Top 5 kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết để đem lại thành công

Xã hội ngày càng phát triển, xu hướng tổ chức sự kiện ngày càng gia tăng lên và gần như có mặt trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện không phải là điều đơn giản mà cần phải có kỹ năng tổ chức sự kiện. Dưới đây là những kỹ năng cần thiết mà người làm tổ chức sự kiện nhất định phải có để làm việc hiệu quả.

1. Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng tổ chức sự kiện rất quan trọng, nó giúp điều phối nhân sự, phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. 

Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên lịch trình cụ thể sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Quản lý tốt thời gian sẽ giúp bạn xử lý được những sự cố bất ngờ xảy đến đối với tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

2. Kỹ năng truyền thông là một trong những kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng

Quá trình quảng bá sản phẩm trước khi tổ chức sự kiện, có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, qua đó, doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia chương trình. Đối với những sự kiện mang tính thương mại có sự góp mặt của nhiều doanh nghiệp, chúng ta cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá nhằm tranh thủ sự quan tâm của khách hàng tham dự.

3. Kỹ năng làm việc, trao đổi với các nhà cung cấp

Trong việc tổ chức sự kiện, người làm sự kiện tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ khác nhau. Việc tìm kiếm các đơn vị cung cấp không quá khó khăn nhưng để hợp tác dài lâu thì không phải điều dễ dàng. Để lựa chọn được những nhà cung cấp tốt và hợp tác hiệu quả, có một số điều mà người làm sự kiện phải lưu ý: Lập hợp đồng với những điều khoản và yêu cầu cụ thể, hợp tác trên tinh thần tôn trọng cần có những yêu cầu rõ ràng.

Để có thể làm việc tốt với các nhà cung cấp, trước hết phải có khả năng giao tiếp và đàm phán; phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để công việc diễn ra thuận lợi. Kỹ năng tổ chức sự kiện này có thể trau dồi thông qua tham khảo những người đã có kinh nghiệm và tự bản thân mình rèn luyện.

4. Kỹ năng quản lý tài chính

Nguyên tắc quản lý ngân sách cơ bản như sau:

Tính toán mức thu về của sự kiện: Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được. Dự đoán quá cao mức lợi nhuận thu về là nguyên nhân dẫn đến việc thâm hụt ngân sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện thu về.

Kế hoạch dự phòng là điều luôn phải có: Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, khi đó chúng ta sẽ ứng phó linh hoạt để khắc phục, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Nếu chương trình đang bên bờ vực như thua lỗ, điều đó dẫn đến câu hỏi “liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu?”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời thay đổi kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.

Để thông thạo và làm quen với việc quản lý ngân sách, trước hết cần phải là một người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, tỉ mỉ và chi li để đảm bảo không vượt ngân sách đề ra. Và kỹ năng tổ chức sự kiện này có thể được trau dồi thông qua đúc kết từ kinh nghiệm của bản thân, qua việc quản lý các dự án. 

5. Kỹ năng tổ chức sự kiện giúp quản lý rủi ro

Sự kiện thì không thể tránh được những sai sót nhưng đối với một sự kiện chuyên nghiệp, việc liệt kê ra những rủi ro có thể xảy ra và phòng tránh là một trong những việc quan trọng và cần thiết.

Đối với những sự kiện lớn và chuyên nghiệp, người tổ chức luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra làm sự kiện diễn ra không như mong đợi. Ví dụ như thiên tai, khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả, …

Muốn trở thành một người tổ chức sự kiện thành công, cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro. Để có thể quản lý và xử lý được vấn đề này, cần nhanh chóng xác nhận dạng tình huống để có thể kịp thời đánh giá và xử lý. Bạn phải có phương pháp hệ thống bao gồm xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát rủi ro có liên quan đến tất cả các hoạt động khác để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hóa cơ hội.

Bài viết trên là chia sẻ về những kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết để tổ chức sự kiện thành công. Mong rằng đó sẽ là những thông tin hữu ích giúp các bạn trong công việc. Để có được những kỹ năng này và thực hiện chúng hiệu quả, cần tham gia nhiều các sự kiện, quan sát, đánh giá và đúc kết kinh nghiệm cho chính bản thân. Chúc các bạn thành công.