó phân bổ người quản lý và phụ trách từng đầu mục công việc để tránh xảy ra những sai sót không đáng có.

Chạy thử chương trình trước khi diễn ra

Để sự kiện tiệc tất niên chính thức được diễn ra suôn sẻ, bạn cần có thời gian 1 – 2 tiếng trước 1 ngày chạy lại toàn bộ chương trình, giải quyết những khâu bất cập không hợp lý.

Chọn một đơn vị uy tín tổ chức

Nếu công ty bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức tiệc tất niên thì lời khuyên dành cho bạn là nên chọn một đối tác tổ chức chương trình cho mình. Bởi chi phí thuê nhân sự, dịch vụ, lên kế hoạch phân công… đôi khi chi phí còn cao hơn nhiều so với thuê đơn vị tổ chức mà chưa chắc bạn đã làm tốt hơn. Và quan trọng nhất là sẽ có một bữa tiệc với một kịch bản hấp dẫn, đáp ứng nhu cầu cho bạn.

Kịch bản tổ chức sự kiện Year End Party

Tùy vào quy mô tổ chức của mỗi chương trình, mỗi công ty mà các hoạt động có thể khác nhau. Tuy nhiên, kịch bản tổ chức sự kiện Year End Party thường có các nội dung chính như sau:

        1. Check in sự kiện:

Phần này có thể có hoặc không, tùy vào quy mô và mục đích bữa tiệc hay của từng doanh nghiệp.

        2. Khai mạc:

MC giới thiệu quý vị đại biểu, thành viên tham dự và mời Giám đốc công ty lên phát biểu khai mạc.

       3. Tổng kết, nhìn lại những hoạt động tiêu biểu trong năm vừa rồi:

Thường các doanh nghiệp sẽ tổng hợp bằng video để trình chiếu lên máy chiếu hoặc màn hình led. Có những doanh nghiệp có thể sáng tạo hơn bằng việc thuê múa tương tác với đèn led để thể hiện các dấu mốc quan trọng của công ty trong một năm qua. Sau khi xem xong mời các thành viên trong công ty phát biểu cảm nhận về hành trình một năm vừa qua.

4. Vinh danh các cá nhân và tập thể xuất sắc

Đây là phần đặc biệt quan trọng, tạo điểm nhấn cho buổi tiệc Year End Party của công ty bạn nhất là khi công ty bạn hoạt động theo mô hình kinh doanh hệ thống phân phối.

Bạn cần xác định thứ tự trao vinh danh, có thể từ người ít quan trọng nhất đến người quan trọng nhất hoặc ngược lại. Sau khi trao hoa, cúp/bằng, MC có thể xin cảm nhận của những người được vinh danh để lấy tư liệu truyền thông sau này.

5. Chụp ảnh tập thể

Sau khi vinh danh xong đến phần chụp ảnh tập thể là hợp lý nhất. Bởi lúc này chúng ta tận dụng đang có một lượng người trên sân khấu và đây cũng là lúc đông đủ mọi người nhất. Nếu ít người mọi người có thể cầm hoa, cúp, bằng khen trên tay để chụp ảnh luôn. Mọi người có thể chụp ảnh tập thể hoặc quay video bằng những câu nói ngắn gọn, xúc tích như: “Tôi yêu…”, “Chúc mừng năm mới”…

6. Khai tiệc

MC dẫn dắt mọi người trở về vị trí và đến với phần khai tiệc, đồng thời khuấy động không khí cho buổi tiệc vui vẻ.

Ví dụ: Các bạn ơiiiiiiiiiii! Chúng ta hãy sẵn sàng để cùng nâng ly chúc cho một năm 2020 An Khang Thịnh Vượng – Vạn sự thành công nàoooooo

Hãy đếm cùng….. 1…2…3 Tôi yêu …. nhé!

7. Các tiết mục văn nghệ

Đây là phần giúp cho các thành viên có mặt trong buổi tiệc giao lưu nhiều nhất. Hãy đặt một các tên thật hay và ý nghĩa, cũng như có những phần quà hấp dẫn cho hoạt động này nhé.

Ví dụ: Cuộc thi [tên công ty] – The Amazing Show

Cuộc thi [tên công ty] ’s Got Talent

8. Bế mạc

Cảm ơn tất cả mọi người đã đến tham dự và chúc tất cả mọi người có một năm mới an khang – thịnh vượng.

Với 8 nội dung chính trong phần kịch bản trên các bạn có thể linh động. Có những công ty có thể thuê thêm các tiết mục múa, nhảy hoặc tiết mục hát của các ca sĩ để tăng phần sinh động và ý nghĩa cho bữa tiệc.

Trên đây là những quy trình và kịch bản mà công ty tổ chức sự kiện VietSky muốn gợi ý đến cho các bạn. Công ty sự kiện VietSky là một trong những đơn vị uy tín tổ chức tiệc Year End Party chuyên nghiệp, trọn gói với giá cả vô cùng phải chăng. Hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí, cụ thể quy trình và gợi ý địa điểm tổ chức cho các bạn. Hãy để chúng tôi tạo thêm cho các bạn những khoảnh khắc ý nghĩa và đầm ấm, sum vầy hơn trong buổi tiệc Year End Party của bạn.