Khi tổ chức sự kiện thì kịch bản MC sự kiện cũng sẽ là một phần thuộc trong khâu cần chuẩn bị, và để sự kiện diễn ra thành công mỹ mãn thì bên tổ chức sự kiện nên đầu tư vào một kịch bản hấp dẫn để có thể thu hút khách mời. Mỗi sự kiện thì mỗi loại kịch bản sẽ được thay đổi để phù hợp cho nên bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách xây dựng kịch bản chương trình sự kiện căn bản và những lợi ích mà một kịch bản tốt đem lại.
NỘI DUNG BÀI VIẾT
MC sự kiện có vai trò gì?
Là gương mặt đại diện cho sự kiện
Người xuất hiện nhiều nhất trên sân khấu khi sự kiện diễn ra không phải là người tổ chức hay người đứng đầu của một công ty mà đó chính là MC dẫn chương trình, cho nên có thể cho rằng họ là người đại diện cho sự kiện trong khoảng thời gian này. Họ cũng sẽ là người tương tác với khách mời nhiều nhất cho nên sự khéo léo và duyên dáng của họ sẽ là thứ khiến khách mời hứng thú hơn với sự kiện. Thậm chí còn có cả những trường hợp MC đã được xin thông tin vì khách mời muốn hợp tác hoặc làm quen với họ.
Người dẫn chương trình và điều tiết sự kiện
Vì là gương mặt đại nên MC phải đảm bảo rằng tất cả những gì họ nói đều phải theo kịch bản chương trình, họ cần phải bảo đảm rằng mọi thứ đều sẽ diễn ra theo kế hoạch đã trao đổi. Ngoài ra thì MC còn sẽ trực tiếp làm việc với nhà tổ chức để đảm bảo các công đoạn đều suôn sẻ và thông điệp họ truyền tải sẽ phù hợp với nội dung của chương trình.
MC sự kiện là cầu nối giữa khách mời và sự kiện
Là người kết nối mọi người với chương trình
MC không chỉ đơn giản là người dẫn dắt làm cho bữa tiệc thêm sôi nổi mà họ còn là nhân vật trung gian để truyền tải thông tin cho khách mời. Một MC chuyên nghiệp sẽ có cách riêng biệt của họ để truyền đạt thông điệp một cách đáng nhớ cho khách mời. Ngoài ra thì MC cũng sẽ là người cần phải có kiến thức về sự kiện cùng với đơn vị tổ chức mà họ đang hợp tác dẫn dắt vì sẽ có trường hợp khách mời sẽ hỏi thêm về thông tin của chương trình đó.
Người quyết định không khí của chương trình
Nội dung thì chỉ có một nhưng cách diễn đạt thì lại vô vàn, một MC chuyên nghiệp sẽ có những khung bật cảm xúc phù hợp để phát biểu nội dung mà họ truyền đạt. Vì vậy một MC giỏi không phải chỉ dẻo miệng mà cử chỉ và ngôn ngữ hình thể của họ cũng phải biến tấu đa dạng. Thường các MC giỏi sẽ dẫn dắt các chương trình với các câu chuyện, đôi khi là chia sẻ cá nhân hoặc các câu chuyện ngắn mang tính hài hước để làm nâng cao tinh thần của mọi người tham gia. Vì vậy không khí của một sự kiện sẽ phụ thuộc rất nhiều vào sự linh hoạt của MC, và khi sự linh hoạt và đa dạng này được áp dụng đúng cách thì sẽ khiến sự kiện trở nên nổi bật và khó quên.
Là người chủ động thích nghi khi sự cố xảy ra
Là một MC thì ngoài công việc dẫn chương trình thì họ cũng sẽ phối hợp với ban tổ chức để giảm thiểu tỷ lệ sự cố có thể xảy ra. Họ làm việc này bằng cách theo sát kịch bản một cách bài bản, và chương trình sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch và thời gian. Tuy nhiên sự cố dù nhỏ hay lớn là điều khó có thể tránh khỏi lúc sự kiện diễn ra, và đối với một MC chuyên nghiệp thì họ sẽ chủ động đứng lên hỗ trợ tìm phương án giải quyết cũng như giúp trấn tĩnh khách mời hoặc giải trí cho họ với các trò chơi trong lúc chờ đợi. Khi sự cố xảy ra điều này sẽ là thứ giúp ta phân biệt được một MC giỏi và suất xắc.
Kịch bản dành cho MC sự kiện là gì?
Kịch bản MC sự kiện (hay thường được gọi là MC script) là một loại kịch bản được soạn sẵn với chi tiết về chương trình như timeline, nhiệm vụ của họ, cũng như công việc của các bộ phận khác. Đa số kịch bản thường sẽ chỉ do nội bộ (đơn vị tổ chức, MC,…) biết, và thường được soạn thảo chuyên nghiệp, chi tiết. Hầu hết các sự kiện lớn như tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ khánh thành, lễ khởi công…đều sẽ có kịch bản dẫn chương trình sự kiện dành cho MC.
Kịch bản MC giúp chương trình diễn ra tốt đẹp
Ưu điểm của việc chuẩn bị kịch bản mc
Giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, không bị đứt quãng
Một sự kiện chuyên nghiệp sẽ diễn ra liên tục và không có khoảng trống giữa chừng, cho nên việc có trong mình kịch bản sự kiện sẽ giúp cho các công đoạn diễn ra suôn sẻ và mạch lạc. Ngoài ra có kịch bản cũng sẽ giúp người dẫn chương trình nắm được nội dung khái quát từ đó chọn lọc và biến tấu thành các câu chuyện của riêng họ để chương trình trở nên sinh động hơn.
Giúp nắm rõ sự kiện
Một kịch bản sự kiện chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều tốt lợi cho sự kiện. Trước hết là về phía MC, với kịch bản thì lời dẫn MC sự kiện cho chương trình sẽ trở nên tự nhiên và trôi chảy hơn, họ cũng sẽ biết được thông tin chương trình và lịch trình chính xác để có thể điều tiết thêm bớt nội dung để theo sát kế hoạch. Ngoài ra khi có kịch bản thì MC cũng sẽ trở nên tự tin hơn khi dẫn dắt vì họ đã nắm được thông tin sự kiện, điều này sẽ giảm thiểu sự cố phát sinh không mong muốn.
Hỗ trợ truyền tải thông điệp chính xác
Nếu không có kịch bản dẫn chương trình sự kiện thì MC có thể hiểu sai ý nghĩa của chương trình và từ đó sẽ vô tình dẫn dắt chương trình theo hướng hoàn toàn khác theo ý định ban đầu của ban tổ chức.Vì vậy kịch bản MC sự kiện giúp họ nắm được thông tin chính xác để có thể chuẩn bị và đưa ra các thông tin quan trọng mà ban tổ chức muốn đạt được.
Trở nên chuyên nghiệp trong mắt khách mời
Chẳng ai muốn tham gia sự kiện mà trong đó MC hay ban tổ chức không chung một tần số nghĩa là sai sót cứ xuất hiện và lặp đi lặp lại, điều này sẽ làm giảm sự chuyên nghiệp và tăng tỷ lệ né tránh của họ với các sự kiện sau. Với kịch bản soạn sẵn cho sự kiện thì điều này sẽ hiếm khi xảy ra và tạo ra sự ổn định xuyên suốt sự kiện cũng như làm tăng giá trị cho cả MC và ban tổ chức. Và với phong thái chuyên nghiệp trong việc dẫn dắt và tổ chức sẽ khiến khách mời cảm thấy thoải mái cũng như có thể tin tưởng hợp tác. Đây cũng là một trong những lý do việc xây dựng kịch bản MC nằm trong tips giúp sự kiện thành công.
Dễ dàng xử lý và khắc phục sự cố
Bằng cách nắm được thông tin chương trình và lịch trình MC có thể chủ động đứng ra giải quyết nếu có vấn đề phát sinh trong lúc sự kiện diễn ra. Họ có thể trực tiếp bỏ đi những phần không quan trọng nếu bị lố thời gian hoặc thêm vào các tiết mục giải trí nhỏ nếu sự kiện diễn ra nhanh hơn lịch trình. Điều này sẽ giúp thể hiện sự chuyên nghiệp cho cả MC và ban tổ chức với khả năng phản ứng nhạy bén.
Các bước xây dựng kịch bản mc sự kiện
1. Xác định mục tiêu và đối tượng khách mời
Đây là bước quan trọng trước khi viết kịch bản sự kiện, mục tiêu và khách mời chính là nguyên nhân chính mà sự kiện diễn ra nên cần xác định kỹ mục tiêu của sự kiện là gì để có thể mời số lượng khách và khách mời phù hợp để có thể tạo ra kịch bản phù hợp. Với thông tin chính xác thì bạn có thể tự do thoải mái điều chỉnh và sáng tạo nội dung sao cho phù hợp với đối tượng tham gia. Nên làm nổi bật nội dung chính cần truyền đạt để đảm bảo khách mời có thể nắm rõ và hứng thú. Việc xác định này sẽ giúp MC dễ dàng xưng hô cũng như linh hoạt hơn trong việc tương tác với khách mời.
MC sự kiện có ảnh hưởng lớn tới không khí sự kiện
2. Lên kế hoạch và timeline cụ thể
Sau khi xác định được mục tiêu và đối tượng, tiếp theo là cần chú tâm tới việc phân bổ kế hoạch tổ chức như thế nào và timeline cho mỗi hoạt động. Một chương trình không có lịch trình rõ ràng sẽ thưởng trở nên lộn xộn và vô tổ chức, vì vậy timeline hỗ trợ trong việc khiến chương trình diễn ra mạch lạc và trôi chảy cũng như liên kết giữa các nội dung sẽ không bị rời rạc, đứt khúc.
3. Đầu tư vào lời dân MC sự kiện
Sau khi đã lên kế hoạch thì bạn có thể gửi MC thử, họ có thể góp ý để cải thiện kịch bản sao cho phù hợp với phong cách dẫn chương trình của sao cho tự nhiên nhất. Điều này cũng sẽ giúp làm giảm thiểu các đoạn ngập ngừng giữa chừng và giúp bố cục các phần trở nên chặt chẽ liên kết với nhau cũng như làm nổi bật tính cách của người dẫn chương trình.
4. Phân bố công việc phù hợp
Kịch bản MC sự kiện cũng nên có phần riêng về việc phân bố nhiệm vụ ai sẽ đảm nhận vai trò gì chứ khổng riêng chỉ mỗi MC. Việc này sẽ giúp công việc hậu cần diễn ra trôi chảy và đồng bộ hơn cũng như kịp thời hỗ trợ MC nếu như họ có yêu cầu hoặc cần giúp đỡ.
5. Theo dõi cập nhật tình hình thường xuyên
Từ ngày chuẩn bị cho tới khi sự kiện chính thức diễn ra đôi lúc sẽ không tránh khỏi các trường hợp khâu tổ chức cũng như nội dung sẽ bị thay đổi, khi điều này xảy ra thì cần nên chỉnh sửa kịch bản MC ngay lập tức và thông báo cho họ biết. Và nhớ rằng việc diễn tập trước cho sự kiện cũng cực kỳ quan trọng nếu bạn không muốn sai sót xảy ra trong quá trình sự kiện diễn ra.
Các lưu ý khi xây dựng kịch bản sự kiện
1. Chú trọng tới từng chi tiết
Việc tổ chức sự kiện là một sự kiện vô cùng quan trọng đặc biệt nếu như bạn có mời các đối tác tiềm năng tham gia, vậy nên hãy quan tâm tới từng tiểu tiết dù là nhỏ nhặt nhất vì sẽ có những vị khách khó tính và điều này sẽ khiến họ khó chịu.
Chẳng hạn như khi sắp xếp bàn ghế thì nên chừa đủ khoảng cách để họ có thể thoải mái ngồi mà không đụng phải người bên cạnh cũng như là chừa lối đi để họ có thể dễ dàng đi ra ngoài nếu cần.
2. Thêm phần ổn định trật tự trong kịch bản
Ở các sự kiện lớn thì số lượng khách mời rất đông và việc yêu cầu họ ổn định chỗ ngồi để bắt đầu chương trình sẽ khá khó khăn cho nên vì vậy trong lời dẫn MC sự kiện thì nên có phần ổn định. Ổn định ở đây có thể là giữ trật tự, ngồi xuống, hướng dẫn khách vào hội trường… Thêm phần này vào trong kịch bản sẽ tránh làm lãng phí thời gian và giúp theo sát timeline.
3. Kịch bản phải đồng nhất với chương trình
Việc soạn thảo kịch bản tốt nhất nên để đơn vị tổ chức sự kiện hoặc người trong công ty làm hoặc cùng làm với MC sự kiện. Có nhiều trường hợp kịch bản dẫn chương trình sự kiện truyền tải sai thông điệp không vào trọng tâm, vậy nên cần có sự thống nhất giữa 2 bên trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Kịch bản MC sự kiện giúp tạo sự thành công cho sự kiện
Kịch bản MC sự kiện không chỉ đơn thuần là một tài liệu hỗ trợ cho MC, mà còn là công cụ quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp. Một kịch bản chi tiết, đầy đủ và sáng tạo sẽ giúp MC dẫn dắt chương trình một cách tự tin, linh hoạt, và gắn kết khách mời với nội dung sự kiện một cách tốt nhất. Để đạt được điều này, việc chuẩn bị kỹ lưỡng, sự phối hợp chặt chẽ giữa MC và ban tổ chức, cùng với sự linh hoạt trong xử lý tình huống là vô cùng cần thiết. Khi mọi yếu tố này được đảm bảo, sự kiện của bạn chắc chắn sẽ để lại ấn tượng sâu sắc và khó quên cho tất cả khách mời tham dự.
