Hội nghị khách hàng, Tổ chức hội nghị hội thảo tại HCM, Hà Nội, Đà Nẵng

Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là một sự kiện được tổ chức thường niên trong doanh nghiệp. Với thành phần khách mời là những khách hàng, đối tác chiến lược.

Xuất phát từ sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp có thể tồn tại được phải có khách hàng. Thậm chí là những khách hàng trung thành, tin tưởng và ủng hộ doanh nghiệp trong một thời gian dài.

Tổ chức hội nghị khách hàng vừa là hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ; vừa là hình thức chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của mình.

Ngoài ra sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách trung thành và thu hút thêm sự khách hàng mới.

Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị thành công? Hãy tìm hiểu qua bài viết này.

Mục đích của việc tổ chức hội nghị

Đây là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân sự ủng hộ của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp đều có những cách thức khác nhau để tri ân khách hàng. Đa phần khách mời của hội nghị thường là doanh nghiệp, hay đối tác, nhà đầu tư. Còn khách hàng cá nhân thì sẽ có những hình thức để tri ân riêng như khuyến mãi. Bởi vì số lượng khách hàng cá nhân khá đông.

Thậm chí một số các doanh nghiệp như ngân hàng, viễn thông thì có mạng lưới khách hàng cá nhân trên khắp cả nước. Do đó sẽ không đủ thời gian và kinh phí để tổ chức với quy mô rộng rãi.

Bước đầu tiên để một hội nghị – hội thảo khách hàng thành công đó là cần phải xác địch được địa điểm tổ chức.

Để tăng thêm phần long trọng, hoành tráng. Các hội nghị tri ân khách hàng thường được tổ chức tại hội trường của những khách sạn, nhà hàng lớn. Hội thảo khách hàng sẽ có những bữa tiệc nhẹ, và có cả những phần quá dành cho khách mời.

Doanh nghiệp có thể xen vào chương trình những tiết mục văn nghệ, ca nhạc thu hút trên những sân khấu được dàn dựng hoành tráng, với đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng và có cả màn hình LED để khách mời có thể theo dõi được chương trình đang diễn ra.

Các hình thức tổ chức hội nghị khách hàng thường gặp

Tri ân khách hàng

Mục đích chính của hình thức này là mang thông điểm cám ơn đến với những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng về mặt hình thức và nội dung do đó phần đón tiếp và chăm sóc khách hàng luôn phải được đặt lên hàng đầu

Giới thiệu sản phẩm mới

Như tên gọi, đây là sự kiện nhằm giới thiệu tới công chúng, truyền thông, đối tác những sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó xây dựng bước đệm trước khi sản phẩm chính thức được bày bán. Với mục tiêu này, việc trang trí, làm nội dung chương trình cũng như trải nghiệm sản phẩm luôn phải được lên kế hoạch rõ ràng

Hội nghị sơ kết – Tổng kết cuối năm

Với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển, các dự định kế hoạch trong những năm tiếp theo trong nội bộ doanh nghiệp; đây là sự kiện quan trọng được diễn ra thường niên. Không đặt nặng về mặt hình thức, sự kiện này cần đầu tư cho phần nội dung và trang thiết bị âm thanh ánh sáng nhiều hơn.

Hội nghị thượng đỉnh

Đây là cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận các vấn đề về kinh tế chính trị hợp tác giữa các nước với nhau. Ở sự kiện này, tất cả mọi thứ đều phải được chuẩn bị kỹ càng và hoàn thiện nhất có thể. Đồng thời các phương án dự phòng là không thể thiếu được.

Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Kịch bản quy trình tổ chức hội thảo – hội nghị tri ân khách hàng gồm kịch bản sơ lược và kịch bản chi tiết.

Kịch bản sơ lược

Bao quát hết tất cả mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình.

Gồm có:

– Các hạng mục, phần, các tiết mục trình diễn

– Thời gian các hạng mục

Thường được quản lý bởi người điều hành sự kiện và các bộ phận âm thanh ánh sáng để phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra đúng kịch bản.

Kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết gồm:

– Các lời nói, dẫn dắt của MC

– Công việc cho các ekip, bố trí thời gian cụ thể…

Kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu:

– Khách hàng cảm thấy buồn chán

– Không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ

– Khách mời không hiểu được thông điệp

– Hiệu quả chuyển đổi không cao

Kịch bản cần thể hiện được:

– Phần nào diễn trước, diễn sau

– Điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng

– Thông điệp truyền đạt tới khách hàng là gì

Chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc

Lập kế hoạch tổ chức, phân công cho các thành viên

– Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người.

– Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên.

– Xem xét cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị.

– Đưa ra checklist cụ thể.

Phân bổ các nhóm nhân sự hợp lý

Nhóm tiền kỳ phụ trách đối ngoại gồm:

– In thư mời cho khách hàng

– Xem xét địa điểm

– Xin giấy phép…

Nhóm phụ trách hậu cần:

– Setup hội trường

– Sắp xếp quà tặng, phương tiện đi lại…

– Kiểm tra thiết bị

Nhóm phụ trách việc đón khách:

– Lễ tân đón khách

– Đưa khách vào hội trường…

– Sắp xếp vị trí

– Hỗ trợ khách mời

Bố trí không gian tổ chức

Khẩu hiệu chào mừng tại cửa ra vào, nơi đón tiếp

Banner sự kiện

Backdrop sân khấu

Trang trí phòng hội nghị

Hội nghị có quy mô lớn cần có bảng chỉ dẫn cụ thể cho khách hàng 

Ngoài ra quý khách còn có thể trưng bày sản phẩm của mình để tăng độ tiếp cận thương hiệu.

Các công việc cần chuẩn bị khác

Ghi hình

Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng.

Đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng, các tiết mục trình diễn khác…

Gửi thư mời cho khách mời

Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại. Nhưng trước khi gửi thư mời cần: 

– Thống kê số lượng khách hàng để in giấy

– Gửi trước nhiều ngày

– Kiểm tra thông tin thư mời

– Lựa chọn thiết kế

Ví dụ: Sản phẩm về du lịch thì thiệp mời có thể là tấm passport, thiệp mời bằng giấy thơm cho sản phẩm nước hoa…

Kết thúc chương trình hội nghị

– Sau khi kết thúc chương trình, các doanh nghiệp nên có các phần quà lưu niệm gửi đến khách hàng.

– Quà tặng nên có logo doanh nghiệp và liên quan đến nội dung sự kiện.

Mẫu chương trình tổ chức hội thảo – hội nghị thành công

Lên danh sách khách mời tham gia hội nghị

Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng, phòng kinh doanh thường sẽ thống kê lại các khách hàng hiện tại của công ty để bắt đầu gửi thư mời, đi kèm với lời cảm ơn đến với khách hàng.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Trong chương trình hội nghị – hội thảo khách hàng, thời gian và địa điểm tổ chức là yếu tố khá quan trọng. Dựa vào số lượng khách hàng đã được thống kê một cách kỹ lưỡng.

Phòng tổ chức bắt đầu lên kế hoạch để tìm địa điểm tổ chức. Tùy vào mùa cao điểm hay thấp điểm mà các khách sạn liệu có kín phòng họp hay không. Tốt nhất nếu như theo kế hoạch thì doanh nghiệp nên đặt phòng hội trường, hội nghị tại các khách sạn trước khoảng 2 tháng. Điều đó đảm bảo có phòng hội nghị cho doanh nghiệp tổ chức.

Nếu doanh nghiệp của anh chị liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện. Thì những đơn vị này sẽ tìm kiếm các địa điểm có thể tổ chức hội nghị. Vì một phần những công ty này sẽ có đối tác là các khách sạn, nhà hàng lớn, dễ dàng làm việc hơn.

Ý tưởng, kịch bản, chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Đa phần những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản; cũng như là cách dàn dựng sâu khấu đều được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Đây là những đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn tràn đầy những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị hội thảo trở nên thu hút hơn.

Kiểm tra mọi công đoạn trước khi sự kiện chính thức diễn ra

Vì đây là một sự kiện quan trọng. Vì thế mọi công tác trước khi sự kiện diễn ra cần được kiểm tra cực kì kĩ lưỡng. Tốt nhất trước khi sự kiện chính thức diễn ra; quý khách nên kiểm tra lại tất cả các hạng mục tổ chức sự kiện. 

Bên cạnh đó phải dự phòng được những tình huống bất ngờ sẽ xảy ra. Để có những giải pháp xử lý kịp thời. Việc kiểm tra kĩ lưỡng sẽ khiến cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, “cẩn tắc thì vô ưu”.

Tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp với chương trình Team Building/ Company Trip

Việc tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp Team Building hoặc Company Trip đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Bởi hình thức tổ chức hội nghị này vô cùng hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Thông thường, các sự kiện, chương trình hội nghị kết hợp du lịch công ty đều mang những nét đặc trưng riêng trong văn hoá của nhiều doanh nghiệp.

Sự kiện không chỉ đơn thuần là để trao đổi, hội thảo về các chuyên đề, dự án; mà còn là dịp để doạnh nghiệp cùng các đối tác, khách hàng, nhân viên của mình vui chơi, thư giãn sau khoảng thời gian làm việc vất vả. Bởi tính chất của các buổi hội nghị, hội thảo đa phần đều rất khô khan và dễ gây nhàm chán cho các khách mời.

Kết hợp hội nghị khách hàng cùng Team Building, Company Trip hoặc các buổi tiệc Gala Dinner chắc chắn sẽ mang lại nhiều ấn tượng và thích thú hơn cho người tham dự. Qua đó giúp cho doanh nghiệp dễ dàng truyền tải những thông điệp, mục tiêu của buổi hội nghị; cũng như gắn kết, tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu bền giữa các đối tác, khách hàng. Bên cạnh đó còn nâng cao năng suất lao động, làm việc của tập thể công nhân viên.