Tổ chức sự kiện ngoài trời: Những điều cần lưu ý

Hiện nay hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức. Bởi nó mang đến một không gian mở thoáng đãng, gần gũi với thiên nhiên, hiện đại, thỏa sức mang vào những ý tưởng trang trí ấn tượng mà không bị gò bó trong diện tích chật hẹp. Tuy nhiên để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công ngoài lên kế hoạch chặt chẽ cần phải lưu ý những rủi ro để có phương án dự phòng hợp lý. Hôm nay Vietsky Events sẽ giúp bạn liệt kê những điểm lưu ý để có thể tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công nhé.

Sự kiện được tổ chức ngoài trời

1. Những sự kiện nào được tổ chức ngoài trời?

Với không gian sự kiện bên ngoài rộng rãi, thoáng đãng thường sẽ tổ chức các sự kiện có quy mô lớn với nhiều người tham dự như:

– Đại nhạc hội, festival, âm nhạc EDM: Các sự kiện âm nhạc lớn thường được tổ chức ngoài trời bởi số lượng khán giả rất đông.

– Lễ khởi công, lễ động thổ và lễ khánh thành nhà máy.

– Hội chợ và triển lãm: Nhiều triển lãm và hội chợ được tổ chức ngoài trời để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và công nghệ mới.

– Sự kiện thể thao: Các sự kiện thể thao như giải đua xe đạp, giải golf, giải bóng đá, giải marathon và giải đấu quần vợt thường được tổ chức ngoài trời.

– Kỷ niệm ngày lễ: Nhiều ngày lễ ngày tình yêu, ngày quốc khánh, Halloween, Giáng sinh…v.v. thường được tổ chức ngoài trời để kết hợp giữa các hoạt động vui chơi và ăn uống.

2. Những ưu điểm và nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Hiện nay, xu hướng tổ chức sự kiện ở ngoài trời rất được yêu thích và lựa chọn ngày càng nhiều. Vậy hình thức tổ chức này có những ưu và nhược điểm gì?

Ưu điểm:

+ Không gian rộng: Sự kiện ngoài trời thường được tổ chức trong không gian mở, rộng rãi hơn so với trong nhà, cho phép khách mời có không gian thoải mái di chuyển, tận hưởng không khí trong lành, tự nhiên hơn.

+ Tạo không khí vui tươi, thoải mái: Tự nhiên và không gian mở tạo ra một không khí vui tươi, thoải mái, phù hợp với các sự kiện ngoài trời như picnic, BBQ, trò chơi ngoài trời, hoặc tiệc tùng.

+ Tiết kiệm chi phí: Đối với các sự kiện quy mô lớn, tổ chức ngoài trời có thể tiết kiệm chi phí hơn so với trong nhà. Bạn không cần phải thuê phòng, thiết bị chiếu sáng, hệ thống âm thanh và máy lạnh.

+ Cơ hội để khách mời kết nối: Sự kiện ngoài trời có thể cho phép khách mời tương tác và kết nối với nhau hơn. Không gian rộng, không khí tự nhiên cùng với các trò chơi, hoạt động ngoài trời sẽ giúp mọi người cảm thấy thoải mái và dễ dàng tương tác với nhau hơn.

+ Tạo cảm giác gần gũi với thiên nhiên: Sự kiện ngoài trời giúp bạn cảm nhận được sự gần gũi với thiên nhiên hơn, tạo ra một cảm giác thư giãn và giảm stress.

Nhược điểm

+ Phụ thuộc vào thời tiết: Thời tiết không ổn định có thể làm ảnh hưởng đến sự kiện. Mưa, gió hay nắng nóng có thể gây ra các vấn đề khó khăn cho các hoạt động và khách mời.

+ Sự cố kỹ thuật: Các thiết bị âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác có thể bị hỏng hoặc không hoạt động đúng cách trong điều kiện ngoài trời.

+ Vấn đề an ninh: Không gian mở có thể làm tăng rủi ro về an ninh và an toàn cho khách mời, nhất là trong các sự kiện có quy mô lớn.

+ Vấn đề vệ sinh: Sự kiện ngoài trời có thể gây ra các vấn đề về vệ sinh, đặc biệt là khi có nhiều khách tham gia và không đủ cơ sở hạ tầng phục vụ.

+ Đội ngũ nhân viên: Tổ chức sự kiện ngoài trời yêu cầu sự phối hợp giữa nhiều đội ngũ nhân viên khác nhau như nhân viên vệ sinh, an ninh, bảo trì và các nhân viên khác. Việc quản lý và điều phối đội ngũ nhân viên này cũng là một thách thức.

3. Những lưu ý để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, có một số điều cần lưu ý để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và an toàn:

– Các vấn đề liên quan đến địa điểm tổ chức luôn khiến khách hàng lẫn đơn vị tổ chức đau đầu. Địa điểm tổ chức thoả mãn về yếu tố di chuyển thuận lợi và không gian thoáng đãng. Đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời, tại các địa điểm công cộng cần có giấy phép tổ chức sự kiện và giấy phép của đơn vị quản lý địa điểm.

– Khảo sát và đánh giá kỹ khu vực tổ chức: Trước khi lên phương án tổ chức sự kiện ngoài trời, đơn vị cần có những chuyến đi khảo sát địa điểm cẩn thận để đánh giá: mặt bằng, nguồn điện, vị trí,… Để khi lập kế hoạch tổ chức sẽ có những phương án dự phòng nếu cần.

– Thiết bị âm thanh, ánh sáng ngoài trời: Hệ thống âm thanh, ánh sáng trong nhà sẽ không đáp ứng nhu cầu nếu sử dụng ở ngoài trời. Đơn vị cần chọn đúng thiết bị có công suất phù hợp, đảm bảo số lượng để mọi người tham dự đều có thể nghe và nhìn hiệu quả nhất.

– Sắp xếp khu vực trông giữ xe của khách tham dự: Vì sự kiện được tổ chức ngoài trời, sẽ rất tốt nếu gần đó có khu vực đỗ xe. Nếu không, đơn vị cần tính toán và chuẩn bị tốt hạng mục này. Cần dựa trên số lượng khách tham dự để phân bố, sắp xếp các bãi trông giữ xe ở quanh khu vực tổ chức sự kiện ngoài trời để tránh ùn tắc tại khu vực chính của sự kiện.

– An toàn vệ sinh thực phẩm: Nếu bạn có kế hoạch phục vụ thực phẩm và đồ uống cho sự kiện ngoài trời, hãy đảm bảo rằng chúng được bảo quản và phục vụ đúng cách để tránh các vấn đề về sức khỏe.

Nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,…) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và việc phục vụ sẽ do phía nhà hàng phụ trách.
Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.

– Đội ngũ nhân sự nhiều và chuyên nghiệp: Một đội ngũ nhân sự điều phối và hỗ trợ sự kiện sẽ giúp đỡ khách hàng giải quyết các vấn đề liên quan đến sự kiện của bạn như: Tìm vị trí ngồi, tìm khu vực checkin hoặc nhà vệ sinh,…

– An ninh để phân luồng giao thông và quản lý đám đông: Đối với nhữn sự kiện có nhiều người tham dự như Giải chạy Marathon, cần phân bổ đội ngũ nhân sự có nhiệm vụ kiểm soát an ninh. Phân bổ luồng giao thông tại khu vực diễn ra sự kiện và đảm bảo không có vấn đề gây rối, mất trật tự.

Đội ngũ nhân viên an ninh trong sự kiện

4. Những phương án tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

– Thời tiết xấu: Với các sự kiện ngoài trời, thời tiết thuận lợi là điều quan trọng nhất. Lý tưởng nhất là khi trời không có mưa và cũng chẳng có gió lớn. Tuy nhiên, thời tiết là thứ không thể lường trước, do đó khi tổ chức bạn cần tính toán các rủi ro này để có phương án dự phòng tốt hơn. Các hạng mục ngoài trời cần gia cố chắc chắn để không đổ vỡ khi trời gió to.

Nhà bạt không gian

Cân nhắc phương án dùng dù 1 đỉnh hoặc nhà bạt để làm mái che khi thời tiết xấu.

Nhà bạt sự kiện được cân nhắc sử dụng đối với sự kiện có nhiều khách tham dự. Nhà bạt được thi công lắp đặt kiên cố để sử dụng tạm thời ngoài trời. Khung nhà bạt có dạng hình trụ, làm bằng sắt kẽm hoặc nhôm. Mái nhà bạt có kết cấu dạng vòm hoặc tam giác và được phủ bạt 2 da cách nhiệt ngoài trời.

– Đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện: Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.
Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựơc hỗ trợ về an ninh hoặc có thể thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.

Vietsky Events – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công đòi hỏi nhiều yếu tố. Trong đó, việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp là rất quan trọng. Vietsky Events với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo việc tổ chức thực hiện, xử lý các tình huống phát sinh cho các sự kiện ngoài trời của quý khách. Chúng tôi tự tin sẽ đem lại những sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp nhất. Thế mạnh của chúng tôi là tổ chức các sự kiện ngoài trời như: Lễ khởi công nhà xưởng, lễ động thổ, lễ khánh thành nhà máy, tổ chức giải chạy bộ chuyên nghiệp,…

Dịch vụ tổ chức event ngoài trời của Vietsky Events:

– Thiết kế và thi công sân khấu: Công ty sở hữu đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư và nhân viên chuyên nghiệp, có khả năng thiết kế và thi công sân khấu đẹp mắt và chất lượng, phù hợp với từng loại sự kiện.

– Cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng và màn hình LED: Công ty sở hữu những thiết bị âm thanh, ánh sáng và màn hình LED hiện đại, đảm bảo chất lượng tốt nhất cho các sự kiện ngoài trời.

– Cung cấp dịch vụ trang trí: Công ty có đội ngũ nhân viên trang trí chuyên nghiệp, có khả năng trang trí cho các sự kiện ngoài trời theo yêu cầu của khách hàng.

– Cung cấp dịch vụ ẩm thực: Công ty cung cấp các dịch vụ ẩm thực phong phú và đa dạng, từ các món ăn truyền thống đến các món ăn hiện đại, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

– Tư vấn và quản lý sự kiện: Công ty có đội ngũ chuyên viên tư vấn và quản lý sự kiện, đảm bảo các hoạt động của sự kiện diễn ra suôn sẻ và thu hút được sự quan tâm của khách hàng.

Trên đây là những thông tin về dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Vietsky và một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Để được tư vấn chi tiết hơn và nhận được báo giá cho dịch vụ sự kiện, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi.