Tổ chức lễ khai trương là gì?

Tổ chức lễ khai trương là bước khởi đầu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là dịp quảng bá tới khách hàng tiềm năng và đối tác về các sản phẩm, dịch vụ do phía doanh nghiệp cung cấp.

Tuy nhiên Khai trương công ty như thế nào để hiệu quả nhất? là câu hỏi mà vẫn nhiều cá nhân, doanh nghiệp còn băn khoăn. Vậy để có một buổi lễ khai trương thành công, ấn tượng, Công ty sự kiện VietSky xin chia sẻ kinh nghiệm quý báu của mình tới các bạn.

Quy Trình Tổ Chức Lễ Khai Trương Công Ty

Để tổ chức một lễ khai trương công ty thành công, quy trình cần được thực hiện một cách bài bản và chi tiết. Dưới đây là quy trình tổ chức lễ khai trương được tổng hợp từ các nguồn tài liệu uy tín.

Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng khách mời

• Mục tiêu: Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho buổi lễ như thu hút khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, hoặc quảng bá thương hiệu.
• Đối tượng khách mời: Lên danh sách khách mời bao gồm khách hàng tiềm năng, đối tác, bạn bè và người thân.

Bước 2: Lựa chọn thời gian và địa điểm

• Thời gian: Chọn ngày giờ đẹp, không trùng với các sự kiện lớn khác để thu hút đông đảo khách mời.
• Địa điểm: Đảm bảo địa điểm thuận tiện cho việc di chuyển và phù hợp với quy mô của buổi lễ.

Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết

• Danh sách chuẩn bị: Liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị như âm thanh, ánh sáng, trang trí, MC, chương trình biểu diễn.
• Dự trù kinh phí: Tính toán ngân sách cho từng hạng mục và phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân.

Bước 4: Chuẩn bị khâu trang trí

• Chủ đề trang trí: Thiết kế không gian theo chủ đề phù hợp với thương hiệu và sản phẩm.
• Vật dụng trang trí: Sử dụng banner, backdrop, hoa tươi và cổng chào để tạo ấn tượng cho khách mời.

Bước 5: Chuẩn bị chương trình khai trương

• Kịch bản chi tiết: Lên kế hoạch cho từng phần của chương trình như phần giới thiệu, cắt băng khai trương, văn nghệ.
• MC chuyên nghiệp: Mời MC có kinh nghiệm để dẫn dắt chương trình.

Bước 6: Quảng bá và truyền thông

• Thông tin sự kiện: Quảng bá thông tin về buổi lễ trên các kênh truyền thông như website, mạng xã hội và gửi thiệp mời đến khách mời.

Bước 7: Tiếp đón khách mời

• Đội ngũ tiếp đón: Chuẩn bị nhân viên PG và lễ tân để đón tiếp khách mời, sắp xếp chỗ ngồi và phục vụ nước uống.

Bước 8: Tổng duyệt trước sự kiện

• Kiểm tra tất cả hạng mục: Thực hiện tổng duyệt toàn bộ chương trình để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
• Kế hoạch dự phòng: Chuẩn bị phương án xử lý các tình huống bất ngờ như thời tiết xấu hoặc sự cố kỹ thuật.

Bước 9: Vận hành lễ khai trương

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: Đảm bảo có đội ngũ nhân sự vận hành có kinh nghiệm để xử lý mọi tình huống phát sinh trong suốt buổi lễ.

Bước 10: Dọn dẹp và đánh giá sau buổi lễ

• Nghiệm thu chương trình: Sau khi kết thúc lễ khai trương, tiến hành nghiệm thu các hạng mục đã thực hiện.
• Đánh giá hiệu quả: Rút kinh nghiệm từ buổi lễ để cải thiện cho các sự kiện sau này.

Quy trình này sẽ giúp bạn tổ chức một lễ khai trương chuyên nghiệp và thành công, tạo dấu ấn tốt đẹp trong lòng khách mời cũng như cộng đồng.

Tổ Chức Lễ Khai Trương Công Ty Cần Chuẩn Bị Những Gì?

Khai trương  không hề đơn giản, bạn cần chuẩn những vật dụng khác nhau nhằm đảm bảo thuận tiện cho việc lễ bái thần linh, thu hút khách mời hay là trang trí công ty sao cho thật thu hút và ấn tượng.

Đây là một yếu tố tối quan trọng khi tổ chức buổi lễ khai trương. Có quá nhiều thứ cần chuẩn bị và bạn không thể làm điều đó chỉ trong 1 – 2 ngày. Hãy lập tức lên danh sách những thứ cần mua, hoặc chí ít hãy lấy giấy bút và ghi lại những điều sau.

Chuẩn Bị Lễ Cúng

Lễ vật làm lễ khai trương nhiều hay ít, lớn hay bé thì tùy theo điều kiện của gia chủ mà thành tâm nhưng tối thiếu bạn phải có những thứ cần thiết với một mâm cúng khai trương như sau:

– Mâm ngũ quả

– Lọ hoa

– 3 đĩa xôi,

– 3 chén nước trắng

– 3 chén nước chè

– 2 cây nến

– Đĩa trầu cau

– Một bộ lễ vàng mã

– 1 con gà luộc,

– 1 đầu heo luộc (hoặc quay, hay 1 con lợn sữa quay tùy điều kiện),

– Một bát hương hoặc bát gạo để cắm hương

Tùy theo những nơi khác nhau sẽ có những sự chuẩn bị, thêm bớt sao cho phù hợp với văn hóa, tôn giáo tín ngưỡng mỗi nơi. Dù ở đâu thì mục đích hướng tới của chúng ta vẫn là cầu mong sự may mắn thuận lợi.

Thư Mời

Chuẩn bị giấy mời và danh sách mời. Lời mời gửi tới các khách hàng đặc biệt với nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ về lễ khai trương sẽ tạo được thiện cảm tốt và thu hút được quan tâm của các khách mời. Do đó, doanh nghiệp nên thiết kế giấy mời thật ấn tượng, độc đáo, chú ý tính nhất quán, xúc tích, cô đọng.

Nắm rõ đối tượng muốn mời tham dự, lên danh sách khách mời

Thiết kế tấm thiệt mời sang trọng và chuyên nghiệp hoặc đặt mua tại các cửa hàng thiếp mời.

Đảm bảo thiệp mời đến nơi người nhận.

Trong trường hợp đặc biệt, bạn có thể đến tận nơi, hoặc gọi điện trực tiếp cho khách.

Trang Trí Công Ty

Bạn sẽ mất khoảng vài tiếng, hoặc cả ngày chỉ để chuẩn bị, sắp xếp backdrop, standy, bàn ghế và các vật dụng trang trí khác.

Để thực sự nổi bật trong ngày khai trương, bên cạnh việc như treo các băng rôn, lẵng hoa trang trí trước công ty, thì hệ thống âm thanh ánh sáng sẽ là nguyên tố không thể thiếu để thu hút khách hàng.

Tùy thuộc vào quy mô và đầu tư cho buổi lễ khai trương, các khách hàng có thể lựa chọn thiết lập một sân khấu nhỏ với nhạc sống để giao lưu khách hàng, hoặc đơn giản hơn, bật các bản nhạc sôi động, tươi vui, phù hợp với phong cách của công ty để làm điểm nhấn cho buổi lễ.

Dựa theo chủ đề, ý tưởng của bạn hoặc đơn vị thi công làm sao thể hiện được sự chuyên nghiệp, tinh tế, phù hợp với đối tượng khách hàng bạn hướng tới.

Quà Tặng Khai Trương

Dấu ấn không chỉ trong quá trình tổ chức sự kiện mà còn có thể lưu giữ cả sau chương trình thông qua quà tặng gửi tới khách mời.

Bạn nên chuẩn bị những món quà nhỏ xinh nhưng độc đáo, ấn tượng, có biểu tượng của ccông ty nhằm để lại những kỷ niệm và dấu ấn khó quên với những ai từng tham dự lễ khai trương.

Không những thế, một chiếc áo, hay một hình dán in logo doanh nghiệp không chỉ khiến khách mời tham dự nhớ tới sự kiện, chúng còn giúp bạn quảng bá thương hiệu một cách rộng rãi.

Lưu ý: Không nên có những phần quà quá lớn mang nhiều thiệt hại về chi phí.

Nhân Viên Trong Lễ Khai Trương

Chương trình sẽ không thể diễn ra suôn sẻ nếu như chỉ có 1 người chạy sự kiện. Và bạn cũng chẳng có 3 đầu 6 tay để có thể vừa đón khách, vừa cắt băng, vừa làm mc, xử lý âm thanh ánh sáng… Việc bạn cần làm là chuẩn bị một đội ngũ nhân sự hỗ trợ bạn, còn công việc chính của bạn là quản lý chung và thiết lập các mối quan hệ với khách hàng và đối tác.

Bạn cần cân đối và có các nhân sự chính sau đây:

Nhân sự chạy sự kiện chung – công việc chính là setup âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị trong buổi lễ.

Pg, lễ tân – tiêp khách, pha trà, nâng khay cắt băng và ổn định chỗ ngồi cho khách.

Người cắt băng khánh thành – khách mời hoặc nhân viên trong công ty.

Mc dẫn chương trình – người chịu trách nhiệm định hướng và thông báo các chương trình.

Người nổi tiếng – thu hút và tạo truyền thông trong sự kiện.

Photographer – mang lại những bức ảnh tuyệt vời trong sự kiện.

Nhân sự phục vụ các tiết mục văn nghệ – ca sĩ, người mẫu giới thiệu sản phẩm, đội múa lân…

Lên Kế Hoạch Cho Sự Kiện Khai Trương

Sau khi đã chuẩn bị xong các khâu, giờ là lúc bạn cần có một kế hoạch cụ thể để chạy chương trình sao cho phù hợp với những dự kiến đặt ra.

Chương trình cần có điểm nhấn quan trọng để tránh gây nhàm chán. Trong buổi lễ, quý doanh nghiệp nên kết hợp một số hoạt động như ca nhạc, gameshow vui vẻ, bốc thăm trúng thưởng, … để gia tăng sức hút và ấn tượng cho buổi lễ.

Dự Trù Và Tối Ưu Chi Phí

Chi phí cho một sự kiện luôn có giao động vô cùng, đôi khi chúng chỉ vài triệu, đôi khi là vài chục hoặc vài trăm triệu, điều này tùy thuộc vào quy mô và ngân sách bạn đề ra.

Để tối ưu chi phí, hãy bỏ qua các giai đoạn không cần thiết và không mang lại kết quả. Ví dụ như bạn không nên chọn dàn âm thanh quá đắt tiền nếu như địa điểm khai trương công ty của bạn trong một không gian vừa phải, hay bạn cũng không nên thuê quá nhiều nhân viên lễ tân để tránh lãng phí….

Thay vào đó, hãy ưu tiên cho việc trang trí làm nổi bật công ty, sản phẩm, các chi phí quảng bá và truyền thông

Xem Ngày Khai Trương

Trước khi làm lễ khai trương bạn nên xem ngày, giờ theo tuổi của mình để xác định thời gian làm lễ, đặt bàn cúng và mở cửa công ty đón tiếp khách để cho mọi việc diễn ra tốt đẹp và công ty được thuận lợi làm ăn buôn bán cho đông khách.

Với tín ngưỡng tâm linh đây là phần không thể thiếu tại Việt Nam, mang nhiều ý nghĩa đem lại sự tin tưởng, sự lạc quan về tương lai.

Việc chọn ngày giờ cũng cần phải lưu ý tránh những ngày lễ tết, hoặc những ngày đi làm để tránh việc khách mời không tham dự đông đủ như dự kiến.

Kịch Bản Chuẩn Của Một Lễ Khai Trương

Để xây dựng một kịch bản chuẩn, bạn cần chuẩn bị kế hoạch những điều sau:

– Đón khách và ổn định chỗ ngồi.

– Chuẩn bị lễ khai mạc

– Cắt băng khánh thành

– Các tiết mục văn nghệ, giải trí, múa lân múa rồng

– Cảm ơn đại biểu

– Mời khách tham quan

– Tiệc mặn, tiệc ngọt

– Bế mạc buổi lễ

Chiến Dịch Truyền Thông Và Marketing

Một chiến dịch truyền thông và marketing tốt sẽ giúp bạn đạt đảm bảo mục tiêu đề ra lễ khai trương công ty.

Thiết lập 1 event trên các trang mạng xã hội và quảng bá rộng rãi.

Đầu tư cho báo chí và truyền thông để quảng bá sự kiện.

Hợp tác với những người nổi tiếng có khả năng định hướng người tiêu dùng.

Tạo các ưu đãi thu hút người tiêu dùng và khách mời.

Bạn Cần Làm Gì Trong Ngày Khai Trương

Đón Tiếp Khách Mời

Bạn cần nhắc nhở và hướng dẫn đội ngũ nhân viên thể hiện sự hiếu khách, thân thiện, hỗ trợ nhiệt tình tới các khách quý tới tham dự buổi lễ cũng là một chiến lược tốt. Có thể chuẩn bị chi tiết đến từng khâu chào hỏi, hướng dẫn, giúp đỡ khách hàng trong công tác đón tiếp. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được trân trọng, quan tâm.

Cúng Khai Trương

Bày lễ vật lên bàn lớn đặt trước cửa công ty khi đến giờ tốt bạn châm đèn, hương lên rồi khấn 3 vái cắm hương và đọc bài văn khấn.

Sau khi hết tuần hương, bạn khấn tạ 3 vái rồi lấy vàng mã đi hóa sau khi cháy hết là bạn đã làm xong thủ tục khai chương rồi đó. Tiếp tục tiến hàng mời khách vào công ty.

Chọn người phù hợp để khai trương cho công ty, tạo niềm tin, sự may mắn, thành công.

Bài Cúng ( Khấn Vái) Khai Trương

Nam mô a di Đà Phật! (3 lần)

Con lạy chín phương Trời, mười phương Chư Phật, Chư phật mười phương.

Con kính lạy Quan Đương niên Hành khiển Thái tuế đức Tôn thần.

Con kính lạy các ngài Bản cảnh Thành hoàng chư vị Đại Vương.

Con kính lạy các Ngài Ngũ phương, Ngũ thổ, Long mạch, Tài thần định phúc Táo quân, chư vị Tôn thần.

Con kính lạy các Thần linh cai quản trong khu vực này.

(chúng) con là: ………………………………………. Tuổi: …………………………………..

Hiện ở tại: …………………………………

Hôm nay là ngày …. tháng … năm …, tín chủ con thành tâm sắm sửa lễ, quả cau lá trầu, hương hoa trà quả, thắp nén tâm hương dâng lên trước án, lòng thành tâu rằng: tín chủ con xây cất (hoặc thuê được) một ngôi nhà ở tại (nêu rõ địa chỉ) ….. ( nếu là cơ quan, công xưởng thì khấn là tín chủ con là con là Giám đốc hay Thủ trưởng cùng toàn thể công ty), nay muốn khai trương khởi đầu việc kinh doanh (hoặc sản xuất) phục vụ nhân sinh, phục vụ sinh hoạt. Do đó chúng con chọn được ngày lành tháng tốt sắm sính lễ vật cáo yết Tôn thần dâng cùng Bách linh ……. cúi mong soi xét.

Chúng con xin kính mời quan Đương niên quan Đương cảnh, quan Thần linh Thổ địa, Định phúc Táo quân cùng các ngài địa chúa Long Mạch cùng tất cả Thần linh cai quản khu vực này linh thiêng giáng hiện trước hương án, thụ hưởng lễ vật, chứng giám lòng thành. Cúi xin các vị phù hộ cho chúng con buôn bán hanh thông,là ăn thuận lợi, lộc tài vượng tiến, cần gì được nấy, nguyện gì cũng thành.

Tín chủ lại mời các vị Tiền chủ, Hậu chủ cùng chư Hương linh y thảo phụ mộc ngụ trong khu vực này, xin hãy tới đây thụ hưởng lễ vật, phù trì cho tín chủ con làm ăn buôn lán gặp nhiều may mắn.

Chúng con lễ bạc tâm thành, trước án kính lễ, cúi xin được phù hộ độ trì.

Nam mô a di Đà Phật! (3 lần)

Quảng Cáo Khai Trương Và Bán Hàng

Với đối tác tạo sự thiện cảm và mối quan hệ tốt, đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp nhận được những hợp đồng đầu tư tiềm năng trong tương lai. Ngoài ra, họ có thể hỗ trợ, giúp đỡ công ty trong suốt thời gian hoạt động.

Với khách hàng là mục tiêu hướng tới. Giúp họ hiểu, tin tưởng và tín nhiệm thì công việc kinh doanh mới có khả năng phát triển. Do đó, trong buổi lễ khai trương công ty cần tạo ấn tượng khách hàng. Thái độ đón tiếp chắc chắn sẽ là nồng hậu, thân thiện và cởi mở.

Với truyền thông nên xây dựng quan hệ tốt sẽ giúp doanh nghiệp nhiều trong công tác quảng cáo, xây dựng hình ảnh đẹp cho công ty mới. Vì vậy, việc cần làm tiếp theo của doanh nghiệp là tạo được ấn tượng tốt với phía báo chí. Có thể phân công một số bạn cộng tác viên hợp tác hỗ trợ các anh/chị nhà báo khi thực hiện công việc lấy thông tin và hình ảnh ấn tượng về buổi lễ.

Các chương trình ca nhạc, gameshow, bốc thăm làm tăng không khí hấp dẫn, chuẩn bị những phần quà cho người chiến thắng và phần quà dành cho các khách hàng tới tham dự lễ khai trương.