MENU

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, thiết kế, chuẩn bị và thực hiện một hoạt động có tính chất đặc biệt, nhằm đáp ứng mục đích cụ thể của một cá nhân, tổ chức hoặc công ty. Sự kiện có thể là khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ, hội nghị, triển lãm, tiệc cưới, sinh nhật, concert, hay bất cứ hoạt động nào mà người tổ chức mong muốn.

Để tổ chức sự kiện thành công, cần có quy trình và kế hoạch chi tiết. Từ việc lên kế hoạch, định hình mục tiêu, thiết kế, chuẩn bị tài liệu và thực hiện, tất cả đều cần được thực hiện kỹ càng và chi tiết để đạt được hiệu quả tốt nhất. Từ đó, các công ty tổ chức sự kiện cần có đội ngũ chuyên nghiệp, tay nghề và kinh nghiệm để đảm bảo các sự kiện được tổ chức thành công.

Các sự kiện thành công sẽ tạo ra những lợi ích rất lớn cho cá nhân, tổ chức hoặc công ty. Đó là cơ hội để tăng cường quan hệ khách hàng, nâng cao uy tín, tạo dấu ấn cho thương hiệu, kết nối các đối tác, tạo ra mối quan tâm, thúc đẩy sự phát triển và mở rộng các hoạt động kinh doanh. Do đó, việc tổ chức sự kiện được xem là một phần quan trọng trong kế hoạch marketing của một công ty, giúp đẩy mạnh sự phát triển và tăng trưởng của công ty.

2: Quy trình tổ chức sự kiện từ A – Z.

Phần 1: Chuẩn bị kế hoạch 2 tháng trước sự kiện

Xác định mục tiêu sự kiện:

Xác định rõ mục đích và mục tiêu của sự kiện để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động sẽ được thực hiện với một mục đích cụ thể và đạt được kết quả mong muốn.

Hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi nhỏ sau để đảm bảo dẫn dắt sự kiện đi đúng hướng. 

+ Bạn có phải đang lên một chương trình quảng bá sản phẩm mới? 

+ Event này dành cho chỉ một cá nhân hay một nhóm người cụ thể? 

+ …

Hãy đặt những câu hỏi càng tiến sát vấn đề càng tốt. Suy nghĩ kĩ về mục tiêu sự kiện. Khi bạn biết chính xác những gì bạn muốn làm, thì mọi việc sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều!

Lập kế hoạch và dự kiến ngân sách:

Lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo sự kiện được thực hiện trong thời gian quy định và trong ngân sách được phân bổ.

Việc dự kiến ngân sách cho sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô sự kiện, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra, số lượng khách mời, mức độ trang trí và các hoạt động khác trong sự kiện. Tuy nhiên, để đảm bảo việc tổ chức sự kiện được hiệu quả, cần lên kế hoạch ngân sách một cách chi tiết và cẩn thận.

• Một số khoản chi phí cần tính đến khi dự kiến ngân sách cho sự kiện bao gồm:

• Chi phí địa điểm tổ chức: Bao gồm chi phí thuê địa điểm, phí bảo vệ, phí cho dịch vụ hỗ trợ.
• Chi phí thiết kế và trang trí: Bao gồm chi phí cho trang trí sân khấu, ánh sáng, âm thanh, thiết bị hỗ trợ và thiết kế banner, backdrop.
• Chi phí cho chương trình: Bao gồm chi phí cho nhân viên biểu diễn, MC, ca sĩ, nhạc sĩ, DJ và các loại giấy tờ pháp lý liên quan.
• Chi phí cho dịch vụ ăn uống: Bao gồm chi phí cho tiệc cocktail, tiệc tối hoặc các món ăn nhẹ.
• Chi phí quảng cáo và PR: Bao gồm chi phí cho quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, các bài viết báo chí và hoạt động PR.
• Chi phí cho dịch vụ hậu cần: Bao gồm chi phí cho đưa đón khách, lễ tân, thu dọn đồ, an ninh và các dịch vụ khác.
• Chi phí khác: Bao gồm các khoản chi phí khác như chi phí cho quà tặng, phí cho các dịch vụ cần thiết khác.

Cần lên kế hoạch ngân sách một cách chi tiết để đảm bảo rằng tất cả các khoản chi phí được tính đến và không bị vượt quá ngân sách được phân bổ. Ngoài ra, cần có kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc chi phí không lường trước.

Dự kiến thời gian và địa điểm:

Việc dự kiến thời gian và địa điểm cho sự kiện là một bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Thời gian và địa điểm của sự kiện cần phải được lên kế hoạch trước để đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra thuận lợi và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Khi dự kiến thời gian cho sự kiện, cần xem xét các yếu tố như thời gian của khách hàng, các sự kiện khác diễn ra trong cùng thời điểm, thời tiết và các ngày lễ, kỳ nghỉ. Nếu sự kiện được diễn ra vào thời điểm đặc biệt như các dịp lễ tết, thì nên đặt lịch sớm để có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

Khi dự kiến địa điểm cho sự kiện, cần chú ý đến các yếu tố như quy mô của sự kiện, số lượng khách mời, địa điểm dễ dàng tiếp cận, an ninh và các tiện ích khác như chỗ đậu xe, nhà vệ sinh, v.v. Đối với các sự kiện lớn, cần phải đặt địa điểm trước ít nhất 6 tháng để có thể đảm bảo sự đáp ứng các yêu cầu cần thiết.

Nếu bạn tổ chức sự kiện tại một địa điểm ngoài trời, cần xem xét các yếu tố thời tiết để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thuận lợi và không bị ảnh hưởng bởi những tác động bên ngoài. Nếu sự kiện diễn ra trong một không gian đóng, hãy chắc chắn rằng không gian này đáp ứng được yêu cầu về khả năng chứa đựng số lượng khách mời và cần thiết về trang thiết bị.

Khi đã dự kiến thời gian và địa điểm cho sự kiện, hãy liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ để đặt chỗ sớm và đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức thành công.

Công tác hậu cần:

Hãy suy nghĩ về công tác hậu cần cho tất cả mọi thứ. 

+ Bãi đỗ xe của khách mời sẽ ở đâu? 

+ Bố trí như thế nào với không gian địa điểm tổ chức của bạn? 

+ Bạn sẽ cần những thiết bị điện nào? 

+ Những vật dụng phụ (nước uống cho người phát biểu, phù hiệu, tài liệu quảng cáo, quà tặng…) sẽ khiến bạn sẽ phát sinh thêm những khoản chi phí gì? 

+ Cần bao nhiêu người giúp cho chương trình chạy một cách thuận lợi?

+ Những điều gì có thể phát sinh gây trở ngại cho event? 

Điều quan trọng là lúc này hãy ngồi xuống cùng team của bạn, thảo luận và xem xét tất cả các mặt của vấn đề, những phát sinh có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

Kế hoạch tiếp thị và truyền thông cho sự kiện:

Kế hoạch tiếp thị và truyền thông cho sự kiện là một phần quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Nó giúp cho các đối tượng mục tiêu của sự kiện nhận được thông tin về sự kiện và đồng thời nâng cao sự quan tâm và tham gia của họ đến sự kiện.

Dự thảo tổ chức:

Hãy tự chuẩn bị một bản chương trình dự kiến của các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Tạo một vài bảng tính để sắp xếp các phương án tổ chức của bạn. Chuẩn bị một timeline với các deadlines cụ thể cho mỗi hoạt động và nhớ viết tên của mọi người và liên hệ của họ khi cần đến. 

Phần 2: Kế hoạch 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra

Xác định thời gian và địa điểm cụ thể:

Chắc chắn rằng tất cả mọi thứ đang tiến triển đúng định hướng mà bạn đưa ra từ trước. 

Cố định ngày tổ chức sự kiện, gọi điện đặt trước địa điểm thuê. Tại thời điểm này, mọi thứ phải được đảm bảo chắc chắn và rõ ràng.

Trao đổi cùng team:

Xác định phê duyệt ngân sách, thời gian biểu, v.v. từ các thành viên trong nhóm cũng như người giám sát. Đây thời điểm tốt nhất để tất cả các câu hỏi được đem ra thảo luận những vẫn đề có thể phát sinh. Đây cũng là thời điểm hoàn hảo để tạo kế hoạch hành động cụ thể cho mỗi người. Đảm bảo nhóm không có bất kỳ vấn đề trục trặc nội bộ nào. Giữ liên lạc chặt chẽ với tất cả các nhà lãnh đạo nhóm cũng như các thành viên trong nhóm.

 Chiến lược marketing, truyền thông cho sự kiện

Theo kế hoạch từ 2 tháng trước, chuẩn bị brochures phù hợp, chạy quảng cáo, thực hiện cuộc gọi điện thoại, gửi tin nhắn, email đăng ký tham dự đến danh sách khách mời. 

Đảm bảo việc cập nhật thông tin sự kiện thường xuyên liên tục nhất có thể. Bạn có thể đăng trên website chính thức của công ty, trên mạng xã hội như Facebook và Twitter. Và, tất nhiên, trang web / blog / trang Facebook cá nhân của bạn, nếu có thể. Bạn càng tích cực quảng cáo, sự hiện diện của bạn càng được biết đến nhiều hơn.

Kiểm soát chặt chẽ việc chi tiêu ngân sách 

Đảm bảo có một hệ thống biên nhận, xác nhận, hóa đơn và thủ tục giấy tờ chung… Bạn sẽ cần phải giữ tất cả các chứng từ này để tổng kết chi phí tổ chức sự kiện.

Lên thời gian biểu chi tiết cho chương trình

Lên kế hoạch chi tiết đến từng phút cho các hoạt động quan trọng. Việc lên thời gian dự kiến này tùy thuộc vào sự kiện của bạn, cố gắng giữ số lượng thông tin ở mức tối thiểu để dễ dàng đọc.

Tổng hợp các phản hồi

Xem các phản hồi từ khách mời. Xếp các chỗ ngồi đặc biệt cho những người khuyết tật, người già … Kiểm tra những người tham gia có nhu cầu ăn chay hoặc ăn kiêng cụ thể khác không. Thông thường sự kiện nào cũng sẽ có email mời tham dự kèm một bản các câu hỏi tùy chỉnh giúp bạn lưu ý một số yêu cầu đặc biệt của khách. 

Phần 3: Kế hoạch 48h trước sự kiện

Thực hiện lần kiểm tra cuối cùng với team

Hãy chắc chắn rằng bạn thống nhất với mọi người về chương trình sự kiện. Ngay cả khi không có ai có ý kiến hoặc đặt câu hỏi gì cho bạn, hãy cố gắng đánh giá hành vi của họ. Mọi người có nhất trí với công việc của họ không? Họ có nắm rõ được trách nhiệm của mình trong kế hoạch tổ chức sự kiện không?

Chốt danh sách khách mời

Tạo danh sách những người được mời trong một bảng tính và tính tổng số. Đối với hầu hết các sự kiện, số người trả lời rằng có tham dự chắc chắn sẽ có sự chênh lệch với số người đến thực tế.

Bố trí sắp xếp tại nơi tổ chức sự kiện

+ Xác định không gian: Đầu tiên, bạn cần phải xác định không gian để biết cách bố trí sắp xếp sao cho phù hợp với không gian đó. Nếu không gian hẹp, bạn có thể sắp xếp bàn ghế và trang trí đơn giản để tạo cảm giác rộng hơn. Nếu không gian lớn, bạn có thể chia nó thành nhiều khu vực để thu hút sự chú ý của khách tham dự.

+ Thiết kế bố trí: Sau khi đã xác định không gian, bạn cần lên kế hoạch thiết kế bố trí phù hợp. Hãy tạo một sơ đồ cho từng khu vực của sự kiện, bao gồm các địa điểm cho bàn ăn, nơi trưng bày sản phẩm, sân khấu biểu diễn, v.v.

+ Trang trí: Trang trí cũng là yếu tố quan trọng trong việc bố trí sắp xếp tại nơi tổ chức sự kiện. Hãy chọn một chủ đề hoặc màu sắc để tạo cảm giác thống nhất và đồng bộ cho toàn bộ không gian. Nếu bạn không có kinh nghiệm trong trang trí, hãy thuê một nhà thiết kế chuyên nghiệp để tư vấn và giúp bạn tạo ra một không gian đẹp mắt.

+ Sắp xếp bàn ghế: Sắp xếp bàn ghế cho khách tham dự là một yếu tố quan trọng trong việc bố trí sắp xếp. Hãy chọn loại bàn và ghế phù hợp với không gian và chủ đề của sự kiện. Sắp xếp bàn ghế sao cho không gian thoải mái, dễ di chuyển và tiện lợi cho khách tham dự.

+ Thiết kế ánh sáng: Ánh sáng là một yếu tố quan trọng trong việc tạo không gian sáng tạo và thu hút sự chú ý của khách tham dự.

Tạo không gian chụp ảnh, quay phim cho khách mời

Bạn muốn lưu giữ lại những kỷ niệm về event cũng như dành cho việc marketing sau sự kiện? Đầu tiên, lưu ý của các biểu ngữ, logo và hình ảnh công ty bạn, logo nhà tài trợ, biểu ngữ của bạn, lối vào, tiếp khách, … Tiếp theo, hãy thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để ghi lại những khoảnh khắc, dấu ấn của sự kiện.

Phần 4: ngày diễn ra sự kiện

Tất cả mọi thứ đêu sẵn sàng từ khi bắt đầu đến khi kết thúc

Thu dọn nơi tổ chức sự kiện

Kiểm tra vệ sinh, tháo gỡ các biểu ngữ, bảng biểu … để đảm bảo không còn đồ gì có giá trị đã bị bỏ quên lại nơi tổ chức. Nếu bạn lỡ làm hỏng thiết bị nào đó, liên lạc một cách trung thực và thẳng thắn với quản lý của địa điểm cho thuê. Rác thải phải được đổ ở đúng nơi quy định.

Các nhiệm vụ hậu sự kiện

Gửi lời cảm ơn chân thành tới những người đã tới tham dự sự kiện. Điều này giúp cho họ nhớ đến công ty của bạn nhiều hơn.

Cảm ơn tất cả các thành viên trong nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ và tình nguyện viên. Bạn không thể tổ chức một sự kiện thành công nếu không có họ!

Hoàn thiện và giải quyết vấn đề liên quan đến kế toán. Điều này nên được thực hiện càng nhanh càng tốt.

Phát quà lưu niệm hoặc ấn phẩm sự kiện cho người có liên quan.

Cung cấp biên nhận cho nhà tài trợ cùng các hoạt động tri ân.

Đăng ảnh, video sự kiện của bạn lên website công ty.

Tổng quan

Tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận và tỉ mỉ. Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm nhiều bước khác nhau, từ xác định mục tiêu và đối tượng tham dự, lập kế hoạch, lựa chọn địa điểm và thời gian, quản lý ngân sách, thiết kế chương trình sự kiện, tìm kiếm đối tác hỗ trợ, quảng bá và tiếp thị, đến tổ chức và thực hiện sự kiện. Mỗi bước trong quy trình đều đòi hỏi sự tập trung và nỗ lực của các nhân viên tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công và đáp ứng được mục tiêu đặt ra. Ngoài ra, việc phối hợp và làm việc cùng với các đối tác hỗ trợ và đối tác liên quan cũng là một yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong quá trình tổ chức sự kiện. Với sự chuẩn bị cẩn thận và nỗ lực của đội ngũ tổ chức sự kiện, sự kiện sẽ được tổ chức thành công và tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác liên quan.