Thủ tục, hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện mới nhất

Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức các loại sự kiện. Tuy nhiên, do chưa am hiểu hết các quy định này, cũng như không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà hiện nay, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện của nhiều đơn vị vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém.

Có nhiều sự kiện chuẩn bị diễn ra còn phải bị hủy bỏ do trục trặc liên quan đến vấn đề giấy phép tổ chức. Để giúp quý khách hàng có những hiểu biết về thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, Công ty tổ chức sự kiện VietSky cung cấp tới quý khách hàng một số kiến thức cơ bản như sau:

1. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.

Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).

Kịch bản nội dung sự kiện.

Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.

Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể:

1.1. Tổ chức họp báo

Đơn xin phép họp báo gồm: ( Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung ), người thuyết trình, người chủ trì (Họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.

Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)

Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…)

Thời gian cấp: 1 ngày ( không kể ngày nghỉ)

1.2. Tổ Chức Trình Diễn Thời Trang

Đơn xin phép trình diễn thời trang

Danh sách người mẫu

Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn

Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn)

Hợp đồng địa điểm tổ chức

Thẩm quyền thuộc Bộ văn hóa thể thao và Du lịch đối với đoàn nghệ thuật đó thuộc cơ quan trung ương, đoàn nước ngoài vào biểu diễn theo hệ hợp tác giữa Việt Nam và nước đó, những nghệ sĩ ở Việt Nam đinh cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn.

Sở văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang, nghệ thuật cho những đoàn nghệ thuật ở địa phương, đoàn nghệ thuật, nghệ sĩ Việt Nam định cư ở nước ngoài biểu diễn ở tại địa phương mà không phải là đoàn nghệ thuât.

Hồ sơ để xin cấp giấy phép hoạt động sự kiện biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang bao gồm những giấy tờ sau;

Đầu tiên phải có đơn đề nghị cấp giây phép công diễn, trong đơn cần thể hiện rõ trương trình gì, gồm những tiết mục nào, người biểu diễn gồm những ai, ai là đạo diễn trương trình , thời gian, địa điểm tổ chức tiến hành sự kiện.

Đối với biểu diễn tác phẩm cần phải có kịch bản, bản nhạc trình diễn đối với lần đầu tiên công diễn, công diễn thời trang phải có ảnh hoặc có ảnh mẫu thiết kế trang phục.

Kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật trong thời hạn năm ngày làm việc cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện cấp giấy phép biểu diễn cho chủ thê yêu cầu, nếu không cấp thì phải thực hiện trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do vì sao không cấp, nếu trường hợp cần duyệt trương trình trước thì chủ thể yêu cầu phải tạo điều kiện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt trương trình trước khi thực hiện công diễn.

1.3. Tổ chức biểu diễn ca nhạc

Đơn xin phép: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?

Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng)

Hợp đồng địa điểm

Thời gian cấp: 7 ngày ( không kể ngày nghỉ)

Lưu ý: Từ tháng 7/2008 các chương trình có các hoạt động văn nghệ (hát, nhạc…) liên quan đến tác giả, tác phẩm thì cần mua tác quyền sử dụng bài hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả v/v đồng ý cho sử dụng tác phẩm.

1.4. Thủ tục cấp giấy phép triển lãm

Khi muốn tổ chức sự kiện triển lãm mỹ thuật hay triễn lãm ảnh phải có giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Đối với triễn lãm có quy mô toàn nghành của các cơ quan trung ương, triễn lãm trưng bày quốc tế tổ chức tại Việt Nam, của tổ chức nước ngoài với danh nghĩa đại diện cho một nước hay có sự phối hợp nhiều nước thì thẩm quyền của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Sở văn hóa thể thao và Du lịch có thẩm quyền cấp giấy phép triển lãm cho cá nhân, tổ chức thuộc tại địa phương, tổ chức nước ngoài nhưng tổ chức tại đia phương mà không thuộc trường hợp cấp của Bộ văn hóa hóa, Thể thao và du lịch.

Hồ sơ yêu cầu cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm bao gồm những giấy tờ hồ sơ sau:

Thứ nhất trong hồ sơ cần có đơn đề nghị cấp giấy phép thực hiện tổ chức sự kiện triển lãm trong đơn chủ thể cần chú ý là phải nêu rõ thời gian và địa điểm dự kiến tổ chức.

Bên cạnh đó cần có danh mục những tác phẩm, tác giả chuẩn bị triển lãm kích thước những tác phẩm dự kiến triển lãm, nếu tác phẩm có kích từ 9 x 12 cm trở lên thì cần nêu rõ ràng cụ thể hơn về chất liệu tác phẩm, kích thước tác phẩm.

Mẫu giấy mời được sử dụng để mời các khách mời tham gia sự kiện, nội dung triễn lãm.

Phải nộp thêm bản cam kết không vi phạm quy chế tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật.

Nếu là tổ chức, cá nhân nước ngoài muốn tổ chức sự kiện tai Việt Nam thì cần phải có những văc bản có liên quan đến tổ chức, cá nhân đó cũng như trương trình sự kiện và những giấy tờ này sẽ được dịch ra tiếng việt được hợp pháp lãnh sự. 

Thời gian để giải quyết thì trong vòng mười ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm cấp giấy phép tổ chức sự kiện cho cá nhân, cơ quan tổ chức có yêu cầu. Trường hợp từ chối cấp thì phải trả lời bằng văn bản cho chủ thể đó biết.

2. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.

3. Thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Hạn nộp hồ sơ là  trước 10 ngày diễn ra chương trình. Đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện.

Trên đây là một số kiến thức cơ bản về thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hy vọng kiến thức này sẽ giúp quý khách hàng xin được giấy phép một cách nhanh chóng nhất, tránh những trục trặc không đáng có ảnh hưởng tới việc tổ chức sự kiện của khách hàng.