Những việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành trong tiếng anh còn gọi là “Inauguration Ceremony” được tổ chức với ý nghĩa chúc mừng, thông báo một công trình, dự án đã hoàn thành. Lễ khánh thành là dịp để đánh dấu một sự khởi đầu mới thuận lợi, may mắn và tràn đầy hanh thông trong tương lai của công trình.

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức lễ khánh thành mang hai tầng ý nghĩa quan trọng.

Về mặt tinh thần, tổ chức khánh thành giúp nâng cao tinh thần, tăng sự hứng khởi và kì vọng vào một tương lai tốt đẹp của doanh nghiệp. Điều này là một động lực tinh thần to lớn đối với chủ doanh nghiệp để cố gắng hơn nữa trong công việc kinh doanh sắp tới.

Về mặt kinh doanh, lễ khánh thành là một dịp vô cùng thích hợp để giúp quảng bá hình ảnh/thương hiệu của doanh nghiệp đến với các khách hàng tiềm năng/đối tác. Buổi lễ diễn ra thành công, tốt đẹp sẽ ghi dấu ấn tốt trong lòng các khách mời tham dự, là tiền đề để doanh nghiệp ngày càng cố gắng phát triển thịnh vượng hơn.

Bên cạnh đó, đây là còn một không gian hoàn hảo để kết nối các mối quan hệ đối tác mới, thu thập được nhiều thông tin khách hàng, cũng như nắm được thị hiếu của khách hàng để từ đó có thể vạch ra hướng đi đúng đắn và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp trong tương lai.

Lễ khánh thành có ý nghĩa rất to lớn đối với doanh nghiệp. Để có thể tổ chức chương trình lễ khánh thành hoàn hảo nhất không phải là điều dễ dàng? Hãy cùng Vietsky tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức lễ khánh thành

1 Tìm hiểu các thông tin tổ chức lễ khánh thành

2 Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

3 Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

4 Lên kịch bản cùng các nội dung, tiết mục sẽ diễn ra trong lễ khánh thành

5 Chuẩn bị các công tác hậu cần tổ chức lễ khánh thành

6 Truyền thông cho buổi tổ chức sự kiện

Tìm hiểu các thông tin tổ chức lễ khánh thành

Khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, quý khách cũng cần tìm hiểu các thông tin cơ bản về chương trình sắp tổ chức. Tổ chức lễ khánh thành cũng vậy. Đây là một trong những bước quan trọng thường bị thiếu sót các tổ chức chưa nhận ra tầm quan trọng của nó. Tuy nhiên, nếu thực hiện, Lễ khánh thành sẽ dễ dàng thành công như mong đợi.

Những thông tin không thể thiếu khi tổ chức khánh thành gồm có:

Mục tiêu khi tổ chức lễ khánh thành.

Chủ đề và thông điệp của buổi lễ.

Khách mời tham gia (cần phân loại khách mời để dể dàng bố trí các tiếp đón mà Vietsky thường hay tư vấn cho khách hàng).

Thời gian, địa điểm

Ngân sách dự kiến.

Thông tin khác cần hoạch định như: Quà tặng, tiệc chiêu đãi, các chương trình văn nghệ, yêu cầu về tiêu chuẩn MC, Agenda chương trình dự kiến

Nghiên cứu các thông tin khi tổ chức lễ khánh thành là điều cần thiết.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Thời gian tối thiểu để có thể tổ chức một sự kiện lớn là 2 tháng. Vì vậy, việc chọn thời gian tổ chức nên được tính toán thật kỹ. Mục đích là vừa chọn được ngày tốt, vừa kịp thời gian chuẩn bị.

Bên cạnh thời gian, địa điểm cũng được khảo sát trước đó. Tùy vào quy mô buổi lễ khánh thành mà quý khách chọn địa điểm phù hợp. Ngoài ra, quý khách cũng nên chọn địa điểm sớm nhất có thể để đặt cọc, phân chia khu vực, trang trí… Những việc này tuy không quá phức tạp nhưng nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của buổi Lễ Khánh Thành.

Lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Sau khi đã có đủ thông tin về buổi lễ khánh thành, việc tiếp theo là lên kế hoạch tổ chức. Một kế hoạch càng chi tiết thì việc thực hiện sẽ càng dễ dàng hơn. Thông thường, các nội dung chính cần không thế thiếu trong đó gồm có:

Các đầu việc, cách thực hiện và thời gian hoàn thành.

Danh sách nhân sự phụ trách, hỗ trợ cho sự kiện.

Phương án dự phòng cho các tình huống ngoài ý muốn xảy ra.

Bạn cần phải có một checklist (hay còn gọi là bảng công việc) để tiện follow theo tiến độ lễ khánh thành

Lên kế hoạch tổ chức kỹ lưỡng sẽ giúp buổi lễ diễn ra hoàn hảo.

Lên kịch bản cùng các nội dung, tiết mục sẽ diễn ra trong lễ khánh thành

Thông thường, phần nghi thức của lễ khánh thành gồm có giới thiệu khách mời, đại diện phát biểu, cắt băng khánh thành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có thêm những tiết mục để tạo ấn tượng. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp để lại dấu ấn cho các khách mời.

Các tiết mục phải dựa theo chủ đề và thể hiện được thông điệp mà chương trình muốn truyền tải. Từ đó, tạo ra sự thống nhất xuyên suốt khiến khách mời không thể rời mắt.

Doanh nghiệp có thể liên hệ Vietsky để được tư vấn kịch bản tổ chức khánh thành chi tiết nhất.

Chuẩn bị các công tác hậu cần tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành có thể gây ấn tượng ”đầu xuôi – đuôi lọt” hay không đề tùy thuộc vào công tác hậu cần. Bước này sẽ còn được gọi là bước hiện thực hóa kế hoạch đã nêu ở trên. Doanh nghiệp cần theo sát các đầu việc trước khi diễn ra sự kiện, điều phối trong suốt chương trình và cả việc nghiệm thu sau đó. Chỉ cần một thiếu sót đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng của buổi lễ.

Truyền thông cho buổi lễ

Tổ chức lễ khánh khành là dịp để truyền thông, quảng bá về doanh nghiệp. Và để đạt hiệu quả cao nhất, quý khách cần có mục tiêu và chiến lược rõ ràng. Ví dụ như thông báo về công trình mới của doanh nghiệp, kết nối với các đối tác, khách hàng tiềm năng…

Ngoài việc gửi thư mời, thông báo đến khách hàng, quý khách cũng nên gây chú ý bằng cách treo băng rôn, phát tờ rơi.

Truyền thông chương trình lễ trên các mạng xã hội (trước – trong – sau) lễ khánh thành để doanh nghiệp bạn tối ưu hiệu quả tốt nhất, tối đa nhất cho cơ hội nhận diện thương hiệu

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến việc tổ chức Lễ Khánh Thành dành cho doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thông tin, xin hãy liên hệ thông tin bên dưới.