Những mẹo nhỏ khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Sự kiện đặc biệt là một sự kiện diễn ra chỉ có một lần, thường tập trung vào những dịp đặc biệt như động thổ, khai trương. Đặc biệt, sự kiện có thể được tổ chức nhằm vào những mục đích khác như Hội chợ việc làm, tiệc trao giải thưởng hoặc cuộc thi về thiết kế logo.

Những sự kiện diễn ra 1 lần duy nhất này thường khác biệt so với quy trình tổ chức sự kiện có sẵn. Sau đây là những bước hướng dẫn lập kế hoặc tổ chức sự kiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đặc biệt: Kế hoạch càng chi tiết càng dễ thành công.

Sự kiện đặc biệt là một sự kiện diễn ra chỉ có một lần, thường tập trung vào những dịp đặc biệt như động thổ, khai trương. Đặc biệt, sự kiện có thể được tổ chức nhằm vào những mục đích khác như Hội chợ việc làm, tiệc trao giải thưởng hoặc cuộc thi về thiết kế logo.

Những sự kiện diễn ra 1 lần duy nhất này thường khác biệt so với quy trình tổ chức sự kiện có sẵn. Sau đây là những bước hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện:

Phát triển chiến lược nhắm đến thành công

Hãy chắc chắn rằng mục đích của những sự kiện đặc biệt phải đủ quan trọng để xứng đáng với thời gian và chi phí cần thiết thích hợp cho từng giai đoạn, cho việc quảng bá và ước tính chi phí cho sự kiện đó.

Hãy cẩn thận trong việc liên kết giữa các dạng sự kiện được tổ chức với mục đích mà nó nhắm đến.

Đảm bảo được các thành viên trong team hỗ trợ toàn diện cho sự kiện.
Nhắm đến nhóm đối tượng có thể tài trợ cho sự kiện.

Bắt đầu lập kế hoạch ít nhất 3 tháng, và trong nhiều trường hợp thậm chí là chuẩn bị trước các quy trình tổ chức sự kiện trước 1 năm.

Xây dựng các cách thức để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Mục tiêu sự kiện có thể đo lường được có thể bao gồm lượng người tham gia, số tiền quyên góp được, mức độ gia tăng người sử dụng sản phẩm, dịch vụ.

Lập bảng liệt kê đầu việc

Một danh sách liệt kê đầu việc sẽ hướng dẫn cụ thể từng bước để tổ chức và tiến hành một sự kiện đặc biệt.

Tạo dựng ngân quỹ (dành cho những sự kiện nhằm mục đích quyên góp gây quỹ)

Mục tiêu là cung cấp cho người lập kế hoạch tổ chức sự kiện một bản kế hoạch tài chính chi tiết. Ngân sách phải cụ thể và bao gồm các cơ hội thu lợi nhuận (tài trợ, bán vé, quyên góp, bán hàng giảm giá) cũng như những chi phí nhỏ khác.

Xem xét công việc hậu cần

Với nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc, có nhiều chi tiết cần được kiểm tra. Những khâu quan trọng cần được xem xét và lên kế hoạch như: kích thước nơi tổ chức sự kiện, những hỗ trợ cần thiết, sắp xếp vật dụng cần có, dọn dẹp, có kế hoạch phòng ngừa cho những việc đột xuất, phương tiện đi lại và những dịch vụ công cộng như cảnh sát, cứu hỏa.

Kế hoạch truyền thông

Xúc tiến một sự kiện đặc biệt cần có sự kết hợp giữa tư duy sáng tạo và thự tiễn.
Hãy huy động tất cả các phương tiện truyền thông có sẵn tại địa phương để quảng bá sự kiện. Nếu được, bạn có thể lập danh sách chi tiết tên những người có thể giúp bạn được trong vấn đề này.

Đánh giá sự kiện

Hãy dành thời gian để đánh giá sự kiện ngay sau khi sự kiện kết thúc, lúc đó những chi tiết gần như còn nguyên vẹn. Bạn cũng nên chuẩn bị những phiếu khảo sát cho những người tham gia. Và cuối cùng nhưng cũng khá quan trọng là phải cảm ơn tất cả những người đã tham gia vào sự kiện của bạn.