Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương, Khánh Thành Từ A-Z

MỤC LỤC 

Lễ khai trương (grand opening) là một sự kiện được tổ chức để kỷ niệm sự khai trương hoặc ra mắt một cửa hàng mới, doanh nghiệp mới, dự án mới, hay một văn phòng mới. Đây là dịp để công bố cho cộng đồng biết về sản phẩm hoặc dịch vụ mới, thu hút khách hàng mới và tạo ra sự chú ý và tăng doanh số bán hàng.

Lễ khai trương thường được tổ chức bằng cách có các hoạt động đặc biệt như: cắt băng khai trương, trưng bày sản phẩm mới, tổ chức buổi tiệc, phát quà tặng cho khách hàng, v.v. Đối với các doanh nghiệp lớn, họ có thể mời các nhân vật nổi tiếng, tổ chức hội thảo và các sự kiện quảng cáo khác để quảng bá cho thương hiệu mới của mình.

Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp và tổ chức, bởi vì nó không chỉ là một dịp để chào đón khách hàng mới và cộng đồng, mà còn là một cách để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới của doanh nghiệp đến với công chúng.

Dưới đây là một số tầm quan trọng của lễ khai trương:

Tạo dấu ấn: Lễ khai trương giúp tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và công chúng. Sự kiện này giúp cho doanh nghiệp khẳng định vị trí của mình trong thị trường và thu hút sự chú ý của khách hàng.

Tăng doanh số: Lễ khai trương giúp cho doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng trong thời gian ngắn. Sự kiện này cũng giúp tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh mới và thúc đẩy quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng.

Xây dựng thương hiệu: Lễ khai trương là một cách tuyệt vời để xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Nó giúp cho công chúng nhận biết được thương hiệu và tạo sự nhận thức đối với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Tạo sự kiện độc đáo: Lễ khai trương có thể là cơ hội để tạo ra các sự kiện độc đáo, hấp dẫn và có giá trị cho khách hàng và cộng đồng. Điều này giúp tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ và giúp khách hàng gắn bó với doanh nghiệp hơn.

Vì vậy, tổ chức một lễ khai trương tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo được sự chú ý và tăng doanh số bán hàng, đồng thời xây dựng được thương hiệu và tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ với khách hàng và cộng đồng.

Để tổ chức một lễ khai trương chỉnh chu, chuyên nghiệp, có thể thực hiện theo các bước sau:

Lên kế hoạch: Lên kế hoạch chi tiết về sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm, khách mời, chương trình sự kiện, trang trí, âm thanh và ánh sáng, v.v.

Tìm đối tác đáng tin cậy: Tìm kiếm các đối tác đáng tin cậy như đơn vị trang trí, dịch vụ âm thanh và ánh sáng, v.v. để đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp và đáp ứng được mọi nhu cầu.

Xây dựng một chương trình sự kiện thu hút: Thiết kế chương trình sự kiện độc đáo và thu hút, có thể bao gồm các hoạt động như cắt băng khánh thành, múa lân, chương trình nghệ thuật, v.v.

Thực hiện quảng cáo: Tạo ra chiến dịch quảng cáo cho sự kiện, bao gồm một trang web đăng ký sự kiện, các bài viết trên mạng xã hội, email và thông cáo báo chí.

Đảm bảo an ninh và an toàn: Đảm bảo an ninh và an toàn cho khách hàng và nhân viên tại sự kiện, bao gồm việc lên kế hoạch về bảo vệ, giải quyết sự cố nhanh chóng.

Chuẩn bị quà tặng cho khách hàng: Chuẩn bị quà tặng cho khách hàng như túi quà tặng, phiếu giảm giá, mẫu miễn phí, v.v. để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới của doanh nghiệp.

Tạo một không gian trưng bày sản phẩm: Tạo một không gian trưng bày sản phẩm mới của doanh nghiệp, giúp khách hàng có thể xem và tìm hiểu sản phẩm mới của doanh nghiệp.

Thực hiện đánh giá sau sự kiện: Thực hiện đánh giá và phân tích các kết quả sau sự kiện, từ đó đánh giá hiệu quả của chiến dịch khai trương và cải thiện các kế hoạch sự kiện trong tương lai.

Tổ chức một lễ khai trương chỉnh chu, chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được các mục tiêu của doanh nghiệp. Trong quá trình tổ chức sự kiện, cần đảm bảo tất cả các chi tiết được tính toán kỹ lưỡng, từ thiết kế chương trình sự kiện, trang trí, âm thanh và ánh sáng, cho đến việc chọn địa điểm phù hợp, đảm bảo an ninh và an toàn cho khách hàng và nhân viên.

Để tạo sự ấn tượng tốt đẹp với khách hàng, cần thiết kế các hoạt động đặc sắc và thu hút, bao gồm cắt băng khánh thành, múa lân, chương trình nghệ thuật, v.v. Ngoài ra, cần phải tạo ra chiến dịch quảng cáo và thông tin đầy đủ trên các phương tiện truyền thông, đảm bảo rằng thông tin về sự kiện được lan tỏa rộng rãi và thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Một yếu tố quan trọng khác là chuẩn bị quà tặng cho khách hàng, giúp giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới của doanh nghiệp. Tùy vào ngành nghề của doanh nghiệp, quà tặng có thể là phiếu giảm giá, mẫu miễn phí, túi quà tặng, v.v.

Ngoài ra, cần tạo một không gian trưng bày sản phẩm mới của doanh nghiệp, giúp khách hàng có thể xem và tìm hiểu sản phẩm mới của doanh nghiệp. Điều này giúp tăng khả năng tiếp cận và bán hàng cho sản phẩm mới.

Cuối cùng, sau khi sự kiện kết thúc, cần thực hiện đánh giá và phân tích các kết quả sau sự kiện, từ đó đánh giá hiệu quả của chiến dịch khai trương và cải thiện các kế hoạch sự kiện trong tương lai. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả tiếp thị, quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng mới và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ.

Lễ khai trương/khánh thành là cột mốc quan trọng đánh dấu sự ra mắt của doanh nghiệp, là khởi đầu đầy hứa hẹn cho sự phát triển, thịnh vượng về sau. Để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả, mời quý khách hàng tham khảo quy trình tổ chức đầy đủ và chi tiết dưới đây!

1. Xác định thời gian, địa điểm diễn ra lễ khai trương

Ngày và giờ khai trương ảnh hưởng rất lớn đến buổi lễ. Vì vậy cần chọn được ngày tốt để khai trương. Quý khách có thể tra cứu trên lịch hoặc trên mạng để chọn được thời gian phù hợp . Ngoài ra, thời gian tổ chức sự kiện cần căn cứ vào đối tượng tham dự. Nếu đối tượng khách mời là các chủ doanh nghiệp hoặc những người làm nghề nghiệp tự do thì thời điểm tổ chức so với đối tượng khách mời là những người làm việc theo giờ hành chính sẽ thoải mái hơn. Nếu như khách mời đều nằm ở cả hai trường hợp trên thì những ngày cuối tuần là sự lựa chọn hoàn hảo nhất!

2. Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ

Buổi lễ khai trương cần được trang trí, sắp xếp kỹ lưỡng để mọi người có thể chụp ảnh lưu niệm.

• Bên ngoài khu vực lễ: treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ; Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ;
• Khu vực lễ: Lắp đặt bạ, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
• Khu vực khai trương, khánh thành: Treo băng khánh thành, cột barie…
• Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…

3. Tiến hành tổ chức lễ khai trương

• Chào đón khách mời: Doanh nghiệp sẽ dễ dàng có được thiện cảm với khách hàng của mình bằng cách chào đón nồng nhiệt. Cần bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân; PG cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách…; Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
• Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.
• Tiết mục văn nghệ
• MC ổn định khách và tuyên bố lý do của buổi lễ
• Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng.
• Các tiết mục ca hát, múa nhảy làm nóng chương trình.
• Khai mạc
• Cắt băng khai trương
• Chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.
• Kết thúc buổi lễ

Mời quý khách hàng cùng thưởng thức những hình ảnh đẹp tại sự kiện lễ khánh thành nhà máy  Materials Việt Nam thực hiện để có cái nhìn tổng quát hơn. Mọi thông tin cần hỗ trợ xin vui lòng liên hệ Hotline của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!

4. Hình ảnh tham khảo