Tổ chức sự kiện giáng sinh: Tạo không khí lễ hội và niềm vui cho khách hàng của bạn

Tổ chức sự kiện giáng sinh là một hoạt động vui chơi, giải trí, kết nối và tạo dựng tinh thần đoàn kết, thân thiện trong gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và cộng đồng trong dịp lễ giáng sinh. Sự kiện này thường được tổ chức vào khoảng tháng 12 hàng năm, nhằm tạo ra không khí giáng sinh ấm áp, tươi vui và đầy ý nghĩa cho mọi người.

Tổ chức sự kiện giáng sinh có thể bao gồm các hoạt động như:

+ Trang trí cây thông, trang trí nhà cửa, phòng học, phòng làm việc, trang trí mặt tiền công ty…

+ Tổ chức tiệc tùng, dạ tiệc, liên hoan, lễ hội, giao lưu, chương trình văn nghệ, chương trình trò chơi, cuộc thi, quà tặng…

+ Thăm gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và người già, người nghèo, người khuyết tật, trẻ em mồ côi, bệnh viện, trung tâm nuôi dưỡng, chùa, nhà thờ, đền, miếu…

+ Góp phần cùng cộng đồng tổ chức các hoạt động thiện nguyện, từ thiện, ủng hộ những người khó khăn, bị thiệt hại do thiên tai, bão lụt, đại dịch…

Mục đích của tổ chức sự kiện giáng sinh là để tạo ra một không khí giáng sinh đầy ấm áp, yêu thương, đoàn kết và hạnh phúc cho mọi người. Đồng thời, sự kiện này cũng giúp tăng cường sự gắn kết, tinh thần đoàn kết, giao lưu hợp tác, tạo sự tiếp nhận, chia sẻ và đoàn kết giữa mọi người.

Ý tưởng tổ chức lễ giáng sinh độc đáo

Để tổ chức sự kiện giáng sinh độc đáo, ấn tượng và xây dựng hình ảnh văn hóa doanh nghiệp, tạo không khí lễ hội và niềm vui cho khách tham gia.

1. Tổ chức giáng sinh gây bất ngờ

Bất ngờ luôn là tiêu chí gây bùng nổ hiệu quả cho mọi sự kiện. Nếu bạn tổ chức buổi lễ noel chứa đựng nhiều yếu tố bất ngờ thì hiệu quả mang lại sẽ gây kinh ngạc và ấn tượng đối với người tham dự.

Khi lên ý tưởng, hãy tập trung vào những yếu tố bất ngờ, hiếm khi xuất hiện vào ngày thường. Chẳng hạn như yêu cầu mọi người làm những việc hài hước, bung xõa hết sức vào ngày hôm ấy để tạo nên bầu không khí tươi mới cho ngày lễ giáng sinh. Hoặc để ban lãnh đạo công ty chuẩn bị những tiết mục biểu diễn nghệ thuật đặc biệt dành tặng cho nhân viên của mình. Những màn biểu diễn bất ngờ đến từ các vị lãnh đạo thường ngày nghiêm túc chắc chắn sẽ làm trái tim của các nhân viên sôi động.

2. Tổ chức giáng sinh ấm cúng

Giáng sinh là dịp để mọi người đoàn tụ với gia đình, bạn bè, quây quần bên nhau chia sẻ những câu chuyện của cuộc sống và hạn chế những hoạt động ở bên ngoài. Chính vì vậy, nếu bạn muốn sự kiện của mình thu hút được nhiều người đến tham dự nhất có thể hãy nghĩ ra những ý tưởng, chủ đề kết nối các thành viên trong công ty bằng cách mời cả gia đình của họ đến tham dự sự kiện.

Điều này khiến tất cả hòa chung vào làm một và giúp mọi người có cảm giác ấm cúng bên bạn bè, người thân.

3. Tổ chức giáng sinh theo chủ đề, concept nhất định

Để buổi lễ giáng sinh trở nên đặc biệt, khác lạ và không bị trùng lặp với các năm trước đó hay với các doanh nghiệp khác mà vẫn thu hút và tạo ấn tượng được với mọi người. Thì bạn nên tổ chức tiệc theo một chủ đề, concept đang thịnh hành và là xu hướng ở thời điểm hiện tại. Việc năm bắt các trend hot giúp ý tưởng chương trình trở nên sáng tạo hơn.

Có rất nhiều concept phù hợp có thể áp dụng cho sự kiện giáng sinh mà bạn không sợ bị trùng như:

+ Tổ chức noel kết hợp dạ tiệc hóa trang

+ Tổ chức noel theo hướng hoài cổ hoặc hiện đại

+ Tổ chức noel cosplay các nhân vật nổi tiếng

+ Tổ chức noel kết hợp những trò chơi nhận quà thú vị

+ Tổ chức liveshow ca nhạc đêm giáng sinh

Kịch bản tổ chức lễ giáng sinh

Cũng giống như các sự kiện khác, để tổ chức một buổi lễ giáng sinh ấm cúng, gắn kết mọi thành viên trong công ty mà vẫn mang những nét độc đáo, đặc thù riêng biệt và xây dựng được hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp thì chúng ta phải lên được một kịch bản tổ chức chi tiết và sáng tạo từ bước đón khách, xây dựng nội dung chương trình, các tiết mục nghệ thuật đến bước giao lưu, ăn uống cũng cần được chú trọng.

Trong kịch bản nên có đầy đủ các thông tin như thời gian, nội dung các tiết mục, thời lượng từng tiết mục, ghi chú,…Việc này sẽ giúp ban tổ chức dễ dàng nắm bắt và kiểm soát chương trình, tránh để xảy ra những tình huống, sự cố phát sinh hay khiến chương trình bị delay, kéo dài, gây nhàm chán cho các khách mời tham dự.

Thông thường, nội dung kịch bản chương trình lễ giáng sinh sẽ bao gồm các phần chính sau:

+ Checkin đón khách, các khách mời cùng nhau chụp ảnh kỉ niệm.

+ Biểu diễn nghê thuật tiết mục mở màn.

+ MC xuất hiện, giới thiệu chương trình và khách mời tham dự.

+ Đại diện phát biểu, chia sẻ với các nhân viên, khách mời.

+ Tổng kết hoạt động trong năm, vinh danh

+ Chương trình biểu diễn văn nghệ giao lưu.

+ Khai tiệc và ăn tiệc.

+ Tổ chức các trò chơi vui nhộn, ý nghĩa.

+ Chương trình bốc thăm may mắn

+ Bế mạc chương trình, tiễn khách và chuẩn bị quà tặng cho các khách mời tham dự.

Ngoài ra, một ý tưởng tổ chức lễ Giáng sinh độc đáo khác có thể là tổ chức một sự kiện thưởng thức nghệ thuật với chủ đề Giáng sinh. Sự kiện này có thể bao gồm một buổi biểu diễn âm nhạc, vũ đạo và hài kịch với các nghệ sĩ nổi tiếng.

Để tạo thêm không khí Giáng sinh, sân khấu có thể được trang trí bằng cây thông, đèn lồng và hoa tươi. Các nghệ sĩ có thể mặc trang phục Giáng sinh và biểu diễn các ca khúc, điệu nhảy và tiết mục hài kịch liên quan đến chủ đề này.

Ngoài ra, sự kiện này cũng có thể kết hợp với các hoạt động tạo hình bằng đèn lồng, nơi khán giả có thể tạo ra các tác phẩm nghệ thuật sáng tạo với đèn lồng và các vật dụng khác.

Để thêm phần ý nghĩa, sự kiện này cũng có thể được kết hợp với các hoạt động từ thiện, như quyên góp đồ ăn và quần áo cho người nghèo, tặng quà cho trẻ em khó khăn, hoặc hỗ trợ các chương trình giáo dục cho trẻ em.

• Xem thêm: CÁC BƯỚC CẦN THIẾT ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Quy trình tổ chức lễ giáng sinh

1. Dự trù ngân sách tổ chức

Dự trù ngân sách tổ chức chính và việc đầu tiên trong quy trình tổ chức bất kì mọi sự kiện nào. Và đối với tổ chức noel, giáng sinh cũng vậy. Cần xác định số tiền dự kiến sẽ chi bao nhiêu cho buổi tiệc từ đó mới có thể lên kế hoạch chuẩn bị mọi thứ từ việc thuê địa điểm, xác định quy mô chương trình, đồ ăn và quà tặng cho khách mời tham dự.

Tính toán các hạng mục chi tiết để phân bổ chi phí sao cho cân đối, hợp lý, tránh tối đa các khoản chi phí phát sinh và tối ưu hóa ngân sách cho sự kiện.

2. Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Để buổi lễ giáng sinh diễn ra thành công tốt đẹp và mang đến nhiều dấu ấn trong lòng các khách mời tham dự thì nội dung chương trình sự kiện của bạn phải đặc biệt và có điểm nhấn riêng. Và để thu hút được mọi người thì những ý tưởng hay, những chủ đề mới lạ chính là chìa khóa và là yếu tố tạo sự mới lạ, hấp dẫn của chương trình.

Một ý tưởng hay không đòi hỏi cầu kỳ, phức tạp, nhưng cần sự mới lạ, mang tính chỉn chu và hoàn chỉnh. Ý tưởng cần phải độc đáo, nhưng vẫn phải phù hợp với thực tế, ngân sách để có thể thực hiện được. Và khi đã xác định được chủ đề rõ ràng thì mọi vấn đề liên quan đến sự kiện (banner, backdrop, hoa trang trí…), kịch bản, hoạt động chương trình sẽ rõ ràng và có định hướng hơn.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ noel

Một trong những việc quan trọng nhất trong quy trình tổ chức giáng sinh đó là lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp, đáp ứng đủ mọi yêu cầu từ không gian, điều kiện giao thông, các dịch vụ tiện ích kèm theo tại địa điểm.

Thông thường, việc lựa chọn địa điểm sẽ tùy thuộc vào ngân sách, mục đích, quy mô và số lượng khách tham dự. Và khi lựa chọn nên ưu tiên chọn những địa điểm tại trung tâm, dễ tìm, thuận tiện đi lại để giúp khách hàng dễ dàng di chuyển và cảm thấy thoải mái khi tham gia buổi tiệc.

4. Lên kịch bản chi tiết chương trình

Sau khi đã có ý tưởng và chủ đề cho chương trình lễ giáng sinh. Việc tiếp theo chúng ta cần xây dựng một kịch bản chi tiết bao gồm kịch bản khung chương trình, kịch bản MC, kịch bản kĩ thuật.

Trong quá trình lên kịch bản chi tiết chương trình, người tổ chức sẽ xác định các nội dung và hoạt động cần thiết để đáp ứng mục đích của sự kiện, đảm bảo rằng chương trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Bên cạnh đó, kịch bản cũng cần được thiết kế sao cho phù hợp với đối tượng khách mời, phong cách và mục đích của sự kiện.

Để sự kiện thành công, cần phải chuẩn bị và lựa chọn kịch bản phù hợp. Ngoài ra cần chuẩn bị các phương án dự phòng để back up, tránh những rủi ro không đáng có trong khâu tổ chức.

5. Triển khai thực hiện các công việc

Sau khi đã lên kế hoạch và kịch bản chi tiết cho buổi lễ giáng sinh. Việc cuối cùng trong quy trình tổ chức giáng sinh chúng ta phải làm đó là tiến hành triển khai các công việc cần làm. Nên chia thành ba giai đoạn trước, trong và sau sự kiện để dễ dàng thực hiện và giám sát các công việc một cách cụ thể nhất, tránh sơ suất làm ảnh hưởng trực tiếp đến buổi lễ.

Giai đoạn trước buổi lễ giáng sinh

Lên danh sách các trò chơi trong chương trình

Chuẩn bị quà tặng cho các khách mời

Thiết kế và thi công sân khấu tổ chức

Trang trí hội trường, khu vực tổ chức lễ giáng sinh

Lựa chọn nhân sự MC, ca sĩ, nhóm nhảy biểu diễn trong chương trình

Lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng sử dụng cho sự kiện

Tổng duyệt chương trình

Giai đoạn trong buổi lễ giáng sinh

Chuẩn bị thực đơn, tiệc

Giám sát chương trình, đảm bảo các tiết mục diễn ra đúng kế hoạch

Hỗ trợ khách mời trong quá trình diễn ra buổi lễ

Cuối chương trình gửi quà tặng cho các khách mời tham dự

Giai đoạn sau buổi lễ giáng sinh

Dọn dẹp hiện trường, tháo dỡ thiết bị, sân khấu

Tổng kết lại các hoạt động, rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo

Trên đây là những quy trình tổ chức sự kiện giáng sinh một công việc phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lên ý tưởng cho đến triển khai và thực hiện các công việc cụ thể. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện giáng sinh thành công sẽ mang lại niềm vui và hạnh phúc cho tất cả mọi người tham gia.