Các kiểu sắp xếp bàn ghế trong các sự kiện hội nghị, hội thảo

Cách sắp xếp bàn ghế trong sự kiện hội nghị, hội thảo là vô cùng quan trọng. Bài viết này Vietsky sẽ gợi ý 6 cách sắp xếp bàn ghế phổ biến thường thấy gặp tại các sự kiện hội nghị, hội thảo.

Sự kiện hội nghị, hội thảo không đòi hỏi quá nhiều sự sáng tạo về mặt trang trí hay trình diễn, tuy nhiên cách mà bạn sắp xếp bàn ghế lại vô cùng quan trọng, bởi nó góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện. Việc sắp xếp bàn ghế giúp chúng ta tổ chức một buổi hội thảo/diễn thuyết… không bị nhàm chán. Mặt khác, ở mỗi vị trí ngồi khác nhau mọi người sẽ biết được vai trò/vị thế của mình, giúp phát huy được hết năng lực đóng góp ý kiến của người tham gia.

Chính vì vậy, cho dù bạn là một người tổ chức sự kiện lâu năm hay chỉ là một newbie mới bước chân vào nghề thì bạn cũng cần phải nắm được các kiểu sắp xếp bàn ghế cho một sự kiện hội nghị, hội thảo. Dưới đây, Vietsky sẽ gợi ý 6 kiểu bố trí bàn ghế phổ biến thường gặp để các bạn dùng đến khi cần kíp nha!

1. Sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học (Classroom style)

Đây là kiểu sắp xếp vô cùng thích hợp cho những sự kiện kéo dài, có phát tài liệu và người tham dự cần ghi chép hoặc dùng máy tính xách tay.

Các bàn được đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng. hướng tầm nhìn về phía người nói. Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50 -60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị. Khoảng cách tối thiểu giữa các bàn là từ 0,9 – 1m để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.

Ưu điểm của cách sắp xếp này là người trình bày có thể nhìn thấy được tất cả những người tham gia và có sức chứa lớn trong một không gian dù nhỏ. Tuy nhiên nhược điểm là khả năng tương tác ít, nếu không khéo léo sắp xếp thì có thể người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau.

2. Sắp xếp bàn ghế kiểu nhà hát (Theatre style)

Đây là kiểu sắp xếp khá thông dụng, không có bàn kèm theo và phù hợp cho những sự kiện người tham dự là khán giả, không cần ghi chép hoặc ăn uống. Kiểu sắp xếp này khá linh hoạt vì nó phù hợp với nhiều loại phòng. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình bán nguyệt, hình tròn, hàng ngang với tầm nhìn hướng về tiêu điểm.

Người sắp xếp cần xếp ghế theo kiểu so le để người ngồi sau không bị vướng tầm nhìn. Giữa các khu vực sắp xếp cần có khoảng cách ít nhất là 1m để lấy lối đi cho người tham dự. Nếu bạn có không gian, có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Khoảng 2 – 3 lối đi như vậy là lý tưởng.

3. Sắp xếp bàn ghế dạng chữ U hoặc chữ V (U/V Shape style)

Sắp xếp dạng chữ U (hoặc chữ V) rất thích hợp cho các cuộc họp, hội nghị có lượng người tham dự ít, khoảng từ 25 – 30 người. Bàn được sắp xếp theo kiểu chữ U (V), để khoảng trống ở giữa. Khoảng cách giữa mỗi bàn tối thiểu là 5cm (hoặc có thể xếp liền kề).

Kiểu sắp xếp này tạo ra không gian làm việc tốt vì có sự tương tác giữa những người tham gia cũng như người tham gia có thể hướng tập trung về người diễn thuyết, màn hình trình chiếu. Tránh sắp xếp cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó bàn ghế sẽ bị kéo dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.

4. Sắp xếp bàn kiểu bàn tròn tiệc (Cabaret style)

Trước đây, người ta thường sử dụng kiểu sắp xếp bàn tròn (banquet) cho những sự kiện có ăn uống, mỗi bàn thường từ 6 – 10 người. Tuy nhiên, hiện nay với sự đòi hỏi sáng tạo về không gian tổ chức cho các buổi hội nghị, hội thảo thì các nhà tổ chức sự kiện vẫn lựa chọn cách bố trí này, như một cách để tăng tính nghệ thuật và sự sang trọng.

Đôi khi có thể sắp xếp tiệc theo kiểu nửa bàn tròn (cabaret) để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu/ bục diễn thuyết. Sắp xếp kiểu bàn tròn tiệc tạo ra sự tương tác tốt giữa những người tham gia cùng bàn nhưng lại chiếm nhiều diện tích.

5. Sắp xếp hình khối có khoảng trống ở giữa (Hollow, Complete circle, Octagon style)

Với kiểu sắp xếp này, bàn ghế được được bố trí theo hình chữ nhật, hình bát giác hoặc hình tròn và để khoảng trống ở giữa.. Ghế được đặt xung quanh phía bên ngoài của bàn.

Kiểu sắp xếp Hollow thích hợp cho các sự kiện hội nghị có Quy mô lớn hơn cuộc họp thông thường của 12-30 người, mà tại đó sự tương tác giữa các người tham dự là quan trọng và các cuộc họp khi không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.

6. Kiểu sắp xếp hội nghị cơ bản (Conference style)

Kiểu sắp xếp Conference sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn với mặt bàn hình chữ nhật, hình oval… có ghế ở 1 hoặc 2 phía đầu bàn cho người chủ trì hoặc đối tác 2 bên. Kiểu bố trí này phù hợp các cuộc họp trên dưới 15 người như họp nhóm, họp hội đồng quản trị, họp thương thảo ký kết…