Tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp, uy tín, giá rẻ: Quy trình, kịch bản

Lễ khai trương là gì?

“Lễ khai trương – Grand Opening“ là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp. Việc tổ chức lễ khai trương không chỉ đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hay giới thiệu một thương hiệu mới đến với khách hàng, mà còn mang giá trị tinh thần và phong thủy.

Tổ chức lễ khai trương thành công và ấn tượng sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong tương lai. Không chỉ mang lại niềm vui và phấn khích trong ngày đầu tiên, việc tổ chức lễ khai trương còn đem lại nhiều lợi ích khác, bao gồm:

Đánh dấu bước khởi đầu cho một công việc mới, một thương hiệu mới.

Tạo ra sự thuận lợi, giúp cho công việc suôn sẻ hơn, đem lại may mắn và phúc lộc cho doanh nghiệp theo ý nghĩa tâm linh.

Quảng bá thương hiệu rộng rãi hơn đến với nhiều khách hàng tiềm năng, giúp tăng doanh số bán hàng và mở rộng thị trường.

Tăng cường mối quan hệ và gắn kết với đối tác, khách hàng lớn, cũng như mở rộng quan hệ với các đối tác và khách hàng tiềm năng.

Nâng cao tinh thần, trách nhiệm của nhân viên, tạo sự đoàn kết và thân thiện giữa các thành viên trong công ty.

Vì vậy, việc tổ chức lễ khai trương là rất quan trọng và cần được chuẩn bị kỹ càng để đạt được mục tiêu và mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp.

Đối tượng khách mời của buổi khai trương?

Đối tượng khách mời của buổi lễ khai trương phụ thuộc vào mục đích tổ chức của công ty. Tuy nhiên, thông thường, công ty sẽ mời các đối tượng sau:

Khách hàng hiện tại và tiềm năng: Khách hàng là đối tượng quan trọng nhất trong buổi khai trương, vì họ là người sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty. Công ty nên mời các khách hàng hiện tại và tiềm năng của mình để tạo cơ hội gặp gỡ, giao lưu và tăng cường mối quan hệ.

Đối tác kinh doanh: Các đối tác kinh doanh là những đối tác quan trọng của công ty trong quá trình phát triển và kinh doanh. Công ty cần mời các đối tác kinh doanh của mình để tạo cơ hội gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm và cùng nhau phát triển.

Các đại diện của báo chí và truyền thông: Các đại diện của báo chí và truyền thông sẽ giúp công ty quảng bá sự kiện khai trương của mình đến đông đảo khán giả. Công ty cần mời các đại diện của báo chí và truyền thông đến dự buổi khai trương để tạo cơ hội quảng bá sự kiện của mình.

Các nhà cung cấp và đối tác liên quan: Các nhà cung cấp và đối tác liên quan cũng là những đối tác quan trọng trong quá trình kinh doanh của công ty. Công ty cần mời các nhà cung cấp và đối tác liên quan đến dự buổi khai trương để tạo cơ hội gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm và cùng nhau phát triển.

Các quan chức địa phương và đại diện chính quyền: Các quan chức địa phương và đại diện chính quyền sẽ giúp công ty có được sự ủng hộ và hỗ trợ từ phía chính quyền địa phương. Công ty cần mời các quan chức địa phương và đại diện chính quyền đến dự buổi khai trương để tạo cơ hội gặp gỡ, trao đổi và tăng cường mối quan hệ.

Lựa chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương

Thường thì, quyết định thời điểm tổ chức lễ khai trương được đưa ra bởi chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận Marketing. Trước khi lựa chọn ngày và giờ tổ chức, quý khách cần lưu ý một số yếu tố quan trọng như sau:

Chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương

Ngày và giờ khai trương có ảnh hưởng rất lớn đến thành công của buổi lễ, vì vậy cần chọn một ngày tốt để khai trương. Quý khách có thể tra cứu trên lịch hoặc trên mạng, và tuân theo các bước sau:

Bước 1: Tránh các ngày xấu (tương ứng với các sự kiện tiêu cực) được liệt kê khi tìm kiếm.

Bước 2: Ngày không được xung khắc với bản mệnh (ngũ hành của ngày không xung khắc với ngũ hành của tuổi).

Bước 3: Tìm ngày có nhiều sao Đại Cát (như Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên Hỷ…) và tránh ngày có nhiều sao Đại Hung.

Bước 4: Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt.

Bước 5: Xem xét ngày đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Sau khi chọn được ngày tốt, quý khách cần chọn thêm giờ tốt (giờ Hoàng đạo) để khởi sự.

Chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương đúng thời điểm và theo đúng phong thủy sẽ mang lại sự may mắn, tài lộc và thành công cho doanh nghiệp.

Cách tổ chức lễ khai trương hiệu quả

Để đạt được một lễ khai trương hoàn hảo, doanh nghiệp cần chuẩn bị một kế hoạch tổ chức chi tiết bao gồm:

Xác định số lượng khách mời và chuẩn bị danh sách.

Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức và thiết kế sơ đồ khu vực lễ, cũng như thiết kế thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu và lễ tân.

Chuẩn bị in ấn và phát hành thư mời.

Đăng ký giấy phép treo banner quảng cáo và giấy phép thuê địa điểm tổ chức là một trong những việc cần thiết để đảm bảo sự thành công của lễ khai trương. Doanh nghiệp cần phải đăng ký giấy phép treo banner quảng cáo và giấy phép thuê địa điểm tổ chức tại Sở văn hóa và du lịch trước khi tổ chức sự kiện. Quy trình đăng ký giấy phép này có thể khác nhau tùy theo địa phương, do đó doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ các quy định và thủ tục liên quan.

Việc đăng ký giấy phép treo banner quảng cáo cần tuân thủ các quy định về kích thước, nội dung và thời gian treo. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các thiết kế banner quảng cáo phù hợp với chủ đề của lễ khai trương và đăng ký đầy đủ thông tin cần thiết để đảm bảo việc treo banner được phê duyệt.

Việc đăng ký giấy phép thuê địa điểm tổ chức cũng là một công đoạn quan trọng. Doanh nghiệp cần phải tìm kiếm và chọn địa điểm phù hợp với quy mô sự kiện, tiện nghi và an ninh. Sau đó, doanh nghiệp cần phải đăng ký giấy phép thuê địa điểm tổ chức và trả các khoản phí liên quan đúng thời hạn.

Việc đăng ký giấy phép treo banner quảng cáo và giấy phép thuê địa điểm tổ chức sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những phiền toái và rủi ro không đáng có trong quá trình tổ chức lễ khai trương

Setup/chuẩn bị không gian sự kiện đẹp mắt

Sau khi đã chọn được địa điểm phù hợp, doanh nghiệp cần setup/chuẩn bị không gian sự kiện đẹp mắt và hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khách mời. Việc trang trí không gian sự kiện phải được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết để đảm bảo sự hoàn hảo và đẳng cấp của buổi lễ.

Các yếu tố quan trọng trong việc trang trí không gian sự kiện bao gồm ánh sáng, âm thanh, hoa, cây cảnh, trang trí sân khấu, bục phát biểu, bàn,  ghế đại biểu, các món ăn và đồ uống, và các vật dụng trang trí khác như đèn led, bong bóng, màn hình LED… Tất cả các yếu tố này cần phối hợp hài hòa với nhau để tạo ra không gian sự kiện đẹp mắt và sang trọng.

Chuẩn bị chương trình và tiến hành thử nghiệm/ tổng duyệt

Chương trình lễ khai trương cũng là một yếu tố quan trọng khác để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Doanh nghiệp cần thiết kế chương trình lễ khai trương phù hợp với mục đích của sự kiện và đối tượng khách mời. Chương trình cần phải thú vị, lôi cuốn và đầy ý nghĩa để gây ấn tượng tốt đối với khách mời.

Trước khi thực hiện chương trình, doanh nghiệp nên tiến hành thử nghiệm để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và không có bất kỳ sự cố nào xảy ra. Nếu có sự cố, doanh nghiệp cần có kế hoạch dự phòng để xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Quản lý và kiểm soát sự kiện

Trong quá trình tổ chức lễ khai trương, doanh nghiệp cần phải quản lý và kiểm soát sự kiện một cách tốt nhất để đảm bảo sự thành công của buổi lễ. Việc quản lý và kiểm soát sự kiện bao gồm phân công công việc, giám sát quá trình diễn ra sự kiện, đảm bảo an ninh, giám sát thời gian và chất lượng dịch vụ.

Phân công công việc là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ của buổi lễ. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ từng công việc cần thực hiện và phân công cho nhân viên có kinh nghiệm và trách nhiệm. Mỗi công việc cần được giao cho một người chịu trách nhiệm, đảm bảo rõ ràng về nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành.

Để giám sát quá trình diễn ra sự kiện, doanh nghiệp cần có một bộ phận quản lý sự kiện chuyên nghiệp, chịu trách nhiệm theo dõi và điều chỉnh mọi vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.

Việc đảm bảo an ninh cũng là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình tổ chức lễ khai trương. Doanh nghiệp cần phải thuê dịch vụ bảo vệ để đảm bảo an toàn cho khách mời, cũng như bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

Giám sát thời gian là một yếu tố quan trọng để đảm bảo buổi lễ diễn ra đúng thời gian được lên kế hoạch. Doanh nghiệp cần phải có một lịch trình rõ ràng và chặt chẽ để giám sát thời gian diễn ra từng hoạt động trong buổi lễ.

Chất lượng dịch vụ cũng là một yếu tố quan trọng để tạo sự ấn tượng tốt đối với khách mời. Doanh nghiệp cần phải đảm bảo chất lượng dịch vụ từ thiết kế đến thực hiện, phục vụ khách mời một cách chuyên nghiệp và chu đáo.

Tổ chức lễ khai trương là một công việc quan trọng và phức tạp, do đó cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt được hiệu quả tốt nhất. Trong quá trình tiến hành buổi lễ, bên cạnh việc chào đón khách mời, doanh nghiệp cần phải bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB để phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp. Điều này bao gồm phân công công việc cho các nhóm như đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân, cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách, đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak, hướng dẫn khách chỗ đậu xe, nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần phải có các tiết mục văn nghệ để tạo ấn tượng và thu hút khách hàng. Các tiết mục này có thể bao gồm múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng, các tiết mục ca hát, múa nhảy để làm nóng chương trình. Để đảm bảo sự suôn sẻ của buổi lễ, cần phải kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…

Khai mạc là phần quan trọng nhất của buổi lễ khai trương, MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự. Sau đó, màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty. Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ được mời lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng. Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn đến khách hàng.

Cắt băng khai trương cũng là một phần không thể thiếu của buổi lễ, MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương. Nên có pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ để tạo không khí hào hứng. Sau đó, đại biểu sẽ được mời lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. Đội ngũ nhân viên PG sẽ mang khây sâm banh đến mời khách dùng.

Sau khi cắt băng khai trương, MC sẽ giới thiệu lại về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp một lần nữa và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Đây là cơ hội tuyệt vời để khách hàng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Cuối cùng, buổi lễ khai trương sẽ kết thúc bằng việc chụp hình giao lưu với các đối tác và khách mời. Đội ngũ nhân viên sẽ bố trí các khu vực để chụp hình và tiếp đón khách mời. Sau đó, đội ngũ nhân viên sẽ tiễn khách ra xe và đón xe để đảm bảo khách hàng có một trải nghiệm tốt nhất.

Không nên quên việc tặng quà cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng tốt trong lòng họ. Các quà tặng có thể là một món đồ nhỏ như một chiếc bút hoặc một sản phẩm mẫu của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp khách hàng nhớ đến doanh nghiệp của bạn và tăng khả năng quay lại và sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp trong tương lai.

Sau khi buổi lễ khai trương kết thúc, các nhân viên sẽ tiến hành dọn dẹp và thu dọn các trang thiết bị, trang trí, đồ ăn uống để chuẩn bị cho buổi tiệc sau đó. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình buổi lễ, đội ngũ nhân viên sẽ cần phải xử lý nhanh chóng và hiệu quả để giữ cho buổi lễ luôn suôn sẻ.

Sau buổi lễ khai trương, doanh nghiệp sẽ tiếp tục thực hiện các kế hoạch và chiến lược tiếp thị để thu hút khách hàng và phát triển kinh doanh. Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác, khách hàng và cộng đồng sẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự thành công trong tương lai.

Đóng góp của các nhân viên và đối tác là vô cùng quan trọng trong việc tổ chức lễ khai trương thành công. Tất cả mọi người cùng nhau tạo nên một bầu không khí vui tươi và đầy ý nghĩa cho sự kiện này, và đó cũng là bước đầu tiên quan trọng trong hành trình phát triển của doanh nghiệp.

Những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức lễ khai trương

Khi tổ chức lễ khai trương, bạn cần lưu ý đến một số vấn đề sau đây để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công:

Kế hoạch sự kiện: Cần lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện từ trước để đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị đầy đủ và không bị thiếu sót.

Ngân sách: Phải xác định ngân sách cho sự kiện và tìm cách tối ưu chi phí nhằm đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất.

Địa điểm tổ chức: Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô và phong cách của sự kiện.

Trang trí: Tạo không gian trang trí phù hợp với chủ đề của sự kiện để tạo ấn tượng cho khách hàng.

Chương trình biểu diễn: Lên kế hoạch chương trình biểu diễn phù hợp với chủ đề và tạo sự thích thú cho khách hàng.

Tiện ích và an ninh: Đảm bảo đầy đủ các dịch vụ tiện ích cho khách hàng và bảo đảm an ninh, an toàn cho sự kiện.

Thời gian tổ chức: Chọn thời gian phù hợp với lịch làm việc của khách hàng để đảm bảo tính hiệu quả cao nhất của sự kiện.

Quảng cáo và truyền thông: Phải quảng bá và thông tin sự kiện đến khách hàng một cách rõ ràng và đầy đủ để thu hút sự quan tâm của đối tượng khách hàng.

Xử lý sự cố: Sẽ luôn có những sự cố xảy ra trong suốt quá trình tổ chức, vì vậy bạn cần phải chuẩn bị sẵn sàng để xử lý các sự cố này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trên đây là một số vấn đề cần lưu ý khi tổ chức lễ khai trương. Với sự chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ lưỡng, bạn sẽ có thể tổ chức một sự kiện thành công và thu hút được sự quan tâm của khách hàng.

Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp diễn ra như sau:

Lập kế hoạch và đề xuất ngân sách: Trước khi bắt đầu tổ chức lễ khai trương, bạn cần lập kế hoạch chi tiết về các hoạt động và công việc cần làm, bao gồm trang trí, âm nhạc, chương trình biểu diễn, dịch vụ tiện ích, thực phẩm và đồ uống, quảng cáo và truyền thông. Sau đó, bạn cần tính toán ngân sách để đề xuất cho quản lý hoặc sếp của bạn.

Chọn địa điểm: Để tổ chức một lễ khai trương thành công, bạn cần chọn một địa điểm phù hợp với quy mô và phong cách của doanh nghiệp của bạn. Địa điểm có thể là một cửa hàng mới, một trung tâm thương mại, khách sạn hoặc một không gian sự kiện đặc biệt.

Thiết kế và trang trí: Thiết kế và trang trí không chỉ là việc đưa ra ý tưởng trang trí, mà còn bao gồm việc thuê thiết bị, dịch vụ và đội ngũ trang trí. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng không gian của bạn sẽ được trang trí đẹp mắt và thu hút sự chú ý của khách hàng.

Chuẩn bị chương trình biểu diễn: Đây là một phần quan trọng trong việc tổ chức lễ khai trương. Bạn cần chuẩn bị chương trình biểu diễn phù hợp với chủ đề của sự kiện. Chương trình có thể bao gồm các màn trình diễn nghệ thuật, tiết mục âm nhạc, thuyết trình của người đại diện doanh nghiệp hoặc diễn giả, v.v.

Quảng cáo và truyền thông: Quảng cáo và truyền thông là yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp của bạn muốn hướng đến. Bạn có thể sử dụng các công cụ truyền thông như email marketing, bài viết trên mạng xã hội, trang web của doanh nghiệp hoặc báo chí để thông báo về sự kiện của mình.

Cung cấp dịch vụ tiện ích: Bạn cần chuẩn bị các dịch vụ tiện ích cho khách hàng tham gia lễ khai trương, bao gồm đồ uống, thức ăn, phục vụ khách hàng và đảm bảo an ninh và an toàn trong suốt sự kiện.

Thực hiện sự kiện: Khi tất cả các chuẩn bị được hoàn tất, bạn cần thực hiện lễ khai trương theo kế hoạch đã được lập trước đó. Điều này bao gồm việc giữ gìn tính thời gian và tuân thủ kế hoạch chung, giám sát các hoạt động của đội ngũ trang trí, chương trình biểu diễn và dịch vụ tiện ích để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Đánh giá và tổng kết: Sau khi lễ khai trương kết thúc, bạn cần thực hiện đánh giá và tổng kết sự kiện. Điều này giúp bạn biết được những điều đã hoạt động tốt và những điều cần được cải thiện cho các lễ khai trương tiếp theo. Đồng thời, bạn cũng cần xác định kết quả đạt được từ sự kiện, bao gồm số lượng khách hàng tham gia, doanh thu và nhận xét của khách hàng để đánh giá hiệu quả của lễ khai trương.

Trên đây là quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp diễn ra như thế nào. Việc tổ chức lễ khai trương đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và công phu, tuy nhiên nếu thực hiện đúng cách, lễ khai trương có thể là cơ hội để quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng mới đến với doanh nghiệp của bạn.

Công ty tổ chức sự kiện VietSky là đơn vị chuyên nghiệp và uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khai trương với mức giá vô cùng hấp dẫn. Với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, VietSky sẽ giúp khách hàng tổ chức một buổi khai trương thành công với các hoạt động sôi nổi, ý nghĩa và ấn tượng nhất. Đặc biệt, VietSky cam kết sử dụng các trang thiết bị, dịch vụ và nhân lực chất lượng cao để mang lại sự hài lòng cho khách hàng, với mức chi phí thấp vô cùng cạnh tranh trên thị trường.

Với tiêu chí “giá rẻ”  nhưng “chất lượng cao” luôn được đặt lên hàng đầu, VietSky cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp, uy tín, với chi phí phù hợp nhất. Chúng tôi hiểu rằng, việc tổ chức một buổi lễ khai trương đòi hỏi sự đầu tư tốn kém về thời gian, ngân sách và cả sự nỗ lực của những người tham gia. Vì vậy, giá cả luôn là yếu tố quan trọng để quyết định sự lựa chọn của khách hàng. Tại VietSky, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tổ chức sự kiện khai trương giá rẻ nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.